Hoe zit het met de privacy als er een GPS Tracker wordt geplaatst?
Veel bedrijven plaatsen GPS Trackers in service- of vrachtwagens. Hiermee kan worden nagegaan waar de wagens zich bevinden. Dit gebeurt vaak om verschillende redenen en heeft invloed op de privacy van werknemers.
Juridisch is het plaatsen van een track en trace systeem toegestaan
Het is wettelijk toegestaan om als werkgever een Track en Trace systeem in een auto te plaatsen, mits deze zich houdt aan de voorwaarden van De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG.) De belangrijkste voorwaarde is dat u als werkgever een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) heeft en dat het plaatsen van een track en trace systeem, zoals een GPS Tracker hierbij noodzakelijk is. Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld zijn dat u wil nagaan welke auto zich het dichtst in de buurt van een klant bevindt, zodat u deze naar de klant kan sturen.
Fiscale redenen
De Belastingdienst wil bewijs hebben dat een medewerker minder dan 500 km/jaar privé rijdt als er geen bijtelling bij het brutoloon wordt toegepast. De medewerker heeft verschillende keuzes:
De werknemer heeft een verklaring ingevuld, ondertekend en aan de salarisadministratie gegeven. Hij/zij is dan zelf eerste verantwoordelijke om een rittenadministratie te voeren. Mocht dit niet juist worden bijgehouden en de werknemer is uit dienst, dan komt de volledige aansprakelijkheid voor rekening van de werkgever.
De werknemer heeft zo’n verklaring niet ingediend en wil toch gevrijwaard blijven van de bijtelling. In dat geval moet de werkgever zorgen voor een goede rittenadministratie. Een GPS-systeem dat een uitdraai van de ritten produceert, is dan een optie. Het doel van dit GPS-systeem moet concreet in een protocol of individuele overeenkomst beschreven zijn om te voorkomen dat de werkgever dit te pas en te onpas gebruikt als direct volgsysteem. Of om bijvoorbeeld het privégebruik te controleren.
Een alternatief is natuurlijk altijd dat de medewerker de wagen na werktijd bij het bedrijf achterlaat.
De voornaamste reden voor wagenparkbeheerders om een Track en Trace systeem te gebruiken, is om hun wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk in te zetten. Een track en trace systeem kan u daar uitermate goed bij helpen. Het stelt u in staat om realtime te weten waar uw voertuigen zijn, waardoor u altijd de optimale routes kan inplannen en het brandstofverbruik kan beperken. Kortom, een track en trace systeem zorgt ervoor dat u uw wagenpark zo efficiënt en winstgevend mogelijk kan inzetten!
Wilt u zelf zien hoe ons Track en Trace systeem werkt?
Vrijblijvend meer uitleg hierover?
Dat doen we graag! neem gerust contact met ons op