Knowledge base > Brukerveiledninger > Kjørebok

Kjørebok - Brukerveiledning

INDEX


Installasjon

Dette er en brukerveiledning. Trenger du en installasjonsguide i stedet? Trykk her for installasjonsguider.


Førere

Hvordan oppretter jeg en ny fører?

  • Åpne menyen ‘Førere’ under menyen ‘Triplog’ https://abax.cloud/triplog/triplog/driver
  • Her vil du se en oversikt over alle førerne som er koblet til brukeren din. Hvis du ønsker å legge til en fører for første gang vil listen være tom. Vi anbefaler deg å følge set-up guiden inne i systemet.
  • For å opprette en ny fører, trykk på ‘Opprett ny fører’ knappen øverst til høyre, og fyll ut relevant informasjon:
NavnNavnet til føreren av bilen
TelefonnummerMobilnummeret til føreren av bilen
HjemlandHvor føreren befinner seg
AvdelingAvdelingen som føreren tilhører.
Gå til ‘Hvordan bruker jeg avdelinger?’ for mer informasjon.
SkattekommuneFyll ut hvilken skattekommune føreren tilhører
BrukernavnEt unikt brukernavn for føreren.
PassordFørere kan få tilgang til sitt eget grensesnitt og Driver appen hvor de kan få tilgang til en rekke tjenester. De kan blant annet administrere sine egne turer og få tips til føreradferd.

Hvis en fører ikke trenger tilgang til sitt eget grensesnitt kan du la passord-feltet stå tomt.

Hvis føreren trenger tilgang og du ikke har lagt inn et telefonnummer må du opprette et passord manuelt.

Hvis føreren trenger tilgang og du har lagt til et mobilnummer, trykk på ‘Lagre’ og deretter trykk på ‘Send passord’. Systemet vil sende en SMS til førere med instruksjoner om pålogging.
  • Når all relevant informasjon er lagt inn, avslutt med ‘Lagre’ øverst i høyre hjørne. Dersom du har gjort en feil, trykk utenfor vinduet eller trykk på ‘Lukk’.
  • En ny fører vil dukke opp i listen over førere som ikke er koblet kjøretøy helt til de blir koblet til et kjøretøy.
ABAX Triplog Dashboard

Historiske førere

Historiske førere finner du i menyen ‘Triplog’. Denne listen inneholder førere som har blitt opprettet i systemet, men deretter har blitt slettet og som ikke er koblet til et kjøretøy. Listen inneholder også tidligere ansatte som har sluttet i selskapet, men som man allikevel trenger å beholde informasjonen til av skattemessige grunner.

Hvis en fører har blitt slettet ved et uhell kan du gjenopprette dem ved å velge dem og deretter trykke på OK.


Hvordan oppretter jeg et nytt passord for en fører?

  • Åpne menyen ‘Førere’ i menyen ‘Triplog’ https://abax.cloud/triplog/triplog/driver
  • Trykk på føreren som trenger et nytt passord.
  • Trykk på ‘Send passord’ – Systemet vil da sende en link til føreren med instruksjoner om å endre passord.

Kjøretøy

Hvordan legger jeg til et kjøretøy?

Du kan tilpasse listen over kjøretøy ved å huke av eller fra kolonnene du ønsker å se og for å endre rekkefølgen. Trykk på tannhjulet øverst til høyre for å tilpasse listen.

Du kan også sortere listen ved å trykke på overskriftene til kolonnene.

  • Listen vil vise deg en oversikt over alle kjøretøyene som er koblet til din bruker.
  • Hvis du skal legge til et kjøretøy for første gang anbefaler vi at du bruker set-up guiden inne i systemet.
  • Trykk på en rad som har et ABAX serienummer uten detaljer om kjøretøyet, og legg til følgende informasjon:
  • Reg. nr, modell, type, navn på kjøretøyet, bompengeprofil, type kjøretøy og valgt fører. Gå til ‘Hvordan administrerer jeg mine kjøretøy?’ for mer informasjon.

NB: Du må forsikre deg om at serienummeret til ABAX-enheten er riktig i forhold til detaljene for kjøretøyet.

  • Når du er ferdig, trykk på ‘Lagre’. Dersom du har gjort en feil eller ikke ønsker å lagre; trykk utenfor vinduet eller trykk på ‘Lukk’.

