Näin saat liikkuvaa työtä tekevän yrittäjän kulut kuriin

Matkakustannukset aiheuttavat yrittäjille usein veromätkyjä. Näin on ainakin todennut videollamme Kari Alhola, Alhola Consulting Oy:n toimitusjohtaja: ”Olen noin 1 000 verotarkastuskertomusta elämäni aikana lukenut ja olen huomannut että TOP 10 -listassa, mistä on käry käynyt, on matkakustannukset. Kilometrikorvaukset eivät ole menneet läpi puutteellisen matkalaskun takia.”

Liikkuvaa työtä tekevien täytyy raportoida kirjanpitäjälle jokainen ajoneuvolle ajettu matka. Tämä on suuri työ niin työtä tekevälle kuin kirjanpitäjälle, joten ei ihme, että monet välttelevät matkalaskuja. Kirjanpitäjällä on kuitenkin vastuu pitää huolta yrityksen kirjanpidosta.
 

1. Ole oma-aloitteinen

Konsultoiva kirjanpitäjä ylläpitää ja syventää asiakassuhdetta yrittäjiin neuvomalla oma-aloitteisesti liikkuvaan työhön liittyvissä asioissa. Usein varsinkin ajokalusto ja sen käyttö sitoo huomattavasti pääomaa yrityksen alkutaipaleella, jos liiketoiminta edellyttää kulkemista erinäisiin työntekopaikkoihin. Tee siis yrittäjän kanssa heti aluksi toimintasuunnitelma ja pyri toimimaan neuvonantajana.

Monesti yrittäjät katsovat yrityksen työajokalustoa ainoastaan hankinta- ja ylläpitokustannusten valossa. Myös työsuhdeajoneuvojen kanssa on syytä toimia ennakoiden, mikäli on aihetta olettaa, että yksityisajoa tulee enemmän kuin 18 000 km vuodessa eli 1 500 km kuukaudessa. Matkat kodin ja työpaikan välillä ovat yksityisajoa, joten autoedun verotusarvo kasvaa pelkästään matkoista kodin ja työpaikan välillä, mikäli ajoreitti on vähintään 41 km yhteen suuntaan ja töitä tehdään 220 päivää vuoden aikana. Esimerkiksi Porvoosta Vantaalle on matkaa 43 km.

Myös poikkeuksellisen runsas työajo (yli 30 000 km vuodessa) vaikuttaa autoedun perusarvoon kertoimella 0,8. Kaikista ajoista on useimmissa tapauksissa hyvä pitää kirjaa.

2. Pidä huolta ajoneuvoverosta

Ajoneuvoverosta huolehtiminen helpottaa yrittäjän arkea. Ajoneuvovero tulee aina maksaa eräpäivänä. Viivästyneestä ajoneuvoveron maksusta pidätetään viivästyskorkoa heti eräpäivän jälkeen. Mikäli verosta on maksuunpantu viivästyskorkoa, maksusuoritus kuittaa ensin viivekoron osuutta ja vasta ylimenevä osa kohdistuu ajoneuvoverolle. Näin saattaa vahingossa pienellä viivästyksellä saada aikaan ikävän kierteen, jossa ajoneuvoveron maksamaton osuus vie ajoneuvon käyttökieltoon. Ajoneuvoveron voi toki maksaa erissä, mutta valinta on tehtävä vuoden mittaisen verokauden alussa. Lisätietoa saat Trafilta.

3. Tunnista arvonlisäverovähennyksien poikkeukset

Odotettua kalliimmaksi tulee tietenkin hankkia ajoneuvo, josta ei saakaan vähentää arvonlisäveroa. Täytyy muistaa, että henkilöauto, moottoripyörä, matkailuperävaunu tai vastaava kulkuneuvo, joka on rakenteensa perusteella tarkoitettu pääasiallisesti omaan käyttöön, ei anna oikeutta alv-vähennyksiin, mikäli ei voida osoittaa, että ajoneuvoa käytetään vain liiketoiminnassa. Henkilöautojen osalta myös käyttötarkoitus vaikuttaa vähennykseen.

4. Hyödynnä sähköisiä järjestelmiä

Paperit hukkuvat helposti. Matkalaskut kannattaa laatia sähköisesti, samoin kuin muu taloushallinto. Se vähentää työtaakkaa sekä matkalaskun laatijalle että kirjanpitäjälle. Paperisten matkalaskujen käyttäminen johtaa auttamattomasti tehottomuuteen ja aiheuttaa huolta puuttuvista tositteista.

Ajopäiväkirja on keskeinen todistusaineisto sille, että alv-vähennykset kohdistuvat verolliseen liiketoimintaan. ABAXin sähköisellä ajopäiväkirjalla varmistat ajopäiväkirjojesi ajantasaisuuden verottajan edellyttämällä tavalla, poistaen samalla veroseuraamusten riskin alv-vähennettyjen ajoneuvojen osalta. Sähköisen ajopäiväkirjan avulla jokainen matka pysyy tallessa.