Instruktioner ABAX körjournal

Med ABAX elektroniska körjournal behöver du aldrig mer läsa av mätarställningen när du avslutar arbetsdagen – samtidigt kan du vara säker på att dokumentationen möter Skatteverkets krav till dokumentation av tjänstekörning. Du kommer även spara tid och samtidigt minimera risken för att bli felaktigt upptaxerad.

För att få största möjliga utbyte av din elektroniska körjournal är det viktigt att du gör dig känd med funktionerna. När enheterna först är monterade, behöver den inte någon form av service i framtiden. Om det skulle ske någonting med enheten har ABAX 24/7 Support på 021-448 44 44.

Menyer

I huvudmenyn finns fem menypunkter: “Körjournal”, “Karta”, “Inställningar”, “Varningar” och ”Privacy assistant” (tilläggstjänst). Under var en av dessa menypunkter finns olika undermenyer. Under menyn “Körjournal” finns för företagsbilar två undermenyer, ”Triplog”, och ”Sök”. För förmånsbilar och privatbilar finns även ”Förmånsbilar”, ”Levererade körjournaler” och ”Registrera resa manuellt”.

Körjournal

När du loggar in på din ABAX Triplog, kommer du direkt in i din körjournal, som bilden nedan visar:

Efter att en resa är gjord, kommer den att dyka upp i översikten i statusfältet efter cirka två minuter.

Dagens resor kommer att ligga i toppen. För att få fram tidigare resor klickar du på önskad dag. Om du önskar att få upp resor från tidigare månader, klicka på den gula bilen till vänster om årtalet och månaden.

Symbolen som visas på bilden nedan öppnar alla stängda, och stänger alla öppna dagar:

Redigera resa

Önskar man att se mer information om sin resa, lägga till ett syfte, kommentar, utlägg eller liknande så klickar man på den resan. Ett nytt fönster öppnas då, där man kan se mer information om resan.

Har man gjort en omväg för privata skäl, till exempel lämnat av barn på skola/dagis, handlat mat, tränat etc. så kan distansen enkelt korrigeras, så att det stämmer överens med regelverket. Har man en sammanslagen resa kan man klicka på knappen Ersätt kortaste väg. Systemet beräknar då automatiskt hur stor avvikelse man har gjort på resan. Har man inte stängt av bilen och fått ett stopp i körjournalen kan man korrigera distansen manuellt genom att skriva in den privata distansen i fältet Privat:.

I syftesfältet kan man lägga till för vilket syfte man gjorde resan och under kundkontakt/kommentar kan man lägga in vem man träffade.

Klicka på Spara när du är färdig.

Normal arbetstid

För förmånsbilar och privatbilar kan det vara skönt att ställa in en normal arbetstid som styr när en resa, som standard, är privat eller tjänst. Resor under arbetstid hamnar automatiskt som tjänsteresor, och de resor utanför är privatresor.

Resa i karta

Ved å klikke på fliken «vis tur i kart» åpnes et kartbilde hvor turen er tegnet inn. Ved å dobbeltklikke på kartet zoomer man inn. Dersom man ønsker satellittbilde av turen, klikk på symbolet av den gule mannen og dra denne til ønsket punkt i kartet. Kartet vil da zoome inn og gi et bilde av adressen.

Klickar man på fliken Resa i karta eller Stor karta så kan man, i en kartbild se hur resan gjordes. Grön flagga innebär start-punkt och röd flagga innebär stopp-punkt.

Om man vill ha mer information om när man var på en specifik plats kan man klicka på de blåa cirklarna för att å upp mer exakt information.

Skriv ut resa

Önskar man att skriva ut en specifik resa klickar man på fliken Skriv ut resa. Man skriver då ut en detaljerad beskrivning av resan, samt en kartbild över resan.

Markera resa som privatresa

Som förare av en yrkesbil är det två saker man måste hålla extra koll på i sin körjournal. Privat resor, och syften på resor utanför arbetstid. För förmånsbilar ska även syften för tjänsteresor finnas.

Att köra mellan sitt hem och sitt fasta tjänsteställe är normalt en privatresa, oavsett biltyp. För att ändra en resa från en tjänsteresa till en privatresa, eller vice versa, så klickar man på Triplog-fliken. Hitta sedan resan och klicka sedan på Privat eller Tjänst, till höger om resans distans och tid.

