Sähköinen ajopäiväkirja – Mikä, miksi ja miten?
Mikä ihme on sähköinen ajopäiväkirja, miksi sitä tulisi käyttää ja miten sellaisen saa? Tällä kertaa blogissa keskitytään puhtaasti kertomaan sähköisestä ajopäiväkirjasta ja hieman asioista sanojen takana.
Mikä ajopäiväkirja?
Sähköinen ajopäiväkirja on useimmiten ajoneuvoon asennettava laite, joka sisältää GPS-paikannuksen ja SIM-kortin. GPS-paikannuksen avulla seurataan ajoneuvon reittitietoja ja laitteessa oleva SIM-kortti siirtää kerätyn datan pilvipalveluun. Voisi sanoa, että tältä GPS:n osalta sähköinen ajopäiväkirja toimii kuten navigaattori. ”Aina kartalla.”
Osa sähköisistä ajopäiväkirjoista voi olla puhelinsovelluksia, jolloin paikannus perustuu älypuhelimen omaan sisäiseen GPS-paikannukseen. Vastavuoroisesti fyysinen ajopäiväkirjalaite voidaan asentaa ajoneuvoon esimerkiksi OBD-väylän kautta tai yksinkertaisesti liittämällä virtajohdot akun napoihin, kuten ABAXin ajopäiväkirjassa.
Ajopäiväkirja - miksi?
Mikäli yrityksen omistuksessa on ajoneuvoja, joista on tehty ALV-vähennys, tulisi niillä ajaa vain työajoa. Yrityksen pakettiautolla voidaan ajaa satunnaisesti yksityisajoa, jos näiden kyseisten ajojen osuus lasketaan työntekijälle autoetuna. Tähän on olemassa oma laskukaavansa.
Mikäli yrityksellä on ALV-vähennetty henkilöauto, ei sillä saa ajaa metriäkään yksityisajoa. Mahdolliset yksityisajot polttavat ALV-vähennykset kokonaan. Ja hetkessä.
Ajopäiväkirjan avulla yrittäjä sekä työntekijä pystyvät helposti todentamaan, ettei yrityksen ajoneuvoilla ajeta muuta kuin työajoa. Mikäli tätä ei pystytä todentamaan, verottaja arvioi itse yksityisajojen määrän. Tästä seurauksena on useimmiten veromätkyt sekä yrittäjälle että työntekijälle.
Todistustaakka ajoista on siis yrittäjällä, ei verottajalla. Sähköinen ajopäiväkirja mahdollistaa, että ajopäiväkirjat täyttyvät automaattisesti ja lähes huomaamatta mukana arjen rutiineissa.
Ajopäiväkirja - miten?
Markkinoilla on useita eri toimijoita, jotka tarjoavat sähköisiä ajopäiväkirjoja. Sähköistä ajopäiväkirjaa valitessa on kuitenkin syytä muistaa, että halvin toimija ei välttämättä tarjoa asiakkaalle parasta laitetta ja palvelua. Digiaikana suurta painoarvoa kannattaa antaa myös tietoturvalle – käsitelläänhän sähköisen ajopäiväkirjan kautta paljon yksityiskohtaista tietoa aina paikkatiedoista henkilötietoihin. Seuraavassa blogipostauksessa tulen keskittymään siihen, miksi sinun yrittäjänä tulisi valita ABAXin ajopäiväkirja muiden markkinoilla olevan toimijoiden sijaan – suosittelen olemaan kuulolla!
Usein ajopäiväkirjan voi tilata eri toimijoiden nettikaupasta tai yrityksen myyntiedustajan tapaamalla. Tapaamiset eivät sido asiakasta mihinkään, mutta niiden kautta ymmärrys laitteista ja niiden toimivuudesta pääsee aivan uudelle tasolle. Rohkeasti siis tutustumaan ajopäiväkirjojen hyötyihin!