Sådan får du styr på den ‘grå flåde’: Håndtering af medarbejderes brug af privatbil

I en tid, hvor bæredygtighedsrapportering og effektivitet prioriteres højt, er det på tide, at danske virksomheder tager kontrol over denne del af deres transport.

“Køretøjer i den ‘grå flåde’ udgør ofte en betydelig del af en virksomheds CO₂-aftryk, især hvis den består af ældre, mindre brændstofeffektive biler. Uden nøjagtige data risikerer mange virksomheder at underrapportere deres reelle miljøpåvirkning.”

– Niall Curran, Senior Business Development Manager i  5Y Technology.

Udfordringerne ved brug af privatbil i tjenesten: Hvad er på spil?

1. Risiko for overtrædelse af regler: Er din virksomhed eksponeret?

Når medarbejdere bruger deres private bil i jobbet, har arbejdsgiveren stadig et betydeligt ansvar. Dette gælder både arbejdsgiveransvaret ifølge Arbejdsmiljøloven og kravene til korrekt skatteindberetning.

Fejlrapportering af kørselsgodtgørelse er et almindeligt problem. Manuelle kørebøger og unøjagtige metoder øger risikoen for fejl, hvilket kan føre til efterbeskatning og bøder fra Skattestyrelsen ved en kontrol. Virksomheden skal kunne dokumentere, at kilometergodtgørelsen kun dækker reel erhvervsmæssig kørsel. Derudover skal arbejdsgiveren sikre, at køretøjet er i forsvarlig stand og egnet til opgaven, hvilket er en del af arbejdsmiljøansvaret.

2. De skjulte omkostninger ved kørselsgodtgørelse

Ved første øjekast kan brugen af privatbil virke omkostningseffektiv – virksomheden undgår investeringsomkostninger, leasingafgifter og vedligeholdelse. Men de økonomiske fordele svinder hurtigt ind, når rejsebehovet stiger.

Ukontrolleret eller unøjagtig kilometerregistrering, mindre brændstofeffektive biler og generel slitage bidrager til, at omkostningerne løber løbsk. En god politik bør inkludere nøjagtig, automatiseret registrering af kørsel og analyse af rejsemønstre. Uden dette risikerer virksomheden at udbetale for meget i kørselsgodtgørelse eller at gå glip af muligheder for at vælge mere omkostningseffektive transportalternativer for medarbejdere, der rejser meget.

3. Miljøpåvirkningen fra en ældre bilpark

I Danmark er mange firmabiler blevet elektriske, men den private bilpark er i gennemsnit ældre og har højere udslip. En undersøgelse fra den britiske organisation BVRLA viste, at en gennemsnitlig "grå flåde"-bil udleder 19 % mere CO₂ end en firmabil. Når medarbejdere bruger deres ældre, fossildrevne privatbiler i jobbet, øges virksomhedens samlede CO₂-aftryk markant.

Stadig flere virksomheder skal rapportere om hele deres klimaregnskab, men mange glemmer at medregne udledningen fra medarbejdernes kørsel. Ved at integrere data fra elektroniske kørebøger som ABAX i bæredygtighedsplatforme kan virksomheder sikre, at de måler og reducerer udslip fra både egne og medarbejderejede biler.

4. Sikkerhed og risikostyring (Arbejdsmiljø)

Den manglende kontrol over medarbejdernes privatbiler betyder, at virksomheden har ringe indsigt i kørselsadfærd, bilens tekniske tilstand og andre sikkerhedsrisici. Arbejdsgiveren har et lovpligtigt ansvar for at sikre et sikkert arbejdsmiljø, og dette ansvar gælder også, når medarbejderen er på farten i egen bil.

Med værktøjer som ABAX Driving Behaviour kan virksomheder få den indsigt, de mangler, og arbejde proaktivt for at fremme en mere sikker kørselskultur. Et proaktivt arbejde med arbejdsmiljøet handler ikke kun om at undgå ulykker, men også om at styre omkostninger. Sikrere kørsel kan have en direkte positiv effekt på bundlinjen, for eksempel gennem reduceret slitage og lavere brændstofforbrug, og kan samtidig give et solidt grundlag for dialog om bedre forsikringsvilkår.

Frigør potentialet med ABAX

Håndtering af medarbejdernes bilbrug behøver ikke at være et logistisk mareridt. Med den rette teknologi kan virksomheder genvinde kontrollen, reducere omkostninger og nå deres bæredygtighedsmål.

ABAX Triplog tilbyder:

• Automatisk kørebog – Sikrer nøjagtig dokumentation i henhold til Skattestyrelsens krav og fjerner manuel administration.

• Omkostningsoptimering – Identificerer unødvendig kørsel og sikrer korrekt udbetaling af kørselsgodtgørelse.

• Bæredygtighedsrapportering – Integrerer data med platforme som 5Y Technology for at måle og reducere udslip.

• Fokus på privatlivets fred – Giver medarbejdere mulighed for nemt at adskille erhvervsmæssig og privat kørsel med indbyggede privatlivsfunktioner.

Opgrader fra ABAX Triplog til ABAX Fleet

Mens ABAX Triplog er et stærkt værktøj til registrering af kørsel og dokumentation, kan virksomheder, der håndterer en kombination af medarbejderejede biler, egne firmabiler og maskiner, opnå endnu flere fordele ved at opgradere til ABAX Fleet.

Vigtige fordele ved ABAX Fleet:

Fuldt overblik over alle køretøjer og maskiner – Administrér alt i ét system.

Sporing af køretøjer i realtid – Se, hvor bilerne befinder sig, for bedre responstid og effektivitet.

Analyse af kørselsadfærd – Identificér risikobetonet kørsel for at opbygge en sikrere firmakultur og mindske slitage på køretøjerne.

Brændstofkontrol – Få indsigt i brændstofforbrug og reducer unødvendige udgifter.

Påmindelser om service og vedligehold – Reducer nedetid og undgå dyre reparationer med proaktive servicenotifikationer.– Reduser nedetid og unngå kostbare reparasjoner med proaktive påminnelser.

Tag kontrollen over den usynlige bilflåde

Medarbejderes brug af privatbil er en betydelig, men ofte overset, del af driften for mange danske virksomheder. Med avancerede løsninger til sporing og administration fra ABAX kan du tage fuld kontrol – og samtidig styrke overholdelsen af regler, skære i omkostningerne og fremme en mere bæredygtig drift.