Wagenpark AUB Van Bergen

Uitzendbureau bespaart significant met integratie Plan4Flex

Kilometerregistratie is vaak een hoofdpijndossier voor uitzendbureaus. Je moet nauwkeurig bijhouden hoeveel er met een auto gereden wordt en dit vergelijken met de werkelijke afstand die een chauffeur in theorie had moeten rijden. Een proces met handmatige registraties is foutgevoelig en kost een hoop tijd. Bas van Bergen, directeur van uitzendbureau AUB van Bergen realiseert nu met de integratie oplossing van ABAX en Plan4Flex een significante besparing.

“Voorheen hadden we elke week wel kilometerstanden die niet overeenkwamen met de planning”, vertelt Bas van Bergen, directeur van uitzendbureau AUB van Bergen. “We deden de kilometerregistratie op papier. Alle kilometerlijsten werden ingeleverd en handmatig ingevoerd in Excel. Zo berekenden we de kilometerstand van die week en vergeleken hem met de week ervoor. Die cijfers controleerden we handmatig. Dat was reusachtig veel werk.”

Daarbij was het volgens Bas vaak lastig om in te schatten wat wel of geen reële afstand is. “Onze chauffeurs halen vaak twee of drie collega’s op en rijden dan naar werk. En aan het eind van de dienst weer terug. Zie dan maar eens handmatig te achterhalen of ze een logische en efficiënte route rijden.”

Integratie met Plan4Flex optimaliseert het proces

Door ABAX direct te koppelen aan Plan4Flex, stroomt de data van ABAX direct binnen in Plan4Flex. Jeroen van de Velde, sales manager bij ABAX; “Je kunt wel in verschillende schermen met verschillende systemen werken, maar je werk wordt pas makkelijker als je zaken samenvoegt. Het maakt daarnaast controles makkelijker uit te voeren.”

Voorheen werd data uit de operationele software wel doorgestuurd naar vervoersbeheer. “Maar dat lost het probleem van de klant niet op”, legt Dréann, commercieel directeur van Plan4Flex,  uit. “Dan moet je alsnog handmatig de data vergelijken. In Plan4Flex kun je een planning maken van een bepaalde rit. Welke route hij volgt, welke collega’s hij ophaalt, hoe veel kilometer het is. Maar je weet nooit of die rit ook daadwerkelijk zo is verlopen. Dankzij de koppeling met ABAX, krijg je die informatie nu wel.”

Hoe profiteren uitzendbureaus van deze samenwerking?

Met de koppeling tussen ABAX en Plan4Flex worden gereden ritten gelijk gecontroleerd en automatisch vergeleken met de geplande ritten. AUB van Bergen werkt met een kleurensysteem voor de beoordeling van de kilometers.. Zo zie je in één oogopslag of er waarden afwijken. “Het uitzoekwerk werd voor onze collega’s drastisch minder. Het scheelt een dag werk in de week.” Als je dat doorrekent, bespaar je in een jaar dus 52 werkdagen op je ritregistratie.

Bas van Bergen is enthousiast over de koppeling: “Het werkt goed. We zien nu dingen die we anders niet zagen. Met dat inzicht kunnen we veel beter bijsturen op de processen.” En de integratie tussen ABAX en Plan4Flex helpt niet alleen bij de ritregistratie. Bas ziet voor de toekomst nog meer mogelijkheden: “We proberen de software steeds verder in ons proces te integreren. Uiteindelijk willen we toe naar dashboards met de Total Cost of Ownership van elke auto.”

 

Meer weten over de integratie met Plan4Flex? Bekijk de integratiepagina