Hvordan administrerer jeg mine kjøretøy?

  • Du kan tilpasse listen over kjøretøy ved å huke av eller fra kolonnene du ønsker å se og endre rekkefølgen. Trykk på tannhjulet øverst til høyre for å tilpasse listen.
  • Du kan også sortere listen ved å trykke på overskriftene til kolonnene.
  • Du kan filtrere kjøretøyene basert på avdeling, fører og type kjøretøy. Trykk på ikonet for filtrering i kjøretøyslisten for å åpne filter-menyen. For mer informasjon om avdelinger, gå til ‘Hvordan bruker jeg avdelinger?

NB: Hvis du legger til en fører for første gang vil listen bare inneholde nummer. Vi anbefaler at du bruker set-up guiden inne i systemet.

Trykk på hvilket som helst kjøretøy for å åpne menyen til høyre med kjøretøysdetaljer. Du vil automatisk komme inn på fanen med ‘Detaljer’. Her kan du se og endre kjøretøysdetaljer – alle feltene er beskrevet nedenfor:

Registreringsnummer for kjøretøyetReg.nr.
Kjøretøyets navn i ABAX-systemetNavnet på kjøretøyet som vises i kartet
AvdelingKjøretøyets avdeling – Gå til ‘Hvordan bruker jeg avdelinger?’ for mer informasjon
1. gangs registrertDatoen kjøretøyet ble registrert som ny
KjøretøystypeOm kjøretøyet er en firmabil, yrkesbil eller privatbil
MerkeMerket på kjøretøyet
ModellModellen til kjøretøyet
FargeFargen til kjøretøyet
VektHvor mye kjøretøyet veier i kg
KommentarEkstra informasjon, som for eksempel hvor ABAX-enheten er montert
DrivstofftypeHvilken type drivstoff kjøretøyet bruker
MotorstørrelseStørrelse på motor i CC
DrivstoffsforbrukHvor mye drivstoff kjøretøyet bruker i liter per 100 km
CO2 utslippHvor mye CO2-utslipp kjøretøyet har i g/km

Hvordan fører jeg inn kilometerstand?

Bilens kilometerstand skal i henhold til Skatte-ABC avleses og føres inn i kjøreboken en gang i måneden. Vi anbefaler også at du fører inn kilometerstanden på kjøretøyet når du installerer kjøreboken for første gang.

  • Gå til ‘Kjøretøy’ i menyen ‘Triplog’ https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Trykk på kjøretøyet du ønsker i listen over kjøretøy for å åpne menyen til høyre. Gå til ‘Kilometerstand’.
  • For å legge inn en ny kilometerstand, gå til ‘Kilometerstand’ og fyll inn ‘Dato’, ‘Tid’ og legg inn ny avlesning under ‘Ny kilometerstand’.

NB: Hvis du velger å bruke varsler for kilometerstand kan kilometerstanden oppdateres automatisk ved at førere svarer på en månedlig SMS.


Hvordan legger jeg til eller endrer informasjon om leasing, forsikring, service og EU-kontroll?

Riktig informasjon for leasing, forsikring, service og vedlikehold og EU-kontroller gir deg bedre oversikt når det kommer til rapportering og skatt.

  • Du kan få en oversikt over hele flåten i en rapport for hver kategori. Gå til ‘Hvordan bruker jeg rapporter?’ for mer informasjon.
  • Hvis du ønsker å motta regelmessige rapporter kan du sette opp periodiske rapporter for de forskjellige kategoriene. Gå til ‘Hvordan bruker jeg periodiske rapporter?’ for mer informasjon.
  • Detaljer om leasing er nyttige for å minimere eller unngå ekstra kostnader når det kommer til skatt. En leasingrapport gir deg en god oversikt over din bilpark og nåværende leasingstatus.
  • Legg inn navn på leasingselskapet, avtalenummer, startdato, avtalt kjørelengde, avtaleperiode og kilometerstand ved start av leasingavtalen.
  • Riktige detaljer rundt forsikring vil forsikre deg om at alle kjøretøy alltid er forsikret. En forsikringsrapport gir deg en oversikt over din bilpark og nåværende forsikringsstatus.
  • Legg inn navn på forsikringsselskap, avtalenummer, startdato, kjørelengde, forsikringsperiode, kilometerstand ved start av forsikringsavtale og dekning.  

