Implementering av elektronisk körjournal: komplett guide

Så implementerar du en elektronisk körjournal i ditt företag

Detta är utgångspunkten för den här guiden. Ditt företag har bestämt sig för att göra sig av med pappersblanketter, manuella anteckningar och den ständiga osäkerheten kring vad som faktiskt kördes och när. Det är ett bra val. Eller så har ni valt att byta från en annan elektronisk körjournal till ABAX. Stort tack.

Var det inte en guide du letade efter? Vill du hellre ha en demo och/eller ett möte med ABAX om elektronisk körjournal? Gå direkt hit.

När beslutet väl är fattat, dyker nästa fråga ofta upp snabbt: Hur inför man en elektronisk körjournal utan att det blir ett projekt som stjäl tid från den övriga verksamheten?

Det korta svaret är att det oftast är mycket enklare än många föreställer sig. De flesta företag behöver ingen lång implementeringsfas, omfattande utbildning eller stora förändringar i vardagen. Det som behövs är en plan som är tillräckligt enkel för att fungera i praktiken. Och så måste lösningen vara så pass enkel att medarbetarna faktiskt använder den.

I den här guiden går vi igenom hur du kan få en elektronisk körjournal på plats, steg för steg. Vi tittar på vad du bör göra innan start, hur du rullar ut lösningen i bilarna, hur du får med dig medarbetarna, och vilka grepp som gör övergången smidig från första dagen. Målet är enkelt: Mindre administration, bättre dokumentation och en vardag som flyter lite bättre för både ledning och medarbetare.

Vad du bör göra innan ni sätter igång: Förberedelser för implementering

Definiera vad ni vill uppnå

För vissa handlar detta främst om dokumentation och efterlevnad av Skatteverkets regler. För andra handlar det om att spara tid, få bättre överblick och slippa manuell uppföljning i slutet av månaden.

Sätt ord på vad målet faktiskt är innan ni startar. Ska lösningen främst användas för att få bättre kontroll på körning i tjänsten och vad som är privat? Vill ni minska tiden som går åt till administration? Behöver ni ett bättre underlag för reseräkningar, rapportering eller en översikt över vagnparken?

När ni är tydliga med vad ni vill uppnå blir det mycket enklare att konfigurera systemet rätt från början.

Skapa en enkel bilpolicy och tydliga rutiner

En elektronisk körjournal fungerar bäst när alla vet vad som förväntas. Därför lönar det sig att klargöra några praktiska saker innan utrullningen startar.

Vem disponerar vilka bilar? Hur ska privat- och tjänsteresor hanteras? När ska resor gås igenom? Vem följer upp internt?

Detta behöver inte vara komplicerat. En kort och lättförståelig policy är ofta tillräckligt. En bra tumregel för om policyn fungerar är att den gör det enkelt att ge samma svar på (nästan) samma frågor och skapar förutsägbarhet för alla.

Tänk på dataskydd från dag ett

Om medarbetarna upplever att syftet är oklart, möter du snabbt mer motstånd än nödvändigt. Därför bör dataskydd och personlig integritet vara en del av implementeringsplanen från allra första början.

Var tydlig med varför systemet införs, vilken data som registreras och lagras, hur den används, vem som har tillgång och vad som gäller vid privatkörning. Då blir det enklare att skapa trygghet – och mycket enklare att få en bra start.

Välj en lösning som är enkel att använda

Det är lätt att fastna i funktionslistor. I praktiken är det ofta de enkla sakerna som avgör om implementeringen blir lyckad: Lösningen ska vara lätt att installera, lätt att förstå och lätt att använda i en stressig vardag.

Målet är inte att införa ännu ett system folk måste hantera. Målet är att få en lösning som gör vardagen enklare från första dagen – för både arbetsgivare och arbetstagare.

Ta gärna en titt på vår produktsida för mer information om elektronisk körjournal.

Steg för steg: Så implementerar du en elektronisk körjournal

När förarbetet är gjort är resten mer överskådligt. I praktiken kan implementeringen delas in i tre enkla faser: Teknisk installation, konfigurering och utbildning.

Steg 1: Teknisk installation

Det första steget är att få det tekniska på plats. Detta är ofta punkten många bävar mest för, men det är också här många blir positivt överraskade. När lösningen är gjord för enkel utrullning går uppstarten snabbt.

Börja med att skapa ett konto och registrera företaget i systemet. Därefter lägger du in de fordon som ska anslutas till lösningen, och eventuellt vem som disponerar dem. När det är gjort kan bilarna förberedas en efter en.

När enheterna är på plats bör du kontrollera att allt fungerar som det ska. Se till att fordonen visas korrekt, att data kommer in, och att systemet är redo för vidare användning. En enkel kontroll tidigt gör det mycket enklare att undvika småfel senare i utrullningen.

1. Skapa konto och registrera företaget

2. Lägg in bilar och förare

3. Installera enheterna och bekräfta att de är aktiva

4. Kontrollera att data kommer in som förväntat

Praktiskt tips: Börja gärna med några få bilar först. Då får du testat flödet innan du rullar ut till resten av vagnparken.

Steg 2: Anpassa inställningar, roller och rutiner

När det tekniska är på plats handlar nästa steg om att göra lösningen enkel att använda över tid. Det innebär att du måste definiera och anpassa hur systemet ska fungera i praktiken hos er.

Börja med behörighetsstyrning. Vem ska vara administratör? Vem ska ha översikt över alla bilar? Vem behöver bara se sina egna resor? Tydliga roller gör systemet enklare att administrera och lättare att använda korrekt.

Därefter bör du se över arbetsflödet. Vilka rapporter behöver ni faktiskt? Hur ofta ska resor granskas? Vilka kategorier eller syften gör det enklast för medarbetare att märka resorna rätt? Ju mer praktiskt du ställer in det, desto mindre uppföljning behöver du senare.

Vissa företag vill använda lösningen väldigt aktivt, kanske som beslutsunderlag för att bilarna ska användas mer ekonomiskt eller säkrare. För andra handlar det mest om att följa Skatteverkets regler. Det är upp till er att bestämma.

1. Definiera roller och behörighetsnivåer

2. Bestäm hur resor ska granskas och godkännas

3. Ställ in relevanta rapporter och eventuella notifieringar

4. Använd enkla kategorier som är lätta att förstå i vardagen

Praktiskt tips: Om ni använder andra system för lön, redovisning eller vagnparksadministration, är det smart att tänka på integration tidigt.

Steg 3: Onboarding och utbildning av medarbetare

Det är först när medarbetarna tar lösningen i bruk som implementeringen verkligen är i mål. Därför bör utbildningen vara enkel, konkret och nära deras arbetsvardag. "Learning by doing", med andra ord.

Visa dina kollegor hur resor registreras, hur privat- och tjänsteresor hanteras, och vad de ska göra om något behöver korrigeras. Förklara också varför systemet används, och vad det innebär för dem i praktiken.

För de flesta medarbetare är det en fördel att slippa föra körjournal manuellt. När det budskapet kommer fram tydligt, blir tröskeln lägre och acceptansen högre.

1. Ge en kort, praktisk genomgång av lösningen

2. Visa hur resor klassificeras och kontrolleras

3. Förklara vad som gäller för privatkörning och insyn

4. Klargör vem de kan kontakta om de kör fast

Praktiskt tips: Du behöver sällan långa kurser. En kort och koncis genomgång är ofta mer än tillräckligt för att få folk tryggt igång.

Andra företag har gjort detta före er, till exempel CBRE, som ni kan läsa om här: Så skapar CBRE en smartare och mer hållbar fordonsflotta med ABAX

Kommunikation med medarbetare: Så undviker du onödigt motstånd

För många chefer är inte tekniken det svåraste, utan kommunikationen kring den. Även om du tycker att saker är självklara, är det inte nödvändigtvis så för kollegor som inte tänker på elektronisk körjournal varje dag. När ett system registrerar körning kommer vissa medarbetare naturligtvis att undra vad det innebär i praktiken.

Därför lönar det sig att vara ute i god tid. Förklara varför lösningen införs, vad den ska användas till och hur den gör vardagen enklare – både för företaget och för den enskilda medarbetaren.

Vad du bör vara tydlig med

1. Varför ni inför en elektronisk körjournal

2. Vilken data som registreras och hur den används

3. Vem som har tillgång till vad

4. Hur lösningen förenklar dokumentation och uppföljning

5. Vad som gäller för privatkörning och personlig integritet

Det är också smart att lyfta fram fördelarna för medarbetarna. De slipper manuella anteckningar, får bättre översikt över sina egna resor och minskar risken for fel eller bristfällig dokumentation.

Hur du bemöter vanliga farhågor

Den vanligaste oron handlar ofta om övervakning. Därför måste du vara tydlig med att systemet ska användas för dokumentation och administration, inte för onödig kontroll.

Andra är rädda för att göra fel. Då hjälper det att visa hur enkelt systemet är att använda, och att det finns tydliga rutiner för granskning och korrigering. Ju mer konkret du är, desto tryggare blir folk.

6 saker som de som lyckas med utrullningen ofta gör

1. Börja gärna i liten skala: Om ni har många bilar eller många användare kan en mindre pilot göra det enklare att testa rutiner och identifiera frågor innan full utrullning.

2. Ge praktisk utbildning: En kort, konkret genomgång fungerar oftast bättre än långa beskrivningar via e-post.

3. Välj en intern ansvarig: När en person äger processen blir det lättare att svara på frågor, följa upp användning och hålla översikten.

4. Sätt tydliga deadlines: Alla bör veta från när den nya lösningen gäller, och vad som förväntas av dem i övergången.

5. Följ upp extra noga i början: De första veckorna är viktiga. Det är då goda vanor etableras och eventuella justeringar bör göras.

6. Be om feedback: De som använder lösningen varje dag ser ofta saker som administrationen inte ser. Bra inspel kan göra konfigurationen ännu bättre.

Vanliga utmaningar – och hur du löser dem

Även en enkel implementering kan stöta på några små hinder längs vägen. Det är helt normalt. Fördelen är att de flesta utmaningarna kan lösas med tydlig kommunikation och bra rutiner.

Så lyckas du på lång sikt med ABAX Triplog

När lösningen väl är implementerad handlar det om att hålla den enkel och relevant i vardagen. Gå igenom rutiner med jämna mellanrum, se till att nya medarbetare får en bra introduktion, och använd erfarenheterna från de första månaderna för att justera konfigurationen.

Det är då en elektronisk körjournal går från att vara ett projekt till att bli ett verktyg som faktiskt skapar värde. Inte bara för att dokumentationen blir bättre, utan för att vardagen blir enklare för både ledning, administration och medarbetare.

Med rätt konfiguration från start blir tröskeln låg för att komma igång. Och vinsten blir nästan garanterat högre över tid.

Redo för en demo och/eller ett möte med ABAX om elektronisk körjournal? Gå direkt hit.