Baza wiedzy > Instrukcje obsługi > Pojazdy

Pojazdy

INDEX


Instalacja

To jest instrukcja obsługi. Potrzebujesz instrukcję instalacji? Kliknij tutaj.


Kierowcy

Jak dodać nowego kierowcę?

  • Dane kierowców wprowadzamy w zakładce ‘Kierowcy’, pod menu Triplog https://abax.cloud/triplog/triplog/driver
  • Na liście zostanie wyświetlony przegląd wszystkich kierowców na Twoim koncie. Jeśli dodajesz kierowcę po raz pierwszy, lista ta będzie pusta. Sugerujemy, abyś postępował zgodnie z instrukcją konfiguracji systemu.
  • By wprowadzić nowego kierowcę, kliknij na “Utwórz nowego kierowcę” w prawym górnym rogu okna. Uzupełnij pola, w szczególności informacje konieczne – oznaczone gwiazdką:
Imię i nazwiskoPełne imię i nazwisko kierowcy
Telefon komórkowyNumer telefonu komórkowego
KrajKraj, w którym działa firma
DziałDział pracownika. Jeśli nie wprowadzono działów, wybierz nazwę firmy. (Działy wprowadzamy poprzez Ustawienia > Działy)

Dowiedz się więcej tutaj "Jak korzystać z działów?"
Firmowa karta paliwowaInformacje o tym, czy kierowca korzysta z karty paliwowej wydanej przez firmę
LoginUnikalna nazwa użytkownika dla kierowcy
HasłoKierowcy mają dostęp do własnego interfejsu i aplikacji dla kierowców, w której mogą korzystać z różnych funkcji, w tym z możliwości zarządzania swoimi przejazdami i otrzymywania wskazówek dotyczących zachowania na drodze.

Jeśli kierowca nie potrzebuje dostępu, pozostaw pole hasła puste.

Jeśli kierowca potrzebuje dostępu, a Ty nie dodałeś numeru telefonu komórkowego, musisz ręcznie utworzyć hasło.

Jeśli kierowca potrzebuje dostępu, a Ty dodałeś numer telefonu komórkowego, kliknij "Zapisz", a następnie przycisk "Wyślij hasło". System wyśle do kierowcy wiadomość SMS z instrukcjami.
  • Po zakończeniu kliknij przycisk "Zapisz". Jeśli popełnisz błąd, po prostu wyłącz okno lub kliknij przycisk "Anuluj".
  • Nowy kierowca będzie widoczny na liście "Pokaż nieprzypisanych kierowców", dopóki nie zostanie połączony z pojazdem.
ABAX Triplog Dashboard

Historia kierowców

Zakładkę ‘Historia kierowców’ znajdziesz w menu Triplog.

‘Historia kierowców’ to lista wszystkich kierowców, których wprowadzono do systemu Triplog, ale później usunięto i nie są przypisani do żadnego pojazdu. Najczęściej są to nazwiska osób już nie pracujących. Przechowujemy ich listę ze względu na historię dokumentów podatkowych.

Jeśli kierowca został usunięty przez pomyłkę, możesz go przywrócić na listę aktywnych kierowców. Kliknij wybrane nazwisko i wybierz ;Ok’ w okienku Przywrócenie kierowcy.


Resetowanie hasła?

  • Przejdź do zakładki ‘Kierowcy’ w menu Triplog https://abax.cloud/triplog/triplog/driver
  • Wybierz kierowcę, któremu chcesz przesłać zresetowane hasło.
  • Kliknij ‘Wyślij hasło’, a kierowca otrzyma SMS z instrukcją utworzenia nowego hasła.

Pojazdy

W jaki sposób dodam nowy pojazd?

Listę pojazdów można dostosować do własnych potrzeb, zaznaczając/odznaczając kolumny, które mają być widoczne, oraz zmieniając preferowaną kolejność. Kliknij symbol koła zębatego w prawym górnym rogu, aby otworzyć tabelę dostosowywania.

Listę można również sortować, klikając nagłówki dowolnych kolumn.

  • Na liście zostanie wyświetlony przegląd wszystkich pojazdów znajdujących się na Twoim koncie.
  • Jeśli dodajesz pojazd po raz pierwszy, sugerujemy, abyś postępował zgodnie z instrukcją konfiguracji w systemie.
  • Kliknij wiersz z numerem ABAX S/N, ale bez szczegółów pojazdu, i dodaj następujące informacje Numer rejestracyjny, marka, model, nazwa pojazdu, typ pojazdu, rodzaj paliwa i wybrany kierowca. – więcej informacji znajdziesz tutaj “How do I manage my vehicles?”

Uwaga: Należy upewnić się, że numer seryjny urządzenia i dane pojazdu są zgodne.

  • Po zakończeniu kliknij przycisk "Zapisz". Jeśli popełnisz błąd, po prostu wyłącz okno lub kliknij przycisk "Anuluj".

W jaki sposób mogę zarządzać moimi pojazdami?

Listę pojazdów można dostosować do własnych potrzeb, zaznaczając/odznaczając kolumny, które mają być widoczne, oraz zmieniając preferowaną kolejność. Kliknij symbol koła zębatego w prawym górnym rogu, aby otworzyć tabelę ustawień własnych. Możesz także posortować listę, klikając nagłówek dowolnej kolumny.