  • Detaljer om EU-kontroll vil hjelpe deg med å ikke glemme når neste EU-kontroll er, og dermed vil du alltid møte standarden for EU-kontroll. En rapport for EU-kontroll gir en god oversikt over din bilpark og kommende EU-kontroller. 
  • Etter du har hatt en EU-kontroll, trykk på ‘Bekreft kontroll’ og legg inn dato for neste EU-kontroll under ‘Neste EU-kontroll’.
  • Lag en serviceplan ved å legge inn dato og kilometerstand for siste service. Deretter legger du inn intervall (dato/km) mellom servicene dine for automatisk varsling.
  • Du kan velge mellom varsel på SMS eller e-post for neste service.  
  • Servicerapporten gir deg oversikt over bilparken og serviceintervaller. Rapporten kan filtreres for å vise kommende service om enten 1, 2 eller 3 måneder. 

Hvordan endrer jeg valgt fører for et kjøretøy?

Hvis et kjøretøy får en ny fører må du oppdatere systemet for å få riktig rapportering og skatteinformasjon.

  • Gå til ‘Kjøretøy’ i menyen ‘Triplog’ https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Trykk på kjøretøyet du ønsker i listen over kjøretøy for å åpne menyen til høyre. Gå til fanen ‘Fører’.
  • Trykk på ‘x’ for å fjerne føreren som allerede er koblet til kjøretøyet.

En liste over førere som ikke allerede er koblet til et kjøretøy vil dukke opp automatisk. Trykk på den føreren du ønsker å tildele kjøretøyet og trykk på ‘Lagre’.


Hvordan oppdaterer jeg systemet dersom jeg har flyttet kjøreboken fra et kjøretøy til et annet?

Hvis du har flyttet enheten til et nytt kjøretøy må du oppdatere detaljene om kjøretøyet i systemet.

  • Gå til ‘Kjøretøy’ i menyen ‘Triplog’ https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Trykk på kjøretøyet du ønsker i listen over kjøretøy. I menyen til høyre, gå til fanen ‘ABAX-enhet’.
  • Trykk på ‘Legg til nytt kjøretøy' for å opprette et nytt kjøretøy og flytte ABAX-enheten til det nye kjøretøyet.
  • Fyll ut relevant informasjon i skjemaet ‘Legg til nytt kjøretøy’ og deretter trykk på ‘Legg til kjøretøy’.
  • Deretter kan du legge til valgt fører. Trykk på ‘Ferdig’ for å lagre det nye kjøretøyet.

Kart

Kart

For å se brukerveiledning for kart, trykk her.


Føreradferd

Føreradferd

For å se brukerveiledning for føreradferd, trykk her


Rapporter

Hvordan kan jeg bruke ABAX Dashboard effektivt?

ABAX Dashboard, eller skrivebordet, er det første du ser når du logger deg inn i ABAX-systemet. Her kan du velge hvilke moduler som er mest verdifulle for din bedrift og få en kjapp oversikt over bedriftens viktigste informasjon med en gang du logger inn. Alle administratorer i bedriften har sitt eget skrivebord som de kan tilpasse etter hva de ønsker å fokusere på. 

ModulFormål
Turer siste 30 dagerOversikt som skiller privatreiser og yrkesreiser. Viser total kilometer per turtype de siste 30 dager. Dette er en snarvei til menypunktet "Turer".
Turer dette åretOversikt som skiller privatreiser og yrkesreiser. Viser total kilometer per turtype inneværende år. Dette er en snarvei til menypunktet "Turer".
Status enhetOversikt over enhetens strømstatus og GPS-status
Turer uten førerOversikt for å påse at alle turer har en fører, både for kontroll, men også for å ivareta skattereglene.
Utnyttelse kjøretøyOversikt som hjelper deg med å sikre en god utnyttelse av bilparken. Dette er en snarvei til menypunktet "Rapporter" og "Utnyttelse av kjøretøy".
Kjørebøker til godkjenningOversikt over alle kjørebøker til godkjenning. Dette gjør det enklt å holde oversikt og ikke gå glipp av en kjørebok som skal godkjennes. Dette er en snarvei til hver enkelt kjørebok.
Turer utenfor normal arbeidstidAntall turer som er kjørt utenfor normal arbeidstid og uten formål de siste 30 dager.
CO2 utslippOversikt over CO2-utslipp som bidrar til bevisstgjøring og støtter miljøtiltak i bedriften, samt en snarvei til ‘Miljørapporten’.
Oversikt føreradferd bilparkenGjennomsnittlig førerpoeng for alle førere de siste 7 dager med aktiv kjøring.
Kostnader tomgangskjøring bilparkenSe kostnader for tomgangskjøring for den siste uken, måneden eller det siste året, samt en snarvei til ‘Tomgangsrapporten’.
Tomgangskjøring bilparkenSe total tomgangskjøring for den siste uken, måneden eller det siste året, samt en snarvei til ‘Tomgangsrapporten’.
Turer siste åretOversikt som skiller privatreiser og yrkesreiser. Viser total kilometer per turtype for fjoråret. Dette er en snarvei til menypunktet "Turer".
Poeng føreradferdEn poengoversikt for hvem som har best og dårligst poeng for føreradferd i bedriften.
  • Trykk på ‘Legg til’ for å legge til moduler til skrivebordet.
  • Trykk på ‘x’ øverst til høyre på en modul for å fjerne den.

