Tredobbel ISO-sertifisering
ABAX har nå blitt ISO-sertifisert i tre forskjellige standarder, 9001 for kvalitet, 14001 for miljø og 27001 for informasjonssikkerhet.
Vi hadde prosjektstart sammen med konsulentselskapet Steria den 11. januar i år, og var ferdig med sertifiseringsrevisjonen den 6. juni. For de som er kjappe i hoderegning er dette snaut 5 måneder.
Da vi startet prosjektet hadde vi som målsetning å være ferdig sertifisert i første halvdel av august, en tidshorisont på 7 måneder. Fra de miljøene som har arbeidet med ISO i lang tid ble dette sett på som drømmerier. Vi fikk klar beskjed om at det å bli sertifisert på kun en standard på denne tiden var nærmest umulig. Tanken om å skulle sertifiseres på tre standarder ble oppfattet som uhørt, og ansett som en teoretisk umulighet.
I ABAX har vi definert vår visjon som «Forskjellen er». Vi skal være annerledes og skille oss ut i det vi gjør. Dette på en positiv måte. De kommentarene vi fikk fra «the establishment» tok vi som en ren utfordring i forhold til vår visjon. Når noen sier at det er umulig, er det for oss en god grunn til å gjennomføre det.
Men vi så jo at dette ikke kom til å gjøre seg selv, men ville kreve betydelig innsats, og ikke minst en god plan. Før vi startet så vi litt på hva det er som gjør at ISO-prosjekter ikke blir vellykkede, for å søke å unngå de vanligste fellene. Vi kom opp med bl.a. følgende punkter:
-
- Manglende engasjement fra ledelsen
- Manglende eierskap til prosessen, ved at man setter bort selve utarbeidelsen til eksterne konsulenter
- Forsøk på å beskrive en perfekt verden, og ikke det man faktisk gjør
- At de ansatte ikke tar systemene i bruk
- At man «sliter ut» organisasjonen i utarbeidelsesfasen
Disse punktene ønsket vi å snu fra vanlige fallgruver til å bli våre suksesskriterier.
-
- Det enkleste var engasjementet fra ledelsen. Det var på plass med en engasjert, entusiastisk og målbevisst ledelse.
- For å sikre eierskapet besluttet vi at vi selv skulle stå for utarbeidelsen av systemet, og benytte Steria AS for coaching og kvalitetssikring underveis. Dette var også en stor fordel når vi kom til selve sertifiseringen, da vi hadde full oversikt over hele systemet og alle sammenhenger.
- Vi fant ut at vi ville beskrive den måten vi faktisk jobbet på, og ikke en ideell fremtidsvisjon. De som internt ledet prosjektet gjennomgikk også revisjonslederkurs i regi av Det Norske Veritas. Dermed fikk vi en klar forståelse av hva som faktisk krevdes, og hva som var godt nok.
- I ABAX har vi etablert en ABAX skole med et omfattende opplærings og treningsprogram for alle ansatte. Noe av det første vi gjorde var å legge hele ABAX skolen inn i det som skulle bli vårt nye styringssystem. Med en kultur for trening internt, ble resultatet at alle ansatte begynte å bruke systemet umiddelbart. Dette som en konsekvens av den vanlige daglige aktiviteten. Vi utarbeidet også CV’er for alle ansatte for bruk i sammenheng med tilbud. Disse CV’ene ble gjort tilgjengelige via systemet, og dermed fikk alle en egeninteresse av å logge seg inn for å se på egen CV med bilde.
- For mange er «ISO» og «kvalitetssystem» blitt belastede begreper. Det er mange som nærmest får utslett når de hører disse begrepene. Vi forsøkte derfor å unngå disse begrepene i størst mulig grad, og ikke bygge opp store tunge rutiner og prosedyrer. Isteden la vi opp et arbeidsverktøy hvor kravene fra standardene integreres i de daglige rutiner, og ikke ligger på utsiden som lange tunge sjekklister og prosedyrer.
Når disse forholdene var på plass, var det bare å sette i gang. Vi fikk systematisert alle kravene, og startet i en ende og jobbet oss igjennom. Og her er vi inne på et annet vesentlig suksesskriterie, ved å gå systematisk til verks og sjekke ut et og et punkt, har man kontroll på prosessen og klarer å holde fokus.
Men tidsplanen med å være ferdig i august fant vi ut at ikke var hensiktsmessig. Litt før påske besluttet vi å stramme inn tidsplanen med to måneder, med sikte på å være ferdig før ferien.
NEMKO hadde en førrevisjon den 25. mai for å se om vi var klare for sertifisering. De fant ingen hindringer, og sertifiseringsrevisjon ble fastsatt til 5. og 6. juni.
ABAX passerte sertifiseringsrevisjonen etter alle tre standarder uten avvik.
De sa det ikke var mulig, så derfor gjorde vi det!