Listę można również sortować, klikając nagłówki kolumn.

Aby uporządkować swoje pojazdy, możesz filtrować je według działów, kierowców lub typów pojazdów. Kliknij ikonę filtra w nagłówku listy pojazdów, aby otworzyć menu filtra. Aby uzyskać więcej informacji o działach – Więcej informacji znajdziesz tutaj “How do I use Departments?”

  • Uwaga: Jeśli dodajesz pojazd po raz pierwszy, ta lista będzie zawierać tylko numery seryjne. Zalecamy postępowanie zgodnie z instrukcją konfiguracji systemu.

Kliknij dowolny pojazd, aby otworzyć menu po prawej stronie, zawierające szczegóły pojazdu. Domyślnie użytkownik znajduje się w zakładce "Szczegóły". Tutaj możesz zobaczyć i zmienić szczegóły pojazdu - pola są opisane w następujący sposób:

Numer rejestracyjnyNumer rejestracyjny pojazdu
Nazwa pojazdu w systemie ABAXNazwa ułatwiająca rozpoznanie pojazdu (może być widoczna również na mapie)
DziałPrzypisz pojazd do działu. Jeśli nie wprowadzono działów, wybierz nazwę firmy. (Działy wprowadzamy poprzez Ustawienia > Działy)
Data rejestracjiData rejestracji pojazdu, gdy był nowy
Typ pojazduTyp pojazdu
Typ prawnyTyp prawny pojazdu
MarkaMarka pojazdu
ModelModel pojazdu
KolorKolor pojazdu
WagaWaga pojazdu w kg
Numer VINNumer VIN
Dodatkowe informacjeWszelkie dodatkowe informacje, np. gdzie urządzenie jest zamontowane
Rodzaj paliwaRodzaj paliwa
Pojemność silnikaPojemność silnika
SpalanieSpalanie w l/100 km
Emisja CO2Emisja CO2 w g/km

W jaki sposób dodam informacje o przebiegu pojazdu?

Prowadzenie dokładnego odczytu przebiegu dla każdego pojazdu jest przydatne do celów sprawozdawczości i zgodności z przepisami. Zalecamy dodawanie nowego przebiegu przy pierwszej instalacji urządzenia, a następnie co miesiąc.

  • Kliknij menu Triplog a następnie wybierz zakładkę ‘Pojazdy’ https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Kliknij pojazd na liście, aby otworzyć menu po prawej stronie. Kliknij zakładkę "Przebieg".
  • Aby dodać nowy przebieg, należy wybrać "Datę", "Godzinę", wprowadzić "Nowy przebieg" i kliknąć przycisk "Dodaj nowy odczyt".

Uwaga: Jeśli korzystasz z dodatku "Przypomnienie o przebiegu", odczyty przebiegu są aktualizowane automatycznie za każdym razem, gdy kierowca odpowiada na comiesięczną wiadomość SMS.


W jaki sposób dodam informacje o przeglądach, leasingu, ubezpieczeniu i badaniach technicznych?

Przechowywanie danych dotyczących leasingu, ubezpieczenia, serwisowania i przeglądów (MOT) jest przydatne zgodne z przepisami.

  • Kliknij menu Triplog a następnie wybierz zakładkę ‘Pojazdy’ https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Kliknij dowolny pojazd z listy, aby otworzyć menu po prawej stronie. Następnie kliknij odpowiednią kartę.
  • Przegląd floty dla każdej kategorii jest dostępny w formie raportu – dowiedz się więcej tutaj “How do I use reports?”
  • Jeśli chcesz regularnie wyświetlać ten raport, możesz skonfigurować zaplanowany raport – dowiedz się więcej tutaj “How do I use scheduled reports?”
  • Szczegóły leasingu pomogą Ci zminimalizować lub uniknąć opłat za nadmierny przebieg.
  • Wprowadź nazwę firmy leasingowej, dane kontaktowe, datę rozpoczęcia umowy, limit przebiegu, okres leasingowania i przebieg pojazdu. 
  • Szczegóły dotyczące ubezpieczenia pomogą zapewnić, że wszystkie pojazdy są zawsze ubezpieczone.
  • Wprowadź nazwę firmy ubezpieczeniowej, dane kontaktowe, datę rozpoczęcia ubezpieczenia, limit przebiegu, okres ubezpieczenia i przebieg pojazdu.

  • Szczegóły dotyczące przeglądów (MOT) pomogą zapewnić, że wszystkie pojazdy zawsze spełniają normy kontrolne.
  • Wybierz datę w polu "Następna data kontroli" i kliknij przycisk "Potwierdź kontrolę", aby dodać następną kontrolę.
  • Po przeprowadzeniu kontroli należy kliknąć przycisk "Potwierdź kontrolę" i wybrać datę następnej kontroli.

W jaki sposób przypiszę nowego kierowcę do pojazdu?

Jeśli pojazd ma nowego kierowcę, należy zaktualizować system, aby zapewnić dokładność raportów i zgodność z przepisami.

