Yrkesbil er et fantastisk arbeidsverktøy, men den kan rive store hull i firmaets økonomi hvis regelverket neglisjeres, sier vår skatte ekspert Geir Andre Lie. Sett opp rutiner, bruk elektronisk kjørebok aktivt, og sørg for at både sjåfør og kontor vet sitt ansvar.

Men pass opp: Det samme kjøretøyet kan bli en skattefelle for både bedriften og den ansatte hvis du som leder ikke har stål­kontroll på reglene.

Geir Andre har i en årrekke reist land og strand for å hjelpe ABAX-kunder med praktisk håndtering av kjørebok og regler om yrkesbil, firmabil og kjøregodtgjørelse. I denne artikkelen forteller han deg akkurat det du trenger for å sove godt neste gang Skatteetaten banker på døra.

Dette er reglene – kort fortalt

En yrkesbil er en bil som eies eller leases av firmaet og som i utgangspunktet kun skal brukes i næring. Alle biltyper kan være yrkesbil.

Det finnes to hovedkategorier: Den vanligste er varebil klasse 2 med grønne skilter og lastebiler under 7,5 tonn. Disse kan brukes privat mot beskatning på 3,40 kr pr. km, forutsatt elektronisk kjørebok.

Andre biler, for eksempel personbiler med hvite skilter, kan kun brukes sporadisk privat – maksimalt ti dager i året eller tusen kilometer. Overskrider du grensen, slår full firmabil­beskatning inn.

Ansvar og straff for bedrift og medarbeider

Geir Andre er krystallklar: «Sjåføren må stå inne for turene sine, mens arbeidsgiver må kontrollere at den ansatte faktisk gjør det.»

Det er arbeidsgiver som skal skaffe godkjent kjørebok, definere bilpolicy, kontrollere loggen og innberette privat km hver måned. Konsekvensene ved slurv kan være etterberegning av arbeidsgiveravgift, tilleggsskatt og tilbakeføring av mva.

Det er den ansatte sitt ansvar å markere private turer i kjøreboken, inkludert omveier til barnehagen til eller fra jobb. Slurv eller juks kan bli dyrt: Restskatt og 30-60 prosent tilleggsskatt – pluss renter.

Et eksempel Lie viser ofte på kurs: Kjøres en varebil til 400.000 kr privat uten å oppgi det, kan den ansatte ende på 150 000–190 000 kr i baksmell over tre år. For bedriften med ti slike biler kan regningen passere 1,6 millioner kroner – nok til å knekke marginene i et mellomstort håndverksfirma.

«Tilleggsskatten settes individuelt, men Skatteetaten bruker glatt 60 prosent når de mener feilen er bevisst. De er ikke ute etter de som prøver å følge regelverket, men de som forsøker å utnytte fordeler de ikke har rett på», sier han.

Her lyser Skatteetaten med lommelykta

1. Private helge- og ferieturer: Spesielt til hytter, IKEA og sports­arrangementer.

2. Fast arbeidssted i forkledning: Jobber du mer enn 10 sammen­hengende dager eller over halvparten av månedens dager på samme prosjekt, regnes stedet som fast arbeidssted, og reisen hjem–prosjekt blir skat­te­pliktig arbeidsreise.

3. Kjørebøker som «beviser» juks: Loggbøker fulle av røde turer uten forklaring er favorittbeviset deres.

Bruk kjøreboken aktivt

Regelverket krever kjørebok bare hvis du velger kilometermodellen. Men uten en pålitelig logg har du ingen trygghet ved bok­ettersyn. Utfordringen er å bruke verktøyet aktivt:

Med ABAX-appen kan sjåføren:

• Markere en tur som privat med ett trykk.

• Enkelt luke ut og beskatte private omveier.

• Alltid oppdatert og full oversikt over privat bruk.

Samtidig kan administrasjonen abonnere på ukentlige rapporter som viser all kjøring utenfor arbeidstid og turer uten formål.

– Får du en tom rapport på mandag morgen, er alt i orden. Får du derimot turer utenfor arbeidstid som ikke kan legitimeres, er tiden inne for en alvorsprat før lønnskjøringen, sier Geir Andre.

6 grep som redder dere fra straffeskatt

1. Lag en tydelig bilpolicy: Angi om, når og hvor mye privat kjøring som er lov. Sett et km-tak (f.eks. 1 500 km/år).

2. Bruk «normal arbeidstid»-funksjonen i kjøreboken: Slik flagger dere kveld- og helge­turer automatisk.

3. Rapporter hver måned: La appen sende ferdig km-grunnlag rett til lønns­systemet.

4. Oppdater sjåførene: Fortell dem om at Skatteetaten liker å finne ferdige bevis i kjøreboken (se punkt 3 om hvor Skattetaten leter). Det gjør underverker for motivasjonen.

5. Sjekk prosjekt­lengde: Pass på 10-dager/50 %-reglene, spesielt ved langvarige prosjekter.

6. Gå gjennom loggen etter sommerferie og jul: Det er da de fleste glipper.

Vil du vite mer om skatt, sjekk ut vårt skattewebinar her