Hvordan bruker jeg rapporter?

  • Velg hvilken rapport du ønsker å bruke fra menyen.
  • Gå til ‘Hvilke rapporter er tilgjengelige?’ for å se en liste over alle rapporter og verdien de kan ha for din bedrift.
  • Rapportene har forskjellige felter avhengig av hvilken rapport du velger – fyll ut relevant informasjon for å filtrere resultatene i rapporten.
  • Trykk på ‘Generer rapport’ når du er ferdig.
  • Du kan velge en spesifikk avdeling, sortere kolonene ved å trykke på overskriftene til kolonene eller eksportere data som en PDF, Excel, CSV or XML.
  • Noen rapporter kan du også motta som periodiske rapporter – gå til ‘Hvordan bruker jeg periodiske rapporter?’ for mer informasjon.

Hvilke rapporter er tilgjengelige?

Nedenfor kan du se alle rapportene som er tilgjengelige og hvilken verdi de kan ha for din bedrift:

StatusrapportDenne rapporten viser en oversikt over nøkkeldata for hvert kjøretøy. I fritekstfeltet kan man velge å søke på en spesifikk avdeling dersom man ønsker det.
TurrapportTurrapporten viser oversikt over alle turer som er kjørt totalt for flåten, per avdeling og per ansatt. Her kan du få samme informasjon som fra undermenyen, men du kan også eksportere turer.
FakturagrunnlagDenne rapporten kan brukes til å fakturere kunder for faktisk kjøring og utgifter på turen. Velg ønsket sats og du vil få oversikt over hvor mye som skal faktureres per tur, formål, avdeling mm. Rapporten kan filtreres etter dato eller du kan søke etter rapporter.
VarselrapportVarselrapporten viser antall varsler som er mottatt fra systemet per bruker og avdeling.
Gå til 'Hvilke varsler er tilgjengelige?' for mer informasjon.
Kjørelengderapport (Kjøretøy)Kjørelengderapporten viser antall kilometer kjørt privat, antall private turer, kjørelengde næringsturer, total kjørelengde, antall turer totalt og tid brukt i bil. Rapporten kan filtreres etter dato eller du kan søke i rapporten.
Kjørelengderapport (Fører)Kjørelengderapporten viser hvilke biler som er kjørt, og viser antall kilometer kjørt privat, antall private turer, kjørelengde næringsturer, total kjørelengde, antall turer totalt og tid brukt i bil.
Tid i område rapportDenne rapporten viser timer brukt i hvert område per ansatt. Rapporten kan filtreres etter dato eller du kan søke i rapporten.
Gå til “Hvordan bruker jeg områder?” for mer informasjon.
TurstopprapportViser detaljert turrapport for hver fører, inkludert stopptid mellom turer. Privatturer skjermes ved at administrator ikke ser adresser.
Administrator bruksloggI denne rapporten får du en oversikt over bruk og hvilken bruker som har gjennomført en tur. Rapporten kan filtreres etter dato eller du kan søke i rapporten.
Sjåfør rapportHer får du oversikt over når førere skal levere kjørebok, og du kan se om de har blitt levert til tiden for riktig tidsperiode.
Status leverte kjørebøkerOverview on when employees are required to complete digital mileage claims (aka triplog) to verify they have been submitted on time and for the correct date range.
MiljørapportOversikt over hvor mye CO2-utslipp per kjøretøy og en sammenligning med året før.
Gå til 'Hva er rapporten «Tomgang rapport»?' for mer informasjon.
EU-kontroll statusOversikt over oppkommende og gjennomførte EU-kontroller.
ForsikringsrapportOversikt over alle forsikringsdetaljer.
Leasing rapportOversikt over alle leasingdetaljer.
Service rapportOversikt over alle service detaljer og gjennomsnittlig kjørte km per mnd.
Føreradferdpoeng rapportOversikt over hver sjåfør sin føreradferd over en bestemt tidsperiode.
Gå til 'Hva er rapporten «Førerpoeng»?' for mer informasjon.
Tomgang rapportOversikt over all tomgangskjøring per sjåfør over en bestemt periode.
Gå til 'Hva er rapporten «Tomgang rapport»?' for mer informasjon.
Kjørehendelser rapportOversikt over alle hendelser med kjøreadferd og lokasjonsdata for en bestemt tidsperiode.
Gå til 'Hva er rapporten «Rapport kjørehendelser»?' for mer informasjon.
Utnyttelse av kjøretøyViser antall turer, antall dager kjøretøyet har vært i bruk og utnyttelse av kjøretøyet i prosent. Rapporten vil automatisk fjerne nasjonale helligdager. Denne rapporten er tilgjengelig for yrkesbiler og firmabiler.
Denne rapporten er tilgjenglig for yrkesbiler.
Gå til "Hvordan bruker jeg Normal arbeidstid?" for mer informasjon.