För förmånsbilar kan man även ställa in normal arbetstid för att automatiskt korrigera privat- och tjänsteresor innanför vissa klockslag. Mer om detta under kapitlet ”Inställningar”.

Administratören kan köra en rapport för att säkerställa att ingen kör privat i mer än ringa omfattning, eller i förmånsbilarnas levererade körjournaler hålla koll på att korrekt skatt betalas.

Områden i karta

Om man ofta besöker samma platser i arbetslivet, till exempel byggplatser, grossister, soptippen, kunder, lager etc. så kan dessa läggas in i kartan – och på så vis skrivs ett syfte automatiskt på dessa resor.

Man kan lägga in områden på två olika sätt: från en resa och från inställningar.

Om man nyligen har gjort en resa till en plats man ofta besöker kan man klicka på den resan. Välj sedan Visa resa i karta och klicka på den gröna flaggan (om området ska vara där resan startade) eller den röda flaggan (om området ska upprättas över den plats där resan avslutades). Klicka på Skapa ett område och fyll sedan i information i rutan som kommer upp.

Installation

Vår rekommendation är att enheten monteras med fri sikt mot himlen, men kan alternativt monteras dolt. Vid dold montering kan enheten monteras under plåt eller plast, men undvik tjock plåt för att säkerställa bästa möjliga GPS-kontakt. För mer information om alternativa installationer, se våra videos.

Leverera körjournal

Om man har en förmånsbil eller privatbil ska man varje månad leverera sin körjournal för att kunna få korrekt milersättning/beskattning av drivmedel. För att göra detta klickar man på Leverera körjournal, som finns under fliken Triplog. Välj sedan mellan vilka datum du vill rapportera in dina resor för och klicka på Välj rapport.

Före man levererar sin körjournal är det viktigt att man går igenom sina resor och säkerställer att de är korrekta. Alla tjänsteresor i körjournalen måste ha ett syfte på resan. Har man glömt att fylla i detta kan man antingen klicka på varje enskild resor – eller via appen markera flera resor och lägga till syften.

Klicka på Starta leverans när resorna är okej, och godkänn utkastet som tycker upp. Den levererade körjournalen kommer numera att finnas under fliken Levererade körjournaler.

Karta

Om man klickar på fliken Karta kommer man till en live-bild där man ser vart sin bil är just nu.

Inställningar

Klickar man på fliken Inställningar får man möjligheten att fylla i information om dig och ditt fordon, samt anpassa ditt konto så att det blir lättast möjligt att hantera din ABAX Triplog.

Förare

Under fliken Förare kan du fylla i information om dig som förare av bilen. Man behöver inte fylla i alla fält, men vi rekommenderar att alla fyller i För- och efternamn, mobilnummer, e-post och hemland. Nedan följer en lista över de fält som finns att fylla i:

För- och efternamn	Ditt namn som syns vid resorna
Hemadress	Var din bostad är
Titel	Din titel i företaget
Anställningsnummer	Ditt anställningsnummer
Mobilnummer	Ditt mobilnummer som kan användas för återställning av kontot
E-post	Din e-post du önskar att få varningar och liknande skickade till
Hemkommun	Var du bor
Bankkonto	För att förenkla vid lönekörning
Hemland	Det land där du betalar skatt
Spara hastighet på fordonet (visas endast för användaren)	Om du själv vill kunna se hur snabbt du har kört, administratören kommer ej få tillgång till denna information

Fordon

Her legges all relevant informasjon om kjøretøyet inn.

Under fliken Fordon kan du fylla i information om din bil. Alla fält är inte nödvändiga, men vi rekommenderar att man fyller i registreringsnummer (krav), drivmedel (förmåns- eller privatbil), drivmedelförbrukning (förmåns- eller privatbil), slå samman resor efter, mätarställning (krav).

Nedan följer en förklaring för alla fälten:

Reg. nr	Bilens registreringsnummer fylls i enligt XXX000, utan mellanslag mellan bokstäver och siffror
Fordonets namn	Fritextfält för beskrivning av fordonet
Typ	Fritextfält för beskrivning av fordonet
Beskrivning	Fritextfält för beskrivning av fordonet
Drivmedel	Väljs för privat- eller förmånsbilar
Drivmedelsförbrukning	Fylls i för privat- eller förmånsbilar
Privatbil / Förmånsbil / Företagsbil	Kommer inställd enligt beställningen, behövs det ändras kan en förare ändra från Förmånsbil/Privatbil till Yrkesbil, men inte tvärtom. Endast en administratör kan ändra från yrkesbil till förmånsbil/privatbil – men en administratör kan dock inte ändra tvärtom.
Serienummer	Statiskt fält med enhetens serienummer
Slå samman resor efter	Vid kortare stopp, till exempel vid bensinmacken, toalettbesök, matinköp eller liknande kan det vara skönt att automatiskt få sina resor sammanslagna. På så vis minskar den manuella hanteringen av körjournalen. Vi rekommenderar att man fyller i 15 (minuter) i detta fält.
Mätarställning	Fyll i bilens aktuella mätarställning, var noga med att du väljer korrekt datum. Det kan även vara bra att uppdatera denna då och då.

Privatbil i karta

Om du kör en privatbil eller en förmånsbil kan du själv styra när en administratör ska se din bil i live-kartan. Oftast har företaget en policy att bilen ska synas under arbetstid, och detta kan då fyllas i här.

Service-varningar

För att slippa missa sin service på bilen kan man använda vår funktion för servicevarningar. Nedan följer en beskrivning av fälten:

Mätarställning vid senaste service	Fyll i den mätarställning som gällde då bilen senast var på service
Serviceintervall (KM)	Fyll i hur ofta bilen ska på service i kilometer
Varning före överskriden serviceintervall (KM)	Fyll i hur många kilometer före serviceintervallen går ut som du vill ha en påminnelse
Varning genom / SMS / E-post	Fyll i hur du vill få varningen och den adress/nummer.

Ändra lösenord

Under fliken Ändra lösenord kan du ändra både användarnamn och lösenord. Fyll i ditt gamla lösenord, ett nytt och klicka på Spara.

Områden

Åker man till samma platser ofta är det smart att lägga in områden som automatiskt gör att syften skrivs på dessa resorna. För att skapa ett område söker du på området i adressfältet och klickar på Skapa nytt område. Man får då dra en fyrkant över den plats man önskar att området ska ligga på och fyller sedan i informationen i pop-up-rutan som dyker upp.

Syfte

För att enkelt lägga till syften på en resa kan man lägga till en lista på färdigskrivna att välja efter.

Varningar

Under varningar syns det om något går fel med enheten, eller om något är felinskrivet. Under Varningsinställningar kan man fylla i sin e-postadress eller telefonnummer om man vill få varningar skickade till sig direkt från systemet.

De varningar som finns är:

Förlorat kontakten	Om enheten har tappat GSM-kontakten
Förlorat strömförsörjningen	Om enheten kopplas lös eller lossnar aktiveras denna varning
Ingen ny resa på 14+ dagar
Ingen ny resa på 7+ dagar
Stor skillnad mellan körd och avläst mätarställning - +-10 procent	Fyller man i en mätarställning som avviker för mycket från hur mycket ABAX Triplog har uppmätt

Integritet och Privacy Assistant

Beroende på vad ditt företag har beställt, kommer menyn på förarens sida antingen ha en flik som heter Privacy eller Privacy assistant. Privacy är en enklare version av dataskyddets rätt att få tillgång till din persondata som lagras i systemet, för syfte att exportera dem och din rätt att bli bortglömd. Notera dock att den informationen som krävs vid till exempel skatterevision eller bokföring måste sparas under krav från Bokföringslagen, i det kan förarens namn, adresser och detaljer om resor finnas. Kontakta ditt företags administratör för en integritets-förfrågan.

Privacy-sidan innehåller länkar till ABAX Integritetspolicy och Biträdesavtal samt hemsidan till Dataskyddsombudet.

Om ditt företag har valt tjänsten ABAX Privacy Assistant kan du läsa mer om för vilka syften och laglig grund ditt företag använder ABAX tjänster för, vilken information som samlas in och vem som har tillgång till den data som finns.