Hoeveel kan jij besparen met ABAX? Probeer onze nieuwe calculator!

Hoe zit het met de privacy als er een GPS Tracker wordt geplaatst?

Veel bedrijven plaatsen GPS Trackers in service- of vrachtwagens. Hiermee kan worden nagegaan waar de wagens zich bevinden. Dit gebeurt vaak om verschillende redenen en heeft invloed op de privacy van werknemers.

Karin Mathiesen

Hoe zit het met de privacy als er een GPS Tracker wordt geplaatst?

Juridisch is het plaatsen van een track en trace systeem toegestaan

Het is wettelijk toegestaan om als werkgever een Track en Trace systeem in een auto te plaatsen, mits deze zich houdt aan de voorwaarden van De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG.) De belangrijkste voorwaarde is dat u als werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft en dat het plaatsen van een track en trace systeem, zoals een GPS Tracker hierbij noodzakelijk is. Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn dat u wil nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt, zodat u deze naar de klant kan sturen.

Fiscale redenen

De Belastingdienst wil bewijs hebben dat een medewerker minder dan 500 km/jaar privé rijdt als er geen bijtelling bij het brutoloon wordt toegepast. De medewerker heeft verschillende keuzes:

De werknemer heeft een verklaring ingevuld, ondertekend en aan de salarisadministratie gegeven. Hij/zij is dan zelf eerste verantwoordelijke om een rittenadministratie te voeren. Mocht dit niet juist worden bijgehouden en de werknemer is uit dienst, dan komt de volledige aansprakelijkheid voor rekening van de werkgever.
De werknemer heeft zo’n verklaring niet ingediend en wil toch gevrijwaard blijven van de bijtelling. In dat geval moet de werkgever zorgen voor een goede rittenadministratie. Een GPS-systeem dat een uitdraai van de ritten produceert, is dan een optie. Het doel van dit GPS-systeem moet concreet in een protocol of individuele overeenkomst beschreven zijn om te voorkomen dat de werkgever dit te pas en te onpas gebruikt als direct volgsysteem. Of om bijvoorbeeld het privégebruik te controleren.
Een alternatief is natuurlijk altijd dat de medewerker de wagen na werktijd bij het bedrijf achterlaat.

De voornaamste reden voor wagenparkbeheerders om een Track en Trace systeem te gebruiken, is om hun wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk in te zetten. Een track en trace systeem kan u daar uitermate goed bij helpen. Het stelt u in staat om realtime te weten waar uw voertuigen zijn, waardoor u altijd de optimale routes kan inplannen en het brandstofverbruik kan beperken. Kortom, een track en trace systeem zorgt ervoor dat u uw wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk kan inzetten!

Wilt u zelf zien hoe ons Track en Trace systeem werkt?

Vrijblijvend meer uitleg hierover?

Dat doen we graag! neem gerust contact met ons op

contact

Veelgestelde vragen over GPS-trackers en privacy

Niet per se. Toestemming is niet nodig als er een legitiem belang is én je dit goed onderbouwt. Wel ben je verplicht om werknemers vooraf te informeren over het wat, waarom, wanneer en hoe lang van de tracking. Zonder duidelijke communicatie kan het alsnog een privacyprobleem worden.
Ja, dat mag, mits het een gerechtvaardigd belang dient (zoals veiligheid, planning of kostenbeheersing) én je voldoet aan de eisen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Je moet dit vooraf melden aan werknemers en transparant zijn over wat er gevolgd wordt.
Nee, dat mag alleen als het voertuig uitsluitend zakelijk gebruikt wordt. Heeft de werknemer een verklaring privégebruik of mag het voertuig mee naar huis, dan moet je zorgen voor een privémodus waarin tracking wordt uitgeschakeld buiten werktijd.
De Autoriteit Persoonsgegevens kan boetes opleggen tot €20 miljoen of 4% van je jaaromzet. Daarnaast tast het ook het vertrouwen aan binnen je organisatie. Een transparant beleid en privacyvriendelijke instellingen (zoals ‘privémodus’) zijn daarom essentieel.
Alleen zolang het nodig is voor het doel waarvoor je het verzamelt. Bewaar je data langer dan nodig, dan ben je in strijd met de AVG. ABAX biedt instellingen om automatisch data te verwijderen na een ingestelde bewaartermijn, dit helpt je voldoen aan de regelgeving.