Hvordan bruker jeg periodiske rapporter?

Periodiske rapporter kan brukes av administrator og rapportene blir automatisk generert og sendt, noe som gjør det enklere å ha oversikt. Rapportene blir sendt via e-mail og kan bli mottatt daglig, ukentlig eller månedlig. Du kan motta så mange rapporter som du ønsker.

  • Trykk på ‘Legg til ny’ for å opprette en periodisk rapport.
  • Velg hvilken rapport, frekvens, e-mailen du ønsker å bruke for å motta rapporten og hvilket format du ønsker å få rapporten i.

NB: Ukentlige rapporter blir sendt ut hver mandag og månedlige rapporter vil bli sendt ut den første hver måned.

  • Når du er ferdig, trykk på ‘Lagre’. Hvis du har gjort en feil eller ikke ønsker å lagre informasjonen kan du trykke utenfor vinduet eller trykke på ‘Lukk’.
  • For å slette, pause eller endre en periodisk rapport, trykk på den i listen over rapporter og gjør endringene.

Innstillinger

Hvordan bruker jeg avdelinger?

Avdelinger kan hjelpe deg med å organisere kjøretøy, utstyr og sjåfører. Det vil bli enklere å sortere informasjonen til bedriften i lister, rapporter og i ett kart, og det er høyt anbefalt at du tar i bruk avdelinger.

  • Du vil her se en liste over alle avdelinger og detaljer.
  • Trykk på ‘Legg til avdeling’ for å opprette en ny avdeling.
  • Legg til ‘Navn’ for avdelingen og annen relevant informasjon.
  • Når du er ferdig, trykk på ‘Lagre’. Hvis du har gjort en feil og ikke ønsker å lagre, trykk på ‘Lukk’.

Hvordan bruker jeg Normal arbeidstid?

Under dette valget kan virksomheten definere det tidsrommet hvor virksomhetens biler normalt benyttes i tjeneste. I henhold til Skatte-ABC skal arbeidsgiver ha tilfredsstillende kontroll med at bilene ikke benyttes privat. Her kan du opprette rapporter for å se alle turene som er tatt utenfor normal arbeidstid.

For privatbiler må sjåføren definere sin egen normale arbeidstid. Føreren vil ikke være synlig i kartet utenfor arbeidstiden, og administrator kan derfor ikke følge med på eller se private tider og de ansattes personvernsrettigheter er da opprettholdt.

  • Gå til ‘Normal arbeidstid’ i Innstillinger   https://abax.cloud/triplog/settings/workhours
  • Trykk på en dag for å legge til arbeidstider. Du kan legge inn normal arbeidstid for hver enkelt dag eller velge samme arbeidstid for flere dager samtidig.
  • Når du er ferdig, trykk på ‘Lagre’. Hvis du har gjort en feil eller ikke ønsker å lagre, trykk på ‘Lukk’.

