Ajopäiväkirja on ALV-vähennyksen edellytys
Verohallinto määrittelee, että jos yrityksen omistuksessa on ajoneuvoja, joista on tehty arvonlisäverovähennys, tulisi niillä ajaa vain työajoa. Säännöksissä on eroavaisuuksia esimerkiksi pakettiautojen ja henkilöautojen osalta.
Paketti- ja henkilöauton eri säännökset
Yrityksen pakettiautolla voidaan ajaa satunnaisesti yksityisajoa, mutta tämä luo työntekijälle verotettavan edun, joka on aina ilmoitettava verotuksessa. Käytännössä voidaan sanoa, että näiden kilometrien osalta työntekijä on nauttinut autoedusta. On kuitenkin muistettava, että yksityisajot tulee olla satunnaisia, tai muuten vähennysoikeus voidaan menettää.
Mikäli yrityksellä on ALV-vähennetty henkilöauto, ei sillä saa ajaa lainkaan yksityisajoa. Mahdolliset yksityisajot poistavat ALV-vähennysoikeuden kokonaan.
Todista ajot ajopäiväkirjalla
Ajopäiväkirjan avulla sekä yrittäjä että työntekijä pystyvät helposti todentamaan, ettei yrityksen ajoneuvoilla ole ajettu yksityisajoja. Mikäli yrityksellä ei ole mahdollisuutta osoittaa luotettavaa selvitystä yksityis- ja työajojen määrästä, verottaja voi arvioida yksityisajojen määrän, jolloin veroseuraamuksia voi tulla maksettavaksi takautuvasti sekä yritykselle että työntekijälle. Todistustaakka ajoista ja niiden tarkoituksista on aina yrityksellä.
Työajoneuvoilla tehdyt ajot voidaan todistaa täyttämällä ajopäiväkirjaa kaikkien yritysajoneuvojen kaikista ajoista. Markkinoilla on tarjolla paperisia ajopäiväkirjoja, sähköisiä ajopäiväkirjoja sekä ajopäiväkirjasovelluksia älypuhelimiin.
Mitä tietoja ajopäiväkirjaan tulee täyttää?
Ajopäiväkirjaan tulisi merkitä seuraavat tiedot kaikista ajoista:
- matkan alkamis- ja päättymisaika
- matkan alkamis- ja päättymispaikka
- tarvittaessa ajoreitti
- matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
- matkan pituus
- ajon tarkoitus
- auton käyttäjä
Lähde Verohallinnon www-sivut; Ajoneuvon hankinta, käyttö ja myynti arvonlisäverotuksessa