ABAX Triplog - Instruktioner för användare

I denna användarhandbok tar vi en titt på användargränssnittet på webben för förare. Vissa funktioner gäller endast för vissa bilar/tilläggstjänster, dessa är markerade med (*). I systemet finns även en support-knapp som vägleder dig genom de vanligaste funktionerna. Denna knapp hittar du längst ner till vänster när du loggat in på ditt ABAX-konto.

 

Menyer

När du loggar in i systemet kommer du direkt till fliken Resor. Detta är en av de olika knappar och menyval som finns för dig som användare. Dina menyval kan variera lite beroende på vilken lösning/fordonsinställning du har. Dessa val finns.

Screenshot of userguide web menu bars SE

 

Resor - där du ser och redigerar dina resor

Godkänn och leverera körjournal (*) - Rapporteringsverktyg för förmåns- och privatbilar

Levererade körjournaler (*) - Rapporteringshistorik för förmåns- och privatbilar

Rapporter (*) - Rapport över trängselskatt 

Varningar - Klock-ikonen uppe till höger, där kan du ställa in varningar och få reda på om något hänt enheten

Inställningar - Kugghjulet uppe till höger där du kan göra diverse olika kontoinställningar

Profil - Ikonen längst till höger på menyraden, där du kan ställa in olika profil-inställningar

 

Körjournal

När du loggar in på din ABAX Triplog kommer du direkt in i din körjournal, om du har resor registrerade. 

Systemet kommer visa dina sju senaste dagar som standardläge. Önskar du att se andra datum väljer du enkelt mellan vilken period du önskar att se i kalendern. Du kan även lägga till sökfilter om du vill se resor till/från en specifik adress eller med ett specifikt syfte. Du kan även bocka för "Resor utan syfte" för att enkelt se vilka resor du kanske behöver redigera. Ut till höger på varje rad står hur många resor som gjordes den dagen. Klicka på en dag för att se vilka resor det var. 

 

Redigera resa

Önskar man att se mer information om sin resa, lägga till ett syfte, kommentar, utlägg eller liknande så klickar man på den resan. Ett nytt fönster öppnas då, där man kan se mer information om resan. 

Har man gjort en omväg för privata skäl, till exempel lämnat av barn på skola/dagis, handlat mat, tränat etc. så kan distansen enkelt korrigeras, så att det stämmer överens med regelverket. Har man gjort ett privat stopp på resan kan man klicka på knappen Ersätt kortaste väg. Systemet beräknar då automatiskt hur stor avvikelse man har gjort på resan. Man kan även fylla i en manuell distans under fliken "Privat".

I syftesfältet kan man lägga till för vilket syfte man gjorde resan och under kundkontakt/kommentar kan man lägga in vem man träffade.

Kartbilden finns endast i tre månaders tid, sedan försvinner den och visar endast fågelvägen, detta av integritetsskäl. 

Klicka på Spara när du är färdig.

Om man endast önskar att ändra en resas typ, eller skriva ett syfte kan man även göra det direkt från listan över resor. 

Screenshot User webb SE edit trip

Redigera flera resor samtidigt

Från reselistan kan man redigera flera resor samtidigt. Markera resorna du önskar att redigera genom att klicka på bocken ut till vänster. Du kan även markera en hel dag genom att markera rutan bredvid dagens namn. Välj sedan ovan om du önskar att sammanfoga resorna, välja syfte eller välja om resorna var privat eller tjänsteresor. 

Normal arbetstid (*)

För förmånsbilar och privatbilar kan det vara skönt att ställa in en normal arbetstid som styr när en resa, som standard, är privat eller tjänst. Resor under arbetstid hamnar automatiskt som tjänsteresor, och de resor utanför är privatresor. För att ställa in Normal arbetstid klickar du på Inställningar uppe till höger (kugghjulet) och väljer normal arbetstid. 

Fyll sedan i för de dagar som din arbetstid gäller, och markera rutan "Markera alla resor innanför arbetstiden som tjänsteresor". 

En förmånsbils resor syns i utgångsläge inte hos administratören förrän föraren själv har godkänt resorna. Önskar du att visa dina olevererade tjänsteresor för administratören kan du bocka för knappen Tillåt administratören att se tjänsteresor som ännu inte levererats. 

Områden

Om man ofta besöker samma platser i arbetslivet, till exempel byggplatser, grossister, soptippen, kunder, lager etc. så kan dessa läggas in i kartan – och på så vis skrivs ett syfte automatiskt på dessa resor. Klicka på Inställningar (Kugghjulet) och välj Område, för att skapa ett område. 

Klicka på Skapa ett område och markera sedan i kartan vart du önskar ditt område. När området är skapat öppnas en ruta där du kan fylla i information. Namnet på området kommer att bli det som står i syftesfältet. Om du fyller i en adress i området kommer systemet skriva över den adress som hämtas av körjournalen med den manuellt inskrivna. Detta kan bra om man gör skogsarbeten där adresser saknas, men bör inte användas om man skapar större områden i en stad. Klicka på spara för att skapa området.

create Area SE USER WEB

Installation

Vår rekommendation är att enheten monteras med fri sikt mot himlen, men kan alternativt monteras dolt. Vid dold montering kan enheten monteras under plåt eller plast, men undvik tjock plåt för att säkerställa bästa möjliga GPS-kontakt. För mer information om alternativa installationer, se våra videos.

Leverera körjournal (*)

Om man har en förmånsbil eller privatbil ska man varje månad leverera sin körjournal för att kunna få korrekt milersättning/beskattning av drivmedel. För att göra detta klickar man på Godkänn och leverera körjournal i huvudmenyn. Välj sedan mellan vilka datum du vill rapportera in dina resor för och klicka på Förhandsgranskning

Före man levererar sin körjournal är det viktigt att man går igenom sina resor och säkerställer att de är korrekta. Alla tjänsteresor i körjournalen måste ha ett syfte på resan. 

Klicka på Leverera körjournal när resorna är okej, och godkänn utkastet som tycker upp. Den levererade körjournalen kommer numera att finnas under fliken Levererade körjournaler

Rapporter

Åker du ofta i områden med trängselskatt och infrastrukturavgifter kan du under Rapporter se en översikt över dina kostnader. Välj datum och klicka på Generera rapport för att se kostnaderna. 

Inställningar

Klickar man på fliken Inställningar (Kugghjulet) får man möjligheten att fylla i information om dig och ditt fordon, samt anpassa ditt konto så att det blir lättast möjligt att hantera din ABAX Triplog.

Förare

Under fliken Förare kan du fylla i information om dig som förare av bilen. Man behöver inte fylla i alla fält, men vi rekommenderar att alla fyller i För- och efternamn, mobilnummer, e-post och hemland. Nedan följer en lista över de fält som finns att fylla i:

För- och efternamn Ditt namn som syns vid resorna
Hemadress Var din bostad är
Titel Din titel i företaget
Anställningsnummer Ditt anställningsnummer
Mobilnummer Ditt mobilnummer som kan användas för återställning av kontot
E-post Din e-post du önskar att få varningar och liknande skickade till
Hemkommun Var du bor
Bankkonto För att förenkla vid lönekörning
Hemland Det land där du betalar skatt
Spara hastighet på fordonet (visas endast för användaren) Om du själv vill kunna se hur snabbt du har kört, administratören kommer ej få tillgång till denna information
 

Fordon

Här lägger du som kund in all relevant information om fordonet/f ordonen.

Under fliken Fordon kan du fylla i information om din bil. Alla fält är inte nödvändiga, men vi rekommenderar att man fyller i registreringsnummer (krav), drivmedel (förmåns- eller privatbil), drivmedelförbrukning (förmåns- eller privatbil), slå samman resor efter, mätarställning (krav).

Nedan följer en förklaring för alla fälten:

Reg. nr Bilens registreringsnummer fylls i enligt XXX000, utan mellanslag mellan bokstäver och siffror
Fordonets namn Fritextfält för beskrivning av fordonet
 
Typ Fritextfält för beskrivning av fordonet
Beskrivning Fritextfält för beskrivning av fordonet
Drivmedel Väljs för privat- eller förmånsbilar
Drivmedelsförbrukning Fylls i för privat- eller förmånsbilar
 
Privatbil / Förmånsbil / Företagsbil Kommer inställd enligt beställningen, behövs det ändras kan en förare ändra från Förmånsbil/Privatbil till Yrkesbil, men inte tvärtom. Endast en administratör kan ändra från yrkesbil till förmånsbil/privatbil – men en administratör kan dock inte ändra tvärtom.
Serienummer Statiskt fält med enhetens serienummer
Slå samman resor efter
 
Vid kortare stopp, till exempel vid bensinmacken, toalettbesök, matinköp eller liknande kan det vara skönt att automatiskt få sina resor sammanslagna. På så vis minskar den manuella hanteringen av körjournalen. Vi rekommenderar att man fyller i 15 (minuter) i detta fält.
Mätarställning Fyll i bilens aktuella mätarställning, var noga med att du väljer korrekt datum. Det kan även vara bra att uppdatera denna då och då.

Service-varningar

För att slippa missa sin service på bilen kan man använda vår funktion för servicevarningar. Nedan följer en beskrivning av fälten:

Mätarställning vid senaste service Fyll i den mätarställning som gällde då bilen senast var på service
Serviceintervall (KM) Fyll i hur ofta bilen ska på service i kilometer
Varning före överskriden serviceintervall (KM) Fyll i hur många kilometer före serviceintervallen går ut som du vill ha en påminnelse
Varning genom / SMS / E-post Fyll i hur du vill få varningen och den adress/nummer.

Bil i karta (*)

Om du kör en privatbil eller en förmånsbil kan du själv styra när en administratör ska se din bil i live-kartan. Oftast har företaget en policy att bilen ska synas under arbetstid, och detta kan då fyllas i här.

 

Syfte

För att enkelt lägga till syften på en resa kan man lägga till en lista på färdigskrivna att välja efter. 

Varningar

Under varningar (bjällran) syns det om något går fel med enheten, eller om något är felinskrivet. Under Varningsinställningar kan man fylla i sin e-postadress eller telefonnummer om man vill få varningar skickade till sig direkt från systemet.

De varningar som finns är:

Förlorat kontakten Om enheten har tappat GSM-kontakten
Förlorat strömförsörjningen Om enheten kopplas lös eller lossnar aktiveras denna varning
Ingen ny resa på 14+ dagar  
Ingen ny resa på 7+ dagar  
Stor skillnad mellan körd och avläst mätarställning - +-10 procent Fyller man i en mätarställning som avviker för mycket från hur mycket ABAX Triplog har uppmätt
 

Integritet och Privacy Assistant

Beroende på vad ditt företag har beställt, kommer menyn på förarens sida antingen ha en flik som heter Privacy eller Privacy assistant. Privacy är en enklare version av dataskyddets rätt att få tillgång till din persondata som lagras i systemet, för syfte att exportera dem och din rätt att bli bortglömd. Notera dock att den informationen som krävs vid till exempel skatterevision eller bokföring måste sparas under krav från Bokföringslagen, i det kan förarens namn, adresser och detaljer om resor finnas. Kontakta ditt företags administratör för en integritets-förfrågan.

Privacy-sidan innehåller länkar till ABAX Integritetspolicy och Biträdesavtal samt hemsidan till Dataskyddsombudet.

Om ditt företag har valt tjänsten ABAX Privacy Assistant kan du läsa mer om för vilka syften och laglig grund ditt företag använder ABAX tjänster för, vilken information som samlas in och vem som har tillgång till den data som finns.

abax