Tips: Du kan bruke filteret ‘Utenfor normal arbeidstid’ i turrapporten for å få en liste over alle turer som skjer utenfor normal arbeidstid. Denne rapporten kan du også motta som en periodisk rapport.


Hvordan bruker jeg Formål?

Listen over ‘Formål’ brukes for flåter som må levere kjørebok for sjåførene. Her kan du opprette en liste over formål som sjåførene kan velge ut ifra. Dette gjør det enkelt å få konsise rapporter og mindre kontorarbeid. 

  • Her vil du se en liste over alle formålene du har og detaljer.
  • Trykk på ‘Legg til ny’ for å legge til et nytt formål.
  • Velg hvilken avdeling du ønsker og legg til et formål.
  • Når du er ferdig, trykk på ‘Lagre’. Dersom du har gjort en feil, trykk utenfor vinduet eller trykk på ‘Lukk’.
  • Nye formål som du har lagt til vil komme opp i listen til sjåførene dine når de ønsker å legge til formål og levere kjørebok.
  • For å slette eller endre et formål, trykk på formålet i listen og gjør endringene.

Hvordan bruker jeg Firmainstillinger?

Under firmainnstillinger kan du gjøre endringer for hva som skal vises i forskjellige funksjoner.

  • Gå til ‘Hva er tomgang rapport?’ for å se og forstå hvorfor det er viktig å ha oversikt over CO2-utslipp.
  • Under ‘Andre innstillinger’ kan du endre hvordan systemet fungerer – du kan velge å slå funksjoner av eller på avhengig av dine preferanser.
  • Legg inn dato for regnskapsåret for skattemessige grunner og riktig rapportering.

Satser

Satser kan du legge inn dersom du har ansatte eller kjøretøy som trenger tillegg basert på kjøregodtgjørelse, tillegg for tilhenger og lignende.

  • Her kan du legge til ny sats ved å trykke på ‘Ny sats’.
  • Fyll inn relevante datoer og sats (kr/km).
  • Når du er ferdig, trykk på ‘Lagre’. Dersom du har gjort en feil, trykk utenfor vinduet eller trykk på ‘Avbryt’.

Turer

Hvordan ser jeg detaljert informasjon for turer?

Turer gir deg muligheten til å søke om detaljer om firmaturer som har blitt tatt. På grunn av personvern vil ikke private turer være synlige i listen og firmaturer utført av privatbiler vil ikke være synlige før føreren har levert kjøreboken.

‘Turer’ gjør det enkelt å finne turer som har blitt utført på en spesifikk dato eller tid, og du kan se rutene i kartet.

  • Gå til ‘Turer’ i undermenypunktet ‘Triplog’ https://abax.cloud/triplog/triplog/trip
  • Mest sannsylig har bedriften din fullført mange firmaturer, så du kan spisse søket ved å legge inn dato og tid, kjøretøy, sjåfør, avdeling, reg. nr, om turen var gjort utenfor normal arbeidstid, om turen mangler ett formål eller se første og siste tur som ble gjort per dag.
  • Trykk på ‘Søk’ når du har valgt filter.
  • Alle turer vil inneholde skattepliktig informasjon: sjåfør, start- og stopptid, adresser, distanse, varighet og formål (hvis det er aktuelt).

NB: Formål kan fylles ut automatisk hvis du har opprettet områder – Gå til ‘Hvordan bruker jeg områder?’ for mer informasjon.

  • Ikonet indikerer at turen var en firmatur.
  • Ikonet indikerer at turen tok sted utenfor normal arbeidstid.
  • Ikonet indikerer at turen tok sted utenfor normal arbeidstid og at turen mangler et formål.
  • Ikonet indikerer at turen er lukket og ikke lenger kan bli redigert.
  • Ved å trykke på en tur vil du få mer informasjon, inkludert ‘Vis i kart’. Her kan du se ruten for turen og trykke på hvilken som helst GPS-ikon for mer informasjon, inkludert posisjon og fart. Du kan flytte på kartet, zoome in og ut, eller dra den gule mannen til en spesifikk posisjon for å se Google Street View.

