Is een smartphone altijd de juiste uitkomst?
Vandaag de dag kan je van alles met je smartphone bijhouden. Ontzettend handig! Maar zitten er ook nadelen aan? Dit gesprek vragen voeren wij regelmatig bij ABAX. Willen wij al onze klanten een app aanbieden? Of een gedeelte hiervan, zoals alleen bestuurders die hun kilometers declareren en geen privégebruik limiet hebben? Ik zat deze week in de archieven van www.autoenfiscus.nl te graven en kwam een artikel uit 2014 tegen. Alweer 3 jaar geleden maar nog steeds ‘on topic’.
BOETE DOOR DEFECTE SMARTPHONE
In het artikel in Auto en Fiscus, was een voorbeeld naar voren gehaald van een bestuurder die geen bijtelling wilde betalen en daarom een rittenregistratie app geïnstalleerd had op zijn telefoon. Het werkte naar behoren. Totdat zijn telefoon kapot ging. De bestuurder verloor al zijn data en daarmee ook zijn rittenregistratie.
Het gerechtshof accepteerde dit niet. De bewijslast ligt namelijk altijd bij de bestuurder en niet bij de Belastingdienst. En zijn bewijs was hij nu kwijt. De bestuurder had gelukkig nog wel enkele bonnetjes bewaard en aan de hand daarvan een handmatige rittenregistratie opgesteld. Helaas, zaten daar te veel gaten in. De bestuurder kreeg vervolgens een naheffing met een boete van 25% (over alle drie de gecontroleerde jaren). De kapotte smartphone kwam de bestuurder dus duur te staan.
GEVAAR VAN TE WEINIG OPSLAG DATA
Uiteraard gaan niet alle smartphones kapot. De nieuwere zijn misschien niet altijd even veilig, maar we gaan richting een tijdperk waar de smartphone een steeds langere gebruiksduur krijgt. Het gevaar van een rittenregistratie op je mobiel zit hem in het feit dat je telefoon niet automatisch back-ups maakt (deze moet jij namelijk zelf eerst goedkeuren), of dat het geheugen van je telefoon snel vol raakt. Ik neem aan dat je liever foto’s en filmpjes op je smartphone bewaart dan ritgegevens.
Zodra jij de mogelijkheid hebt om ritten te verliezen loop je een groot risico op een naheffing en boete van de Belastingdienst. Dat willen wij bij ABAX juist voorkomen. Vandaar dat wij ABAX Mobile ook alleen adviseren aan bestuurders van privévoertuigen. Deze kunnen de app gebruiken voor kilometerdeclaratie en niet zo zeer voor het bijhouden van een verplichte rittenregistratie.
WAT BIEDT WEL ZEKERHEID?
De bestuurder uit het voorbeeld, had bonnetjes die zijn zakelijke ritten ondersteunde. Deze gebruikte hij om alsnog een handmatige rittenregistratie uit op te maken. Maar ook dat accepteerde het gerechtshof niet. En moest de bestuurder alsnog een hoge boete betalen. De vraag is natuurlijk hoe je dit voorkomt. Een ingebouwde rittenregistratie is niet de enige uitkomst. Er zijn ook dongels die je in de sigaretten aansteker kan aansluiten. Maar wat als je vergeet om de dongel aan te sluiten? Of dat je de sigaretten aansteken nodig hebt om b.v. je telefoon of TomTom op te laden. Dan ben je ook ritten kwijt en de pineut bij een controle van de Belastingdienst.
Vandaar dat ABAX naast ABAX Mobile ook een hardware optie biedt. Het is een soort hybride tussen een dongel en een ingebouwd kastje. Het is ontzettend makkelijk om te installeren én het biedt de zekerheid van een sluitende rittenregistratie. Je krijgt namelijk direct een waarschuwing wanneer je ABAX-unit niet goed werkt, losgekoppeld is, of kapot is. En al je ritgegevens worden volgens de eisen van de Belastingdienst geregistreerd en volgens de eisen van de Nederlandse privacy wedgeving voor minstens 7 jaar opgeslagen op onze beveiligde server.
Op deze manier ben je er zeker van dat alle ritten juist geregistreerd worden en je ze altijd bij de hand hebt.