  • Kliknij menu Triplog a następnie wybierz zakładkę ‘Pojazdy’ https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Kliknij dowolny pojazd z listy, aby otworzyć menu po prawej stronie. Następnie kliknij kartę "Kierowca".
  • Kliknij przycisk "x", aby usunąć bieżącego kierowcę.

Automatycznie pojawi się lista dostępnych kierowców. Kliknij kierowcę, którego chcesz przypisać do pojazdu i naciśnij przycisk "Zapisz".


W jaki sposób zaktualizować system, jeśli jednostka została przeniesiona z jednego pojazdu do drugiego?

Jeśli urządzenie zostanie przeniesione z jednego pojazdu do drugiego, konieczna będzie aktualizacja danych systemowych.

  • Kliknij menu Triplog a następnie wybierz zakładkę ‘Pojazdy’ https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Kliknij dowolny pojazd z listy, aby otworzyć menu po prawej stronie. Następnie kliknij kartę "Jednostka ABAX".
  • Kliknij przycisk "Dodaj nowy pojazd", aby utworzyć nowy pojazd i przenieść moduł ABAX do tego nowego pojazdu.

Wypełnij wymagane pola w polu "Dodaj nowy pojazd" i kliknij przycisk "Dodaj pojazd".

  • W następnym kroku można przypisać kierowcę. Kliknij przycisk "Zakończ", aby zakończyć tworzenie nowego pojazdu.

Mapa

Mapa

Sprawdź instrukcję obsługi mapy - kliknij tutaj


Driving Behaviour

Driving Behaviour

Sprawdź instrukcje obsługi ABAX Driving Behaviour- kliknij tutaj


Raporty

Jak efektywnie korzystać z pulpitu?

Pulpit nawigacyjny to pierwszy widok po zalogowaniu się do serwisu. Wystarczy wybrać najbardziej wartościowe widżety dla Twojej firmy, aby uzyskać jednostronicowy przegląd najważniejszych informacji. Każdy administrator w Twojej firmie może dostosować swój własny, unikalny pulpit.

Nazwa widgetuPrzeznaczenie
Przejazdy w ostatnich 30 dniachStatystyki przejazdów w ciągu ostatnich 30 dni.
Przejazdy w tym rokuStatystyki przejazdów w tym roku.
Status modułówZestawienie stanu zasilania i sygnału GPS modułów.
Przejazdy bez kierowcyLiczba przejazdów bez przypisanego kierowcy, w ciągu ostatnich 12 miesięcy.
Wykorzystanie pojazdówStatystyki wykorzystania przejazdów
Ewidencje do sprawdzeniaLista ewidencji czekających na zatwierdzenie.
Przejazdy poza godzinami pracyLiczba przejazdów poza godzinami pracy.
Emisja CO2Statystyki emisji CO2.
Driving behaviour - Podsumowanie flotyŚrednie wyniki wszystkich kierowców za ostatnie 7 dni z przejazdami.
Koszt postojów na włączonym silniku - zestawienie flotyŁączny koszt postojów na włączonym silniku dla całej floty.
Długość postojów na włączonym silniku - zestawienie flotyŁączny czas postojów na włączonym silniku dla całej floty.
Przejazdy w ubiegłym rokuStatystyki przejazdów w ubiegłym roku.
Driving behaviour - Wynik kierowcyKierowcy z najwyższymi i najniższymi aktualnymi wynikami.
  • Kliknij przycisk "Dodaj", aby dodać widżet do pulpitu nawigacyjnego.
  • Kliknij znak "x" w prawym górnym rogu dowolnego widżetu, aby go tymczasowo usunąć.

Jak korzystać z raportów?

  • Z menu rozwijanego wybierz raport, którego chcesz użyć.
  • Sprawdź “What reports are available?” aby uzyskać listę dostępnych raportów i prezentowanych przez nie wartości.
  • Różne raporty będą miały różne pola dodatkowe - wypełnij żądane pola, aby filtrować wyniki raportów.
  • Po zakończeniu kliknij przycisk "Generuj raport".
  • Można wybrać konkretny dział, posortować dowolną kolumnę przez kliknięcie jej tytułu lub wyeksportować dane do formatu PDF, Excel, CSV lub XML.
  • Niektóre raporty są również dostępne jako "raporty zaplanowane" – więcej informacji znajdziesz tutaj “How do I use scheduled reports?”

Jakie raporty są dostępne?

