Spara alla viktiga dokument i fysiska kopior i pärmar!
Ett av de mest kända dokumenten, USA:s självständighetsförklaring, the Declaration of Independence, sparas fysiskt – originaldokumentet alltså. Det förvaras varje dag i en skottsäker monter gjort av titan med guldkanter. Montern är även fylld med gas för att förhindra att dokumentet ska förmultna. Sparar ni er bokföring och andra viktiga dokument på liknande sätt? Nej, jag tror inte det va? Men hur ska man egentligen spara alla viktiga dokument – vad är egentligen säkrast? Det råder lite delad mening om det i dag. Men för mig är det självklart. Tjänstebilsexperten Ronny Svensson har ett tankesätt, jag har ett litet annat. Men vi kommer snart dit.
En av mina favoritminnen från barndomen var när vi samlades hela familjen nere i källaren. Nere i gillestugan. Lite varm choklad och en kaka på en bricka. Pappa drog ner filmduken och monterade upp tekniken. Det var dags för diabilder. Vi barn fick en inblick i våra föräldrars barndom, man fick se sin födsel och tidiga uppväxt. Farmor som ung. Mormor som ung. Vi gjorde det här nåra gånger per månad. Ofta samma bilder, men det spelade ingen roll. Det var en höjdpunkt och alltid lika roligt.
När jag kom hem till mitt föräldrahem för ett par år sedan såg jag min far sitta med diabilderna igen. Den här gången var det inte i gillestugan. Det var framför datorn.
"Vad gör du?", frågade jag."Jag försöker rädda alla bilder. De blir dåliga av att sparas fysiskt, det är inte helt säkert.", svarade pappa.
Pappa satt och la in alla bilder, en efter en, på datorn – och senare upp i molnet. För det kommer jag vara evigt tacksam. För nu kommer jag kunna visa mina barn, hur deras pappa växte upp, hur deras farfar och morfar växte upp. Allt tack vare digital hantering av data. Hade bilderna legat kvar i lådor i ett mörkt rum hade de förstörts med tiden. Historierna hade varit borta.
Digital körjournal
Vad vill jag säga med det här? Jo, tidsåldern där fysiska dokument är det säkraste sättet att spara saker på är förbi. Den digitala tidsåldern är nu. För körjournaler ser vi en förändring, de manuella ersätts med de digitala – men alla är inte helt med på den ändringen. Ronny Svensson är VD för Ynnor. En av deras tjänster är hemsidan tjänstebilsfakta.se – en fantastiskt bra hemsida där rättsfall och nyheter om tjänstebilar kommer upp, jag rekommenderar den till alla som har intresse för detta. Riktigt bra. Men i en artikel från Transportnytt citeras experten och säger någonting som förbryllar mig lite. Han råder nämligen folk till att skriva ut körjournalerna månadsvis för att ha en fysisk utskrift. Jag kan inte annat än att häpnas.
Det är sak om du köper en körjournal från Clas Ohlson som har ett internt minne i enheten – då måste man ju själv mata över detta manuellt. Men spara för guds skull heller inte dessa fysiskt. Spara i något av molnen. Google, Dropbox, Microsoft och så vidare. Det finns mängder med säkra stabila miljöer. Alla dessa är säkrare än dina lagerrum på kontoret.
Köper du en ABAX Triplog behöver du aldrig skriva ut eller skaffa en separat molntjänst. Vi sparar allt på våra servrar och är ISO-certifierade i 27001 – informationssäkerhet. Vi kan garantera att det är ett säkrare sätt att spara datan på än lokalt hos dig själv. Ni behöver inte skriva ut – det är farligare. Jag har numera alla mina dokument online. Avtal, bilder, dokument – och framförallt körjournalen. Det är jag glad för.
Svensson citerades även med att säga att "det är lättare att skriva manuell körjournal". Därför vill jag gärna, om du läser detta, ge dig en ABAX Triplog gratis i ett år. Jag kan garantera att det är enklare. Och om du mot förmodan skulle tycka att manuell körjournal fortfarande är smidigare och enklare, då ska jag springa ett maraton helgen efter – i en Spiderman-dräkt.
Uppdatering: Svensson har, efter detta inlägget publicerades, valt att dra tillbaka sitt uttalande och rekommendation om handskrivna körjournaler.