Bokföra milersättning - skillnader mellan bolagsformer

Vad är milersättning?

Syftet med milersättning är att täcka kostnader som uppstår vid tjänsteresor, till exempel bränsle och slitage. Rent praktiskt bokförs den genom att du registrerar ett underlag i ditt bokföringsprogram. Då använder du specifika konton, beroende på företagsform, så att kostnadstypen anges korrekt i företagets redovisning.

Vad är skattefri milersättning?

Skattefri milersättning är den ersättning som arbetsgivare eller företagare kan betala ut för tjänsteresor med privat bil utan att det blir någon förmånsskatt. Den skattefria milersättningen gäller för resor i privat bil, oavsett om bilen drivs med bensin, diesel, el eller är en hybrid. 

För att få skattefri milersättning krävs att resorna dokumenteras noggrant, vanligtvis genom en körjournal som visar datum, syfte, sträcka och antal mil. Om ersättningen överstiger en viss summa per mil blir överskjutande del skattepliktig för mottagaren. 

Därför är det viktigt att bokföra milersättning rätt

Skatteverket har tydliga regler för hur hög den skattefria milersättningen får vara – och för att få avdrag eller utbetalning krävs att du bokför milersättningen korrekt.

Fördelarna med att bokföra milersättningen rätt är:

• Du får rätt avdrag och undviker att betala onödigt mycket skatt.

• Du minimerar risken för problem vid revision.

• Du får bättre koll på företagets kostnader och kan fatta bättre beslut.

Bokföra milersättning i enskild firma

För dig som driver enskild firma är det vanligt att använda den privata bilen i företaget. Då har du rätt att ta ut skattefri milersättning enligt Skatteverkets norm. Så här bokför du milersättning i enskild firma:

 Viktigt att tänka på i enskild firma

• Bokför milersättningen löpande, inte bara vid deklaration.

• Spara underlag. Körjournalen och eventuella utlägg ska sparas som verifikationer.

Bokföra milersättning i aktiebolag

I ett aktiebolag är det vanligt att både ägare och anställda använder privata bilar i tjänsten. Här gäller samma skattefria nivå som för enskild firma, men bokföringen går till på ett annat sätt. Så här bokför du milersättning i aktiebolag:

Viktigt att tänka på i aktiebolag

• Bokför både skattefri och eventuell skattepliktig del separat.

• Bokför milersättning som lönekostnad. Detta skiljer sig från enskild firma där det bokförs som ett eget uttag.

Bokföra milersättning i handelsbolag

Även för handelsbolag gäller i stort sett samma regler som för enskild firma, men det är viktigt att hålla isär delägares privata ekonomi från företagets ekonomi. Var noga med att bokföra vem som fått vilken ersättning. Så här bokför du milersättning i handelsbolag:

Viktigt att tänka på i handelsbolag

• Bokför som kostnad och eget uttag per delägare, då det i ett handelsbolag är viktigt att hålla isär delägarnas privata ekonomi från bolagets.

• Varje delägare, som använder sin privata bil för tjänsteresor, för en egen körjournal. 

• Bokför löpande under året för att undvika missförstånd mellan delägarna. 

Vanliga frågor och svar om misstag vid bokföring av milersättning

1. Vad händer om jag inte för körjournal när jag bokför milersättning?

Om du saknar en korrekt körjournal riskerar du att Skatteverket underkänner milersättningen, vilket kan leda till att ersättningen blir skattepliktig. För att undvika detta ska du alltid dokumentera varje tjänsteresa med datum, syfte, sträcka och antal mil – oavsett bolagsform.

2. Kan jag bokföra milersättning på fel konto?

Ja, ett vanligt misstag är att använda fel bokföringskonto beroende på företagsform. I aktiebolag ska milersättningen bokföras som lönekostnad (t.ex. 7331), medan det i enskild firma och handelsbolag ofta bokförs som avdragsgill kostnad (t.ex. 5841). Kontrollera alltid att du använder rätt konto för din bolagsform för att undvika fel i bokföringen.

3. Vad gör jag om jag betalar ut för hög milersättning?

Om du betalar ut mer än den skattefria gränsen måste överskjutande del bokföras som skattepliktig ersättning. Ett vanligt misstag är att bokföra hela beloppet som skattefritt. Dela alltid upp ersättningen i en skattefri och en skattepliktig del, och redovisa den skattepliktiga delen som förmån eller lön.

Enklare bokföring med ABAX Triplog

Vill du underlätta bokföringen av milersättning?

Med ABAX Triplog elektroniska körjournal kan du:

●      Automatiskt registrera alla tjänsteresor med tid, körsträcka och adresser.

●      Få ett digitalt underlag som gör bokföringen snabb, enkel och korrekt.

●      Slippa manuellt arbete och minska risken för fel i din rapportering av milersättning.

Testa ABAX Triplog idag!