Poniżej znajduje się lista dostępnych raportów i prezentowanych przez nie wartości:

Raport statusuPozwala na wgląd w kluczowe dane każdego z firmowych pojazdów.
Raport przejazdówRaport ten daje wgląd we wszystkie przejazdy odbyte samochodami firmowymi.
Podstawa fakturowaniaRaport pokazuje koszty w odniesieniu do celu, kierowcy, działu lub pojazdu. Możliwe jest też dodanie dodatkowych wydatków związanych z przejazdami, jak opłaty za przejazd płatnymi drogami, transport promem czy opłaty za parkowanie.
Raport powiadomieńSystem monitoruje ponadto m.in. to, kiedy kierowcy aktualizują informacje w rejestrze przejazdów, a także wykrywa niezatwierdzone korzystanie z pojazdu. Dowiedz się więcej tutaj “What notifications are available?”
Raport odległosci (pojazd) W raporcie odległości zawarte są następujące dane: podsumowanie przejechanych odległości według pojazdu oraz działu, liczba przejechanych kilometrów służbowo oraz prywatnie, całkowita liczba przejazdów oraz czas spędzony w samochodzie. 
Raport odległości (kierowca) W raporcie odległości zawarte są następujące dane: podsumowanie przejechanych odległości według pojazdu oraz działu, liczba przejechanych kilometrów służbowo oraz prywatnie, całkowita liczba przejazdów oraz czas spędzony w samochodzie. 
Raport czasu w obszarze Raport ten pokazuje, ile czasu poszczególni pracownicy spędzili w danych strefach, których granice są ściśle określone i wyznaczone przez wirtualne ogrodzenie, tzw. geofence. Dowiedz się więcej tutaj “How do I use areas?”
Raport kosztów paliwaCałkowity koszt paliwa.
Rejestr działań administratoraPrzegląd wszystkich operacji wykonanych na koncie i przez którego administratora.
Raport kierowcyPrzegląd każdego kierowcy korzystającego z pojazdu służbowego i liczba dni, w których korzystał z niego prywatnie.
Status złożonych ewidencjiRaport ten zapewnia wgląd w ewidencje przebiegu złożone przez poszczególnych kierowców.
Raport środowiskowyRaport dostarcza danych, które samochody emitują więcej CO2 od innych, co pozwala podjąć działania zmniejszające emisję i zbędne zużycie paliwa.
Badania techniczneRaport ten zapewnia informacje na temat nadchodzących przeglądów, abyś mógł planować działalność firmy w jak najbardziej efektywny sposób.
Raport ubezpieczeniowyRaport o ubezpieczeniach zapewnia informacje o aktualnym statusie ubezpieczeniowym pojazdów.
LeasingRaport o leasingu zapewnia informacje o aktualnym statusie leasingowym pojazdów.
PrzeglądW łatwy sposób możesz sporządzić plan nadchodzących czynności serwisowych. 
Raport postojówRaport pokazuje czas postojów, zarówno dla całej floty, jak i dla danego przejazdu.
Raport stylu jazdyPrzegląd wyników zachowania na drodze każdego kierowcy w określonym czasie.
Dowiedz się więcej tutaj "What is the ‘Driving score’ report?"
Raport postojów na włączonym silnikuPrzegląd każdego zdarzenia związanego z postojem na włączonym silniku, dla każdego kierowcy w określonym czasie.
Dowiedz się więcej tutaj "What is the ‘Idling’ report?"
Raport zdarzeń podczas jazdyPrzegląd każdego zdarzenia związanego z prowadzeniem pojazdu i jego lokalizacji w określonym czasie.
Dowiedz się więcej tutaj "What is the ‘Driving events’ report?"
Wykorzystanie pojazdówPrzegląd liczby dni, w których pojazd był używany, w stosunku do całkowitej liczby dni roboczych. Raport będzie automatycznie zliczał tylko dni robocze zgodnie z godzinami pracy firmy. Tzn. jeśli nie ustawiono godzin pracy na weekend, dni te nie będą uwzględniane w obliczeniach. Automatycznie nie są również uwzględniane dni wolne od pracy. Dowiedz się więcej tutaj "How do I use Work hours?"

Jak korzystać z raportów zaplanowanych??

Zaplanowane raporty umożliwiają administratorowi automatyczne otrzymywanie raportów, które jeszcze bardziej ułatwiają sprawowanie kontroli. Raporty są wysyłane pocztą elektroniczną i planowane codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Można utworzyć dowolną liczbę zaplanowanych raportów.

  • Otwórz podmenu "Zaplanowane raporty" w menu "Ustawienia"  https://abax.cloud/triplog/settings/schedule
  • Zostanie wyświetlona lista wszystkich bieżących zaplanowanych raportów wraz z ich szczegółami.
  • Kliknij przycisk "Dodaj nowy", aby utworzyć nowy raport zaplanowany
  • Wybierz typ raportu, częstotliwość, e-mail, na który chcesz otrzymywać raporty oraz sposób przedstawiania informacji.

Uwaga: tygodniowe raporty planowe będą dostarczane w poniedziałek, a miesięczne raporty planowe będą dostarczane 1. dnia każdego miesiąca.

  • Po zakończeniu kliknij przycisk "Zapisz". Jeśli popełnisz błąd, po prostu wyłącz okno lub kliknij przycisk "Anuluj".
  • Aby usunąć, wstrzymać lub edytować zaplanowany raport, należy kliknąć go na liście i wprowadzić żądane zmiany.

Ustawienia

Jak korzystać z działów?

Działy służą do porządkowania pojazdów, zasobów i kierowców. Pomagają one w sortowaniu informacji na listach, w raportach i na mapie. Zdecydowanie zalecamy korzystanie z działów.

