Slik får du kontroll på den «grå flåten»: Håndtering av ansattes bruk av privatbil

Bruk av ansattes private biler i jobbsammenheng er en av de største blindsonene for mange norske bedrifter. Dette fenomenet, ofte kalt «grå flåte» internasjonalt, innebærer at ansatte bruker sine egne biler mot kjøregodtgjørelse. Selv om dette er en utbredt praksis, mangler mange bedrifter oversikt over de reelle kostnadene, risikoen knyttet til regelverk og HMS, og miljøpåvirkningen dette medfører.

I en tid der bærekraftsrapportering og effektivitet blir stadig viktigere, er det på tide at norske bedrifter tar kontroll over denne delen av transporten sin.

«Kjøretøy i den ‘grå flåten’ utgjør ofte en betydelig del av en bedrifts karbonavtrykk, spesielt hvis bilparken består av eldre, mindre effektive biler. Uten nøyaktig data underrapporterer mange bedrifter sin reelle miljøpåvirkning.» sier Niall Curran, Senior Business Development Manager ved 5Y Technology.

Utfordringene med bruk av privatbil i tjeneste: Hva står på spill?

1. Risiko knyttet til regelverk: Er din bedrift eksponert for sanksjoner?

Når ansatte bruker privatbil i jobben, har arbeidsgiveren fortsatt et betydelig ansvar. Dette gjelder både arbeidsgiveransvaret etter HMS-regelverket og kravene til korrekt skatterapportering.

Feilrapportering av kjøregodtgjørelse er et vanlig problem. Manuelle kjørebøker og unøyaktige metoder øker sjansen for feil, noe som kan føre til tilleggsskatt og sanksjoner fra Skatteetaten ved en kontroll. Bedriften må kunne dokumentere at kilometergodtgjørelsen kun gjelder reell yrkeskjøring, og ikke privatkjøring. I tillegg må arbeidsgiver sikre at kjøretøyet er i forsvarlig stand og egnet for oppdraget, noe som er en del av HMS-ansvaret.

2. De skjulte kostnadene ved kjøregodtgjørelse

Ved første øyekast kan bruk av privatbil virke kostnadseffektivt – bedriften unngår investeringskostnader, leasingavgifter og vedlikehold. Men de økonomiske fordelene reduseres raskt når reisebehovet øker.

Udokumentert eller unøyaktig kilometerregistrering, lite drivstoffeffektive biler og generell slitasje bidrar til at kostnadene løper løpsk. En god policy bør inkludere nøyaktig, automatisert registrering av kjørelengde og analyse av reisemønster. Uten dette risikerer bedriften å betale ut for mye i kjøregodtgjørelse eller å gå glipp av muligheter for å velge mer kostnadseffektive transportalternativer for ansatte som reiser mye.

3. Miljøpåvirkningen fra en eldre bilpark

I Norge har mange firmabiler blitt elektriske, men den private bilparken er i gjennomsnitt eldre og har høyere utslipp (Opplysningsrådet for veitrafikken OFV - Kjøretøystatistikk). En studie fra den britiske organisasjonen BVRLA fant at en gjennomsnittlig «grå flåte»-bil slipper ut 19 % mer CO₂ enn en firmabil (og tilsvarende trender kan ses i norske tall fra SSB). Når ansatte bruker sine eldre, fossildrevne privatbiler i jobben, øker bedriftens totale karbonavtrykk betydelig.

Stadig flere selskaper blir pålagt å rapportere på hele sitt klimaregnskap. Mange glemmer imidlertid å inkludere utslippene fra ansattes bilbruk. Ved å integrere data fra elektroniske kjørebøker som ABAX i bærekraftsplattformer, kan bedrifter sikre at de måler og reduserer utslipp fra både egne og ansatteide biler.

4. Sikkerhet og risikostyring (HMS)

Mangelen på kontroll over ansattes privatbiler betyr at bedriften har liten oversikt over kjøreadferd, bilens tekniske tilstand og andre sikkerhetsrisikoer. Dette skaper en blindsone i HMS-arbeidet, og uten innsikt er det umulig å jobbe proaktivt for å redusere risikoen for ulykker.

Med verktøy som ABAX Driving Behaviour kan bedrifter få den innsikten de mangler. Løsningen analyserer kjøremønstre som bråbremsing, hard akselerasjon og tomgangskjøring, og gir et objektivt grunnlag for å fremme en tryggere og mer bevisst kjørekultur.

Et proaktivt HMS-arbeid handler ikke bare om å unngå ulykker, men også om å kontrollere kostnader. Tryggere kjøring kan direkte påvirke bunnlinjen. For eksempel kan bedrifter som dokumenterer trygg kjøreadferd oppnå lavere forsikringspremier. Med løsninger som FAIR bilforsikring, som er integrert med ABAX-teknologi, baseres premien direkte på hvordan man faktisk kjører. Slik belønnes sikker kjøring med reduserte utgifter – en vinn-vinn-situasjon for både ansattes sikkerhet og bedriftens økonomi.

Frigjør potensialet med ABAX

Å håndtere ansattes bilbruk trenger ikke være et logistisk mareritt. Med riktig teknologi kan bedrifter gjenvinne kontrollen, redusere kostnader og nå sine bærekraftsmål.

Managing grey fleet doesn’t have to be a logistical nightmare. With the right technology, businesses can regain control, reduce costs, and meet sustainability goals. 

ABAX Triplog tilbyr:

• Automatisk kjørebok – Sikrer nøyaktig dokumentasjon i henhold til Skatteetatens krav og fjerner manuell administrasjon.

• Kostnadsoptimalisering – Identifiserer unødvendig kjøring og sikrer korrekt utbetaling av kjøregodtgjørelse.

• Bærekraftsrapportering – Integrerer data med plattformer som 5Y Technology for å måle og redusere utslipp.

• Personvernfokusert sporing – Lar ansatte enkelt skille mellom yrkeskjøring og privatkjøring med innebygde personvernfunksjoner.

Oppgrader fra ABAX Triplog til ABAX Fleet

Mens ABAX Triplog er et kraftig verktøy for kilometerregistrering og dokumentasjon, kan bedrifter som håndterer en kombinasjon av ansatteide biler, egne firmabiler og maskiner oppnå enda flere fordeler ved å oppgradere til ABAX Fleet.

Viktige fordeler med ABAX Fleet:

• Full oversikt over alle kjøretøy og maskiner – Administrer alt i ett system.

• Sanntidssporing av kjøretøy – Se hvor bilene befinner seg for bedre responstid og effektivitet.

• Analyse av kjøreadferd – Identifiser risikofylt kjøring for å bygge en tryggere bedriftskultur, redusere slitasje og legge grunnlaget for lavere forsikringskostnader gjennom løsninger som FAIR bilforsikring.

• Drivstoffkontroll – Få innsikt i drivstofforbruk og reduser unødvendige utgifter.

• Varsler om service og vedlikehold – Reduser nedetid og unngå kostbare reparasjoner med proaktive påminnelser.

Ta kontroll over den usynlige bilparken

Ansattes bruk av privatbil er en betydelig, men ofte oversett, del av driften for mange norske bedrifter. Med avanserte løsninger for sporing og administrasjon fra ABAX kan du ta full kontroll – og samtidig styrke etterlevelsen av regelverk, kutte kostnader og fremme en mer bærekraftig drift.