Hvis en sjåfør administrer turene sine for kjøregodtgjørelse kan de slå sammen to turer, for eksempel hvis de har stoppet for å fylle på drivstoff i midten av en firmatur. En vanlig tur vises med ikonet: , mens en sammenslått tur vises med ikonet: .
For å se all informasjonen om en tur som er sammenslått, trykk på turen en gang for å få opp mer informasjon.


Områder

Hvordan bruker jeg områder?

Hvis du ofte besøker spesifikke steder kan du opprette og navngi området på kartet. Dette hjelper med rapportering. Her er noen eksempler på hvordan du kan bruke områder:

I listen over turer kan du bruke områder for å automatisk legge inn formålet med turen dersom turen slutter eller starter innenfor området. For eksempel ‘Lager 1’.

I ‘Tid i område’ rapporten kan du se en oversikt over tid brukt I et område – noe som kan hjelpe til med fakturering eller for å sjekke produktivitet.

Gå til ‘Hvordan oppretter, redigerer eller sletter jeg et område?’ for mer informasjon.


Hvordan oppretter, redigerer eller sletter jeg et område?

  • Gå til ‘Administrer områder’ i menyen ‘Triplog’ https://abax.cloud/triplog/triplog/area
  • For å opprette et område, gå til riktig posisjon i kartet og trykk på ‘Opprett område’.
  • Velg om du vil ha en sirkel, tegne området selv eller en firkant øverst på kartet og tegn området ditt – prøv å være så nøye som mulig.
  • Legg inn navn på området og trykk på ‘Lagre’. Dersom du har gjort en feil, trykk på ‘Avbryt’.

NB: Det er som oftest lurt å la adresse-feltet være tomt – vi anbefaler bare å legge inn adresse dersom adressen ikke kan bli funnet av kartet, for eksempel for nye adresser.

  • For å endre eller slette et område, velg området i listen eller trykk på området i kartet.
  • For å endre, trykk på ‘Rediger område’ – du kan kun endre navnet eller adressen, men du kan ikke endre opptegningen av området i kartet. Dersom du vil endre området på kartet burde du slette området og opprette et nytt.
  • For å slette et område, trykk på ‘Slett’ og deretter ‘Ja’. Slettede områder kan ikke gjenopprettes.

NB: Et nytt område vil kun fungere på fremtidige turer, og ikke turer som har blitt kjørt tilbake i tid. Å slette et område vil heller ikke endre tidligere turer eller rapporter.


Varsler

Hvordan setter jeg opp varsler?

Varsler forteller administrator hvis noe ikke stemmer eller hvis en grense som har blitt satt har blitt overskredet av et kjøretøy.  I 'Varsler' kan du se alle ubehandlede varsler og du kan søke etter ubehandlede og behandlede varsler. I 'Varseloppsett' kan du velge hvilke varsler du ønsker å få og endre terskler som ikke skal overskrides av førere. Du kan også velge å motta viktige varsler umiddelbart via SMS/e-mail

  • Her kan du se alle varslene du kan motta – Gå til ‘Hvilke varsler er tilgjengelige?’ for mer informasjon.
  • Trykk på et type varsel og legg inn e-postadresse og/eller mobilnummer.
  • Hvis kriteriene blir oppfylt vil du motta et varsel, for eksempel hvis du velger ‘Tur uten fører’ vil du motta et varsel hver gang et kjøretøy kjører uten en valgt fører. Du kan da motta SMS/e-mail for å ordne opp i situasjonen så fort som mulig.
  • Gå til ‘Hvordan behandler jeg varsler?’ for mer informasjon om hva du burde gjøre når du har mottatt et varsel.

Hvilke varsler er tilgjengelige?

Høyt avvik mellom kjørt og avlest distanse - 10+ prosent avvik Hvis det er et avvik på over 10 prosent mellom kjørt og avlest distanse som er registrert på enheten, vil administrator få et varsel om dette. Det kan indikere at enheten har vært frakoblet slik ta turer ikke ble registrert.
Høy fart Det er mulig å sette opp et varsel som informerer om et kjøretøy har kjørt for fort. Varselet kan ikke settes lavere, men det kan settes høyere.
Mistet kontaktHvis det går mer enn tre døgn uten at enheten har sendt inn en GPS-posisjon, vil du motta et varsel om mistet kontakt. Dette varselet forsvinner med en gang enheten rapporterer igjen.
Mistet strømtilkobling Hvis en enhet mister strømtilkoblig, vil det umiddelbart bli sendt ut