  • Otwórz podmenu "Działy" w menu "Ustawienia" https://abax.cloud/triplog/settings/departments
  • Zostanie wyświetlona lista wszystkich bieżących działów wraz z ich szczegółami.
  • Kliknij przycisk "Dodaj dział", aby utworzyć nowy dział.
  • Wprowadź "Nazwę" działu i wszelkie inne informacje.
  • Po zakończeniu kliknij przycisk "Zapisz". Jeśli popełnisz błąd, kliknij przycisk "Anuluj".
  • Po stworzeniu działu, możesz dodać kierowcę, pojazd lub inny zasób.
  • Masz możliwość flitrowania według działu.

Jak korzystać z godzin pracy?

Godziny pracy umożliwiają zdefiniowanie okresu, w którym pojazdy służbowe są używane. Dzięki temu można tworzyć raporty wskazujące przejazdy poza ustalonymi godzinami pracy, które mogą być niedozwolone. Dzięki temu można mieć pewność, że pojazdy są wykorzystywane zgodnie z przepisami.

W przypadku pojazdów prywatnych kierowca musi sam ustalić godziny pracy. Kierowca nie będzie widoczny na mapie, dopóki nie potwierdzi swoich godzin pracy - ma to na celu zapewnienie, że kierowca nie pojawi się na mapie, gdy odbywa prywatną podróż, co naruszałoby jego prawo do prywatności.

  • Otwórz podmenu "Godziny pracy" w menu "Ustawienia"  https://abax.cloud/triplog/settings/workhours
  • Kliknij dowolny dzień, aby dodać godziny pracy - Możesz dodać godziny pracy dla każdego dnia lub skorzystać z opcji dodawania wielu dni za jednym razem.
  • Po zakończeniu kliknij przycisk "Zapisz". Jeśli popełnisz błąd, kliknij przycisk "Anuluj".

Wskazówka: Użyj filtra "Poza godzinami pracy" w "Raporcie podróży", aby wyświetlić wszystkie podróże, które odbywają się poza zdefiniowanymi godzinami pracy. Ten raport można również skonfigurować jako raport zaplanowany.


Jak korzystać z listy celów przejazdów?

Lista celów jest używana w przypadku, gdy w Twojej flocie są kierowcy, którzy są zobowiązani do wypełniania wniosków o rozliczenie ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka). Umożliwia ona utworzenie listy celów przejazdów służbowych, z której kierowca może wybrać jeden. To z kolei skraca czas administracji i pomaga utrzymać spójność raportów.

  • Otwórz w menu "Ustawienia" a następnie "Cele przejazdów" https://abax.cloud/triplog/settings/workhours
  • Zostanie wyświetlona lista wszystkich bieżących celów i ich szczegółów.
  • Kliknij "Dodaj nowy", aby utworzyć nowy cel.
  • Wybierz dział i wprowadź "Cel".
  • Po zakończeniu kliknij przycisk "Zapisz". Jeśli popełnisz błąd, po prostu wyłącz okno lub kliknij przycisk "Anuluj".
  • Pozycje dodane do listy celów będą teraz wyświetlane dla kierowcy podczas wypełniania cyfrowego formularza przebiegu (tzw. kilometrówka).
  • Aby usunąć lub edytować cel, kliknij go na liście i wprowadź odpowiednie zmiany.

Jak korzystać z ustawień firmowych?

Ustawienia firmy umożliwiają dostosowanie niektórych opcji administratora.


Autorates

Autorates are used if you have company cars, pool cars and/or grey fleet cars on a mileage claim system within your fleet. The fuel rate of a business mile depends on the vehicles fuel type and engine cc and is outlined by HMRCs advisory fuel rates (AFRs). AFRs update once a quarter, so manually following fluctuations, thresholds and drivers switching vehicles can be a longwinded and challenging process. Autorates makes this process automatic, simple and digital. The Autorates feature allows you to create vehicle and driver specific fuel rates that follow HMRCs quarterly updates and automatically calculate thresholds and vehicle swaps. Set up once and let the system do the hard work for you.

To create a new Autorate, go the the Autorates submenu under the Settings menu. By default, HMRC AFRs are used - if your company does not use AFRs, you can also set your own static fuel rates at company, department and driver levels. To update a fuel rate, click New autorate and select the type of rate, the start date (which can be backdated) and the new rate in /miles. When finished, press Save. This new rate will now be used in calculating digital mileage claims.


Przejazdy

Jak uzyskać szczegółowe informacje o przejazdach w mojej flocie?

Zakładka "Przejazdy" zapewnia rozbudowaną funkcję wyszukiwania wszystkich przejazdów służbowych odbytych przez flotę. Ze względu na ochronę prywatności, przejazdy prywatne nie będą wyświetlane na liście, a przejazdy służbowe odbywane pojazdami prywatnymi nie będą wyświetlane do czasu przesłania przez kierowcę eiwidencji przebiegu (tzw. kilometrówkę).

Zakładka "Przejazdy" umożliwia szybkie wyszukiwanie przejazdów w danym dniu, godzinie, a nawet wyświetlanie tras na mapie.

  • Otwórz w menu "Triplog" a następnie "Przejazdy" https://abax.cloud/triplog/triplog/trip
  • Prawdopodobnie Twoi kierowcy odbywają wiele przejazdów służbowych, dlatego aby zawęzić zakres wyszukiwania, możesz wprowadzić kryteria, takie jak okres, pojazd, kierowca, wydział, numer rejestracyjny lub dodać filtr, np. czas przejazdu, czy przejazd odbył się poza godzinami pracy, czy przejazd nie ma celu lub czy chcesz wyświetlić tylko pierwszy i ostatni przejazd w ciągu dnia.
  • Kliknij przycisk "Szukaj", gdy będziesz gotowy..
  • Każdy przejazd będzie zawierać wszystkie informacje zgodne z przepisami podatkowymi: kierowca, data rozpoczęcia i data zakończenia podróży, adres początkowy i adres końcowy, odległość przejazdów, czas trwania przejazdu i cel przejazdu (jeśli dotyczy).

Uwaga: Pole celu może zostać wypełnione automatycznie, jeśli utworzono obszary. Dowiedz się więcej tutaj “How do I use areas?”

  • Ikona wskazuje na przejazd słuzbowy.
  • Ikona wskazuje na przejazd poza godzinami pracy.
  • Ikona   wskazuje, że przejazd odbył się poza godzinami pracy i jest bezcelowy.
  • Ikona oznacza, że przejazd jest zablokowany i nie można go edytować.
  • Kliknięcie przejazdu spowoduje wyświetlenie dalszych informacji, w tym opcji wyświetlenia "Przejazdy na mapie". Można tu zobaczyć trasę przejazdu i kliknąć dowolny znacznik GPS, aby uzyskać informacje, w tym lokalizację i prędkość. Możesz przesuwać, przybliżać i oddalać widok lub przeciągnąć żółtego ludzika w wybrane miejsce, aby przełączyć się na widok Google Street View.

Jeśli kierowcy zarządzają swoimi przejazdami na potrzeby rozliczenia kilometrów służbowych (tzw. kilometrówka) - mogą połączyć dwa przejazdy w jeden, aby uprościć skomplikowane przejazdy, np. jeśli zatrzymanie się po paliwo w połowie przejazdu spowodowało utworzenie dwóch przejazdów. Na wszystkich listach przejazd standardowy jest oznaczona ikoną natomiast połączony przejazd jest wskazywana przez ikonę .
Aby rozwinąć wszystkie części połączonych przejazdów kliknij raz odpowiednią przejazd.


Obszary

Jak korzystać z obszarów?

jeśli często odwiedzasz pewne miejsca - np. swoich klientów, stacje benzynowe lub place budowy - możesz utworzyć i nazwać obszar na mapie nad tą lokalizacją, aby usprawnić raportowanie. Oto kilka przykładów wykorzystania obszarów:

Na liście przejazdów w polu celu automatycznie pojawią się obszary, jeśli przejazd rozpoczyna się lub kończy w obrębie utworzonego obszaru. Np. "Plac magazynowy #1"

W raporcie "Czas w obszarze" można zobaczyć przegląd czasu spędzonego w każdym obszarze - jest to doskonałe rozwiązanie do wystawiania faktur lub sprawdzania wydajności.

Dowiedz się więcej tutaj “How do I create, edit and delete an area?”


Jak utworzyć, edytować lub usunąć obszar?

  • Otwórz zakładkę "Administracja obszarami" w menu "Triplog" https://abax.cloud/triplog/triplog/area
  • Aby utworzyć nowy obszar, wyszukaj na mapie miejsce, w którym chcesz go umieścić, następnie naciśnij przycisk ‘Utwórz obszar’.
  • Wybierz opcję koła, wielokąta lub prostokąta w górnej części mapy i narysuj swój obszar - postaraj się być jak najdokładniejszy.
  • Wprowadź nazwę obszaru i kliknij przycisk "Zapisz". Jeśli popełnisz błąd, kliknij przycisk "Anuluj".

Uwaga: w większości przypadków najlepiej jest pozostawić pole "Adres" puste - zalecamy dodawanie adresu tylko wtedy, gdy nie można go znaleźć, np. w przypadku nowo wybudowanego osiedla.

  • Aby edytować lub usunąć obszar, wybierz go z listy "Obszary" lub kliknij na obszar bezpośrednio na mapie.
  • Aby dokonać edycji, kliknij przycisk "edytuj obszar" - możesz edytować tylko nazwę lub adres obszaru; jeśli granice są nieprawidłowe, powinieneś usunąć obszar i utworzyć nowy.
  • Aby usunąć obszar, kliknij przycisk "Usuń", a następnie "Tak" w wyskakującym okienku. Po usunięciu nie można go odzyskać.

Uwaga: Nowy obszar będzie działać tylko w przypadku przyszłych przejazdów i nie będzie mieć wstecznej daty. Podobnie usunięcie lub edycja obszaru nie spowoduje zmiany istniejących przejazdów lub raportów.


Powiadomienia

Jak ustawić powiadomienia?

Powiadomienia informują administratora o tym, że coś jest nie tak, jak być powinno, lub że został przekroczony próg według zadanych kryteriów. System wyświetli liczbę nieobsłużonych powiadomień w postaci czerwonej liczby nad ikoną menu powiadomień. Ponieważ wiele powiadomień jest krytycznych z punktu widzenia czasu, można skonfigurować alerty za pomocą wiadomości SMS i/lub e-mail.

  • Otwórz w menu ‘Powiadomienia’ https://abax.cloud/triplog/notification/settings
  • Dostępne powiadomienia są wymienione na liście - dowiedz się więcej tutaj “What notifications are available?”
  • Kliknij dowolne powiadomienie, aby dodać adres e-mail i/lub numer telefonu komórkowego.
  • Jeśli kryteria zostaną spełnione, otrzymasz powiadomienie, np. jeśli skonfigurujesz powiadomienie "Przejazd bez kierowcy", za każdym razem, gdy przejazd odbędzie się pojazdem bez przypisanego kierowcy, otrzymasz wiadomość e-mail i/lub SMS umożliwiającą szybkie działanie w celu rozwiązania problemu.
  • Więcej informacji tutaj “How do I handle notifications?”

Które powiadomienia są dostępne?

Ponad 10% różnica pomiędzy przejechaną a zmierzoną odległościąPowiadomienie wysyłane w przypadku, gdy różnica pomiędzy zmierzoną a przejechaną odległością wyniesie ponad 10%. Może to oznaczać, że urządzenie zostało odłączone a przejazdy nie zostały zarejestrowane w pełni.
Wysoka prędkośćMaksymalną prędkość można określić w ‘Powiadomienie w przypadku przekroczenia maksymalnej prędkości’ w oknie ‘Ustawienia powiadomień’. Jeśli status powiadomienia jest ’Aktywowany’, system wyśle informację, gdy zarejestruje prędkość przejazdu przekraczającą określony limit.
Utracono kontaktPowiadomienie wysyłane, gdy w przeciągu 3 dni, nie zostanie zarejestrowana pozycja GPS. Powiadomienie zniknie natychmiast po zarejestrowaniu nowej pozycji.
Utracono źródło zasilaniaPowiadomienie wysyłane, gdy moduł straci zasilanie. Moduł ma wbudowany zapasowy akumulator, wystarczający na podtrzymanie jego pracy na wypadek utraty głównego zasilania z akumulatora.
Brak nowych przejazdów od 14 dniPowiadomienie wysyłane w przypadku, gdy pojazd nie zarejestruje przejazdów w przeciągu ponad 14 dni. Powiadomienie zniknie natychmiast po zarejestrowaniu kolejnego przejazdu.
Brak nowych przejazdów od 7 dniPowiadomienie wysyłane w przypadku, gdy pojazd nie zarejestruje przejazdów w przeciągu ponad 7 dni. Powiadomienie zniknie natychmiast po zarejestrowaniu kolejnego przejazdu.
Przejazd bez kierowcyPowiadomienie informuje o wykonanym przejeździe bez przypisanego kierowcy. Ma to znaczenie jeśli prowadzisz ewidencję dla celów VAT.

Jak obsługiwać powiadomienia?

Ważne: Aby móc otrzymywać kolejne powiadomienia tego samego typu, należy obsługiwać bieżące powiadomienia. Np. jeśli kierowca A przekroczy ograniczenie prędkości w dniu 1 i powiadomienie nie zostanie obsłużone, nie będą wysyłane kolejne powiadomienia, nawet jeśli kierowca A ponownie przekroczy ograniczenie prędkości w dniu 2.

  • Gdy nad ikoną menu powiadomień pojawi się czerwona liczba, oznacza to, że masz powiadomienia, które wymagają obsługi.
  • Otwórz "Powiadomienia" w menu "Powiadomienia" https://abax.cloud/triplog/notification/list
  • W sekcji "Nowe powiadomienia" wszystkie nieobsługiwane powiadomienia są uszeregowane od najstarszego do najnowszego, ale listę można sortować, klikając tytuł dowolnej kolumny.
  • Aby obsłużyć powiadomienie, kliknij je na liście.
  • W polu "Komentarz" dodaj wszelkie istotne uwagi i kliknij przycisk "Oznacz jako załatwione". Jeśli popełnisz błąd, po prostu wyłącz okno lub kliknij przycisk "Anuluj".
  • Możesz także obsłużyć wszystkie powiadomienia, używając przycisku "Oznacz wszystkie powiadomienia jako obsłużone" w prawym górnym rogu. Spowoduje to rozpatrzenie wszystkich powiadomień z listy. Jeśli jednak zdecydujesz się na obsługę powiadomienia, a pierwotny problem nie został naprawiony, z czasem powiadomienie pojawi się ponownie.

Jak mogę znaleźć listę obsługiwanych i nieobsługiwanych powiadomień??

  • Otwórz "Powiadomienia" w menu "Powiadomienia" https://abax.cloud/triplog/notification/list
  • W sekcji "Wszystkie powiadomienia" znajduje się narzędzie do wyszukiwania, które umożliwia wyszukanie wszystkich obsłużonych i nieobsłużonych powiadomień, które użytkownik otrzymał.
  • Lista może być długa, więc użyj opcji, aby zawęzić wyniki i kliknij przycisk "Szukaj", gdy będziesz gotowy.
  • Można wybrać konkretny dział, posortować dowolną kolumnę przez kliknięcie jej tytułu lub wyeksportować dane do formatu PDF, Excel, CSV lub XML.

Przesłane ewidencje

Przesłane ewidencje

Zakładkę ‘Przesłane ewidencje’ znajdziesz pod menu Triplog. Zakładkę tę używa się jeśli pojazdy są udostępniane osobom niebędącym pracownikami podatnika, lub jeśli wymagane jest składanie przez pracowników podpisanych ewidencji (również tych za samochody służbowe używane prywatnie), a także jeśli pracownik rozlicza kilometrówkę za jazdy służbowe wykonane pojazdem prywatnym.

Przesłane ewidencje zawierają listę wszystkich ewidencji przesłanych przez kierowców. Raporty te zgodnie z przepisami o dowodach księgowych, są przechowywane przez 6 lat. Raporty posortowane są wg nazwiska kierowcy. Klikając na nazwisko, otwieramy listę przesłanych dotychczas ewidencji.


Zgłoszone ewidencje

Podmenu "Złożone ewidencje" znajduje się w menu Triplog, ale jest używane tylko wtedy, gdy kierowcy są zobowiązani do składania cyfrowych wniosków o rozliczenie przebiegu.

Zgłaszane ewidencje zawierają bazę danych wszystkich historycznych zgłoszeń cyfrowego przebiegu kilometrów. Raporty są przechowywane przez okres do sześciu lat w celu zachowania zgodności z przepisami. Raporty są posortowane według kierowców. Kliknięcie na kierowcę spowoduje rozwinięcie raportu w celu uzyskania przeglądu złożonych wniosków w porządku malejącym. Klikając na poszczególne raporty, można zobaczyć wszystkie powiązane informacje.


Inne

Funkcja wyświetla pojazdy poruszające się w wybranym obszarze w określonym przedziale czasu.

  • Otwórz "Wyszukiwarkę miejsc", która znajduje się w menu Triplog. https://abax.cloud/triplog/triplog/spot
  • Umieść podświetlony okrąg nad obszarem, który chcesz sprawdzić - Aby pomóc, możesz użyć czerwonego znacznika do przeciągnięcia okręgu oraz czarnych znaczników po obu stronach, aby dostosować rozmiar podświetlonego obszaru.
  • Po ustawieniu wybierz datę w lewym górnym rogu - możesz także zawęzić wyniki, korzystając z pola wyszukiwania.
  • Gdy będziesz gotowy, kliknij przycisk "Szukaj" - jeśli przeszukujesz duży obszar, ładowanie wyników może potrwać kilka minut.
  • W wynikach zostanie wyświetlona trasa wszystkich pojazdów w podświetlonym obszarze w ustawionych godzinach pracy.
  • Kliknij na symbol odtwarzania, aby odtworzyć cały dzień - w każdej chwili możesz wstrzymać i powtórzyć odtwarzanie.
  • Jeśli chcesz jeszcze bardziej zawęzić wyniki, spróbuj usunąć wszystkie pojazdy, używając znaku "x" w oknie "wybrany pojazd" lub ustawiając suwak czasu. Jeśli jednak chcesz zmienić datę lub podświetlony obszar, musisz ponownie rozpocząć wyszukiwanie.
  • Jeśli opuścisz stronę wyszukiwania miejsc, kryteria wyszukiwania zostaną zresetowane.

Co to są "tagi"?

"Tagi" umożliwiają opisywanie pojazdów za pomocą słów kluczowych, co ułatwia filtrowanie i dostosowywanie raportów lub pojazdów na mapie. Dodawanie znaczników to prosty i szybki sposób na zwiększenie możliwości i elastyczności systemu.

  • Otwórz "Pojazdy" w menu Triplog https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Kliknij na pojazd i znajdź sekcję "Znaczniki".
  • Wpisz opisowy znacznik w polu i kliknij przycisk "Dodaj". Powtórz czynność tyle razy, ile potrzebujesz.

Nasza rada: Bądź kreatywny, możesz dodać tagi oparte na typie paliwa: benzyna, olej napędowy lub elektryczny, typie pojazdu: samochód, furgonetka, samochód ciężarowy, a nawet na cechach pojazdu: pompa, drabina, podnośnik.


Jak zaktualizować hasło do administratora?

  • Otwórz menu "Zmień hasło" w meny Profil https://abax.cloud/triplog/profile/change-password
  • W podanych polach wpisz stare i nowe hasło.
  • Hasło musi składać się z co najmniej 8 znaków i zawierać co najmniej jedną cyfrę, jedną wielką i jedną małą literę.
  • Kliknij przycisk "Zmień hasło", aby zapisać wprowadzone zmiany.


Wyślij SMS do kierowcy

Podmenu Wyślij SMS do kierowcy znajduje się w menu Triplog. Umożliwia ono wysłanie wiadomości SMS do kierowcy lub grupy kierowców. Wybierz z listy kierowcę lub kierowców, do których chcesz wysłać wiadomość SMS, napisz wiadomość i naciśnij Wyślij wiadomość w prawym górnym rogu.