Implementering av elektronisk kjørebok: komplett guide

Slik implementerer du elektronisk kjørebok i din bedrift

Dette er utgangspunktet for denne guiden: Bedriften har bestemt seg for at dere slal kvitte dere med papirskjemaer, manuelle notater og den evige usikkerheten rundt hva som faktisk ble kjørt når. Det er et godt valg. Eller, dere har valgt å gå fra en annen elektronisk kjørebok til ABAX. Tusen takk.

Var det ikke en guide du så etter? Vil du heller ha en demo og/eller et møte med ABAX om elektronisk kjørebok? Gå direkte hit.

Når beslutningen først er tatt, kommer gjerne det neste spørsmålet ganske raskt: Hvordan innfører man elektronisk kjørebok uten at det blir et prosjekt som stjeler tid fra resten av driften?

Det korte svaret er at det som regel er langt enklere enn mange ser for seg. De fleste bedrifter trenger ikke en lang implementeringsfase, tung opplæring eller store endringer i hverdagen. Det som trengs, er en plan som er enkel nok til å fungere i praksis. Og så må løsningen være så enkel at folk faktisk bruker den.

I denne guiden går vi gjennom hvordan du kan få på plass elektronisk kjørebok, og vi tar det steg for steg. Vi ser på hva du bør gjøre før oppstart, hvordan du ruller ut løsningen i bilene, hvordan du får de ansatte med deg, og hvilke grep som gjør overgangen smidig fra første dag. Målet er enkelt: Mindre administrasjon, bedre dokumentasjon og en hverdag som flyter litt bedre for både ledelse og ansatte.

Hva du bør gjøre før dere går i gang: Forberedelser til implementering

Definer hva dere vil oppnå

For noen handler dette først og fremst om dokumentasjon og etterlevelse av skattereglene. For andre handler det om å spare tid, få bedre oversikt og slippe manuell oppfølging ved slutten av måneden.

Sett ord på hva målet faktisk er før dere starter. Skal løsningen først og fremst brukes for å få bedre kontroll på kjøring i arbeidstiden og hva som er privat? Vil dere redusere tiden som går med til administrasjon? Trenger dere et bedre grunnlag for refusjon, rapportering eller oversikt over bilparken?

Når dere er tydelige på hva dere ønsker å oppnå, blir det mye enklere å sette opp systemet riktig fra starten av.

Lag en enkel bilpolicy og noen tydelige rutiner

En elektronisk kjørebok fungerer best når alle vet hva som forventes. Derfor lønner det seg å avklare noen praktiske ting før utrullingen starter.

Hvem disponerer hvilke biler? Hvordan skal privat og yrkeskjøring håndteres? Når skal turer gjennomgås? Hvem følger opp internt?

Dette trenger ikke være komplisert. En kort og forståelig policy er ofte nok. En god tommelfingerregel for om denne policyen fungerer, er at den gjør det enkelt å gi like svar på (nesten) samme spørsmål og skape forutsigbarhet for alle.

Tenk personvern fra dag én

Hvis de ansatte opplever at formålet er uklart, får du fort mer motstand enn nødvendig. Derfor bør personvern være en del av implementeringsplanen helt fra starten.

Vær tydelig på hvorfor systemet innføres, hvilke data som registreres og lagres, hvordan de brukes, hvem som har tilgang og hva som gjelder ved privatkjøring. Da blir det enklere å skape trygghet – og mye enklere å få en god start.

Velg en løsning som er enkel å ta i bruk

Det er lett å henge seg opp i funksjonslister. I praksis er det ofte de enkle tingene som avgjør om implementeringen blir vellykket: Løsningen skal være lett å installere, lett å forstå og lett å bruke i en travel hverdag.

Målet er ikke å innføre enda et system folk må forholde seg til. Ikke mer detaljstyring, det er det ingen som liker. Målet er å få en løsning som gjør hverdagen enklere fra første dag – for både arbeidsgiver og arbeidstaker.

Ta gjerne en kikk på vår produktside for mer informasjon om elektronisk kjørebok.

Steg for steg: Slik implementerer du elektronisk kjørebok

Når forarbeidet er gjort, er resten mer oversiktlig. I praksis kan implementeringen deles inn i tre enkle faser: Teknisk oppsett, konfigurering og opplæring.

Steg 1: Teknisk oppsett og installasjon

Det første steget er å få det tekniske på plass. Dette er ofte punktet mange gruer seg mest til, men det er også her mange blir positivt overrasket. Når løsningen er laget for enkel utrulling, går oppstarten raskt.

Begynn med å opprette konto og registrere bedriften i systemet. Deretter legger du inn kjøretøyene som skal kobles til løsningen, og eventuelt hvem som disponerer dem. Når det er gjort, kan bilene klargjøres én etter én.

Når enhetene er på plass, bør du kontrollere at alt fungerer som det skal. Sjekk at kjøretøyene vises riktig, at data kommer inn, og at systemet er klart for videre bruk. En enkel kontroll tidlig gjør det mye enklere å unngå småfeil senere i utrullingen.

1. Opprett konto og registrer bedriften

2. Legg inn biler og førere

3. Installer enhetene og bekreft at de er aktive

4. Kontroller at data kommer inn som forventet

Praktisk tips: Start gjerne med noen få biler først. Da får du testet flyten før du ruller ut til resten av bilparken.

Steg 2: Tilpass innstillinger, roller og rutiner

Når det tekniske er på plass, handler neste steg om å gjøre løsningen enkel å bruke over tid. Det betyr at du må definere og tilpasse hvordan systemet skal fungere i praksis hos dere.

Start med tilgangsstyring. Hvem skal være administrator? Hvem skal ha oversikt over alle biler? Hvem trenger bare innsyn i egne turer? Tydelige roller gjør systemet enklere å administrere og lettere å bruke riktig.

Deretter bør du se på arbeidsflyt. Hvilke rapporter trenger dere faktisk? Hvor ofte skal turer gjennomgås? Hvilke kategorier eller formål gjør det enklest for ansatte å merke turene riktig? Jo mer praktisk du setter det opp, desto mindre oppfølging trenger du senere.

Noen bedrifter vil ønske å bruke løsningen veldig aktivt, gjerne som et beslutningsgrunnlag for at bilene brukes mer økonomisk eller tryggere. For andre handler det mest om etterlevelse av skattereglene. Det er opp til dere å bestemme.

1. Definer roller og tilgangsnivåer

2. Bestem hvordan turer skal gjennomgås og godkjennes

3. Sett opp relevante rapporter og eventuelle varsler

4. Bruk enkle kategorier som er lette å forstå i hverdagen

Praktisk tips: Hvis dere bruker andre systemer for lønn, regnskap eller flåteadministrasjon, er det smart å tenke integrasjon tidlig. Det gjelder også hvis dere ikke gjør alt på én gang.

Steg 3: Onboarding og opplæring av ansatte

Det er først når de ansatte tar løsningen i bruk, at implementeringen virkelig er i mål. Derfor bør opplæringen være enkel, konkret og tett på arbeidshverdagen deres. Learning by doing, med andre ord.

Vis dine kolleger hvordan turer registreres, hvordan privat og yrkeskjøring håndteres, og hva de skal gjøre hvis noe må korrigeres. Forklar også hvorfor systemet brukes, og hva det betyr for dem i praksis.

For de fleste ansatte er det en fordel å slippe å føre kjørebok manuelt. Når det budskapet kommer tydelig frem, blir terskelen lavere og aksepten høyere.

1. Gi en kort, praktisk gjennomgang av løsningen

2. Vis hvordan turer klassifiseres og kontrolleres

3. Forklar hva som gjelder for privatkjøring og innsyn

4. Avklar hvem de kan kontakte hvis de står fast

Praktisk tips: Du trenger sjelden lange kurs. En kort og god gjennomgang er ofte mer enn nok til å få folk trygt i gang.

Andre bedrifter har gjort dette før dere, for eksempel Skantek, som dere kan lese om her.

Kommunikasjon med ansatte: Slik unngår du unødvendig motstand

For mange ledere er ikke teknologien det vanskeligste. Det er kommunikasjonen rundt den. Selv om du mener at ting sier seg selv, er det ikke nødvendigvis slik for kolleger som ikke tenker på elektronisk kjørebok hver dag. Når et system registrerer kjøring, vil noen ansatte naturlig nok lure på hva det betyr i praksis.

Derfor lønner det seg å være tidlig ute. Forklar hvorfor løsningen innføres, hva den skal brukes til og hvordan den gjør hverdagen enklere – både for bedriften og for den enkelte ansatte.

Hva du bør være tydelig på

1. Hvorfor dere innfører elektronisk kjørebok

2. Hvilke data som registreres, og hvordan de brukes

3. Hvem som har tilgang til hva

4. Hvordan løsningen gjør dokumentasjon og oppfølging enklere

5. Hva som gjelder for privatkjøring og personvern

Det er også smart å løfte frem fordelene for medarbeiderne. De slipper manuelle notater, får bedre oversikt over egne turer og reduserer risikoen for feil eller mangelfull dokumentasjon.

Hvordan møte vanlige bekymringer

Den vanligste bekymringen handler gjerne om overvåking. Derfor må du være tydelig på at systemet skal brukes til dokumentasjon og administrasjon, ikke til unødvendig kontroll.

Andre er redde for å gjøre feil. Da hjelper det å vise hvor enkelt systemet er å bruke, og at det finnes klare rutiner for gjennomgang og korrigering. Jo mer konkret du er, desto tryggere blir folk.

6 ting de som lykkes med utrullingen ofte gjør

1. Start gjerne i liten skala: Hvis dere har mange biler eller mange brukere, kan en mindre pilot gjøre det enklere å teste rutiner og avdekke spørsmål før full utrulling.

2. Gi praktisk opplæring: En kort, konkret gjennomgang fungerer som regel bedre enn lange beskrivelser på e-post.

3. Velg en intern ansvarsperson: Når én person eier prosessen, blir det lettere å svare på spørsmål, følge opp bruk og holde oversikten.

4. Sett tydelige frister: Alle bør vite når den nye løsningen gjelder fra, og hva som forventes av dem i overgangen.

5. Følg ekstra godt opp i starten: De første ukene er viktige. Det er da gode vaner etableres og eventuelle justeringer bør gjøres.

6. Be om tilbakemeldinger: De som bruker løsningen hver dag, ser ofte ting administrasjonen ikke ser. Gode innspill kan gjøre oppsettet enda bedre. Og bekreftelser på at hver enkelt er ombord, det er rett og slett bra kommunikasjon.

Vanlige utfordringer – og hvordan du løser dem

Selv en enkel implementering kan by på noen små hindringer underveis. Det er helt normalt. Fordelen er at de fleste utfordringene kan løses med tydelig kommunikasjon og gode rutiner.

Slik lykkes du på lang sikt med ABAX Triplog

Når løsningen først er implementert, handler det om å holde den enkel og relevant i hverdagen. Gå gjennom rutiner med jevne mellomrom, sørg for at nye ansatte får en god introduksjon, og bruk erfaringene fra de første månedene til å justere oppsettet.

Det er da elektronisk kjørebok går fra å være et prosjekt til å bli et verktøy som faktisk skaper verdi. Ikke bare fordi dokumentasjonen blir bedre, men fordi hverdagen blir enklere for både ledelse, administrasjon og ansatte.

Med riktig oppsett fra starten av blir terskelen lav for å komme i gang. Og, gevinsten blir nesten garantert høyere over tid.

Klar for en demo og/eller et møte med ABAX om elektronisk kjørebok? Gå direkte hit.