ABAX pitää huolta yksityisyydensuojasta

ABAX tarjoaa palveluna toimitettavaa ohjelmistoa (SaaS), joka seuraa ajoneuvojen, työkalujen ja laitteiden tietoja ja prosessoi ne käytettäväksi pilvipalvelussa. Palvelumme on kehittynyt huomattavasti siitä kuin aloittaessamme telematiikan alalla vuonna 2003.

Kaikkien näiden vuosien aikana tietoturvaan ja yksityisyyteen liittyvä asiantuntemuksemme on lisääntynyt ja siitä on tullut yrityksen tärkein prioriteetti.

Markkinat ovat tietoisempia yksityisyydensuojasta

Kun GDPR-asetusta alettiin soveltamaan vuonna 2018, yleinen tietoisuus yksityisyydensuojasta markkinoilla kasvoi ja sen myötä myös ABAX huomasi kasvavan kiinnostuksen asiakkaidemme keskuudessa.

Blomquist näkee kasvua tietosuojaa ja asiakkaidemme yksityisyydensuojaa koskevien kysymysten määrissä ja uskoo, että kuljettajat ovat tulleet tietoisimmiksi yksityisyydensuojaan liittyvistä oikeuksistaan. Luonnollinen jatke oli koota ja tuoda tietosuojaa koskevat asiat yhdelle sivustolle.

Työnantajat ovat perehtyneet nykyisiin sääntöihin ja velvollisuuksiinsa asettaa yksityiskohtaiset käyttötarkoitukset ajoneuvoista syntyville tiedoille. Tietosuojaa koskevien kysymysten lisääntyminen johti ABAXilla kokopäiväisen tietosuojavastaavan nimeämiseen.

Blomquist kertoo osallistuvansa säännöllisesti lakimiesten ja muiden vastaavassa roolissa työskentelevien kanssa workshop-tilaisuuksiin ja kokouksiin, joissa pohditaan ja keskustellaan kulloinkin eri tietosuojaan liittyvistä aiheista. Näin ABAX ja asiakkaamme pysyvät ajan tasalla tietosuoja-asioista.

Tietosuojasivuiltamme löydät kaiken, mitä sinun on tiedettävä ABAXin palveluihin liittyvästä tietoturvasta.

Christine Blomquist, tietosuojavastaava

Tieto on nyt helposti saatavilla

ABAX on laatinut omat tietosuojasivustot jokaiselle maalleen: Iso-Britannia, Ruotsi, Tanska, Suomi, Puola, Hollanti ja Norja. Sivusto on suunniteltu ns. kirjastoksi yrityksille sekä yrityksen työntekijöille, josta kukin löytää eri yksityisyydensuojaa koskevia aiheita.

Sivuston sisältö on hyvä esimerkki IT-, tuote- ja teknologiaosastojemme välisestä tiiviistä yhteistyöstä. Yhdessä tietosuojavastaavan kanssa eri osastot rakensivat yhteisen selvityksen ABAXin tiedonkäsittelyjen tavoista siten, että se on helposti ymmärrettävää.

– Tämä sivuston sisältö on luonnollinen kehitysaskel ABAXin asiakkaiden tietojen suojaamista koskevien asioiden läpinäkyvyyden lisäämiseksi. Tiedot ovat nyt saatavilla kaikilla kielillämme.

Tämän lisäksi Blomquist kertoo, että sivuston sisältö ei ole millään lailla uutta, mutta ne on tehty asiakkaalle helpommaksi löytää. Ymmärrämme hyvin, että lakia ja tietosuoja-asetusta voidaan pitää vaikeana aiheena niille, jotka eivät näiden asioiden parissa työskentele päivittäin, joten rohkaisemme edelleen asiakkaitamme ottamaan ABAXin tietosuojavastaavaan yhteyttä, mikäli kysymyksiä herää.

Kuinka asiakasyritys voi hyödyntää sivuston tietoja

– Asiakasyritys vastaa kerätyistä tiedoista ja sen on varmistettava palvelun oikea käyttö sekä oikeiden käyttötarkoitusten laatiminen. Sivuston sisältö on tarkoitettu käytettäväksi työkaluna yleisten tietosuojaa koskevien kysymysten ratkaisemiseksi. Käyttöönotto-välilehden alta löydät ehdotuksia tiedoista, joita yrityksen tulee antaa työntekijöilleen.

ABAXin ratkaisuilla säästyy paljon aikaa ja rahaa, mutta palvelujemme käyttöönotto vaatii virallisen ilmoituksen työntekijöille. Mikäli epäröit miten määritellä käyttötarkoitus työntekijöillesi, löydät Käyttöönotto-välilehdeltä useita ehdotuksia nykyisten asiakkaidemme käyttämistä tarkoituksista. 

Uusien asiakkaiden tulee asettaa oikeat käyttötarkoitukset heti alusta alkaen. Ne auttavat pääkäyttäjää käyttöönotossa.

DPO

Koskee kaikenkokoisia yrityksiä

Tiedot on järjestetty kaikentyyppisille yrityksille niiden koosta riippumatta. Erityisesti tarjouskilpailujen aikana on tärkeää kartoittaa tietoja tietoturvasta.

Onko pienten ja suurten yritysten välillä eroja yksityisyydensuojaan liittyen?

– Kaikkien yritysten - niin pienten kuin suurten – on laadittava käyttötarkoitukset ennen valvontatoimenpiteiden täytäntöönpanoa ja niistä syntyvien tietojen käyttöä. Suuremmat yritykset ovat usein tietoisempia kuin pienet, ja he esittävät usein tarkempia kysymyksiä. Kysymysten laatu saattaa käsitellä tietojen tallennusta, poistoa ja anonymisointia. 

Tietosuojavastaava vastaa asiakaspalvelulle usein esitettyihin kysymyksiin
 

Mitä tietoja esimiehellä tai kollegalla on oikeus tarkistaa ja mihin tietoihin pääkäyttäjä ABAXin järjestelmässä pääsee?

– Käyttöliittymässä on rajattu käyttöoikeus, joka tarkoittaa, että pääkäyttäjä näkee paljon enemmän, kuin kuljettaja. Yritys voi luoda niin monta pääkäyttäjätiliä, kuin he haluavat, mutta niille on oltava kelvollinen käyttötarkoitus. Pääsy tulisi antaa sen perusteella, mitä tietoja tarvitaan työtehtävien suorittamiseen.

Palvelumme käytöstä syntyviin tietoihin pääsy riippuu monista tekijöistä, kuten ajoneuvon ja matkan tyypeistä. Mikäli kuljettaja ajaa yrityksen ajoneuvoa työajossa, pääkäyttäjä näkee matkan tiedot, mutta jos ajat yksityisajoneuvoa yksityisajona, pääkäyttäjä ei näe matkasta mitään tietoja. Tämä on yksi hyvä esimerkki siitä, kuinka yksityisyydensuoja toteutuu palvelussamme.

Pitääkö työnantajan kertoa minulle, jos hän haluaa nähdä ajotietoni?

– Sekä kyllä että ei. Työnantajan on ilmoitettava palvelulle asetetut käyttötarkoitukset ja millaista tietoa siitä käytetään ja mihin. Tämän lisäksi työnantaja voi milloin tahansa nähdä ja käyttää tietoja käyttötarkoitusten puitteissa.

Jos työnantaja havaitsee epäselvyyksiä esimerkiksi työvuorolistassa, on suositeltavaa, että työnantaja yhdessä työntekijän kanssa käy listoja ja matkoja läpi. Tällainen esimerkki on oltava laadittu etukäteen yhdeksi palvelun käyttötarkoitukseksi ja sen valvontatoimenpiteeksi.

Heräsikö aiheesta kysyttävää? Vilkaise uusia sivustojamme tai ota yhteys tietosuojavastaavaamme Christine Blomquistiin.