Slik slipper du kostbare tvister med kunden
Kanskje har du opplevd noe liknende selv: Kunden ringer inn for å klage på utstedt faktura? Hevder dere ikke har møtt til avtalt tidspunkt eller at dere har dratt fra kunden for tidlig?
De fleste bedrifter vil på ett eller annet tidspunkt oppleve en eller flere tvister med sine kunder. Spørsmålet er bare hvor godt rustet firmaet ditt er til å kunne dokumentere den jobben og servicen du yter kundene dine. For mange kan dette være en kjip og tidskrevende situasjon å ende opp i. For det første må gå gjennom ulike systemer i jakten etter tilstrekkelig dokumentasjon, du må prate med den ansatte, som kanskje kan føle at du ikke stoler på han/henne. For det andre, risikerer du å få en eller flere misfornøyde kunder som føler seg lurt. Uansett utfall av tvisten vil dette koste deg penger, i enkelte tilfeller, veldig mye penger.
Hvert år ender krangler mellom norske håndverkere og misfornøyde kunder hos Forbrukertvistutvalget, FTU(lenk). Det er FTU som med bakgrunn i håndverkertjenesteloven vil avgjøre tvisten. Håndverkertjenesteloven gir kunden en rekke rettigheter dersom du ikke gjør jobben din, eller kan vise til tilstrekkelig dokumentasjon for at du har utført jobben. I en tvist koker alt ned til hvem som kan dokumentere hva.
Heldigvis finnes det løsninger som kan hjelpe. Firmaer som har implementert moderne digitale systemer, som forenkler og sikrer korrekt dokumentasjon av jobben som blir gjort, vil stå mye sterkere i en eventuell tvist. Ofte vil saker som er veldokumenterte som regel bli avvist av FTU på bakgrunn av dokumentasjonen alene.
En av de enkleste metodene for å dokumentere hvor dine ansatte har vært når, og hvor lenge, er ved å investerer i moderne hardware og Software løsninger som, elektroniske kjørebøker med flåtestyringsfunksjon. Det sikrer at du til enhver tid kan dokumenter hvor bilen er og hvor den har vært. Det betyr at du kan motbevise klager som går på overfakturering ved sen ankomst eller for lite tid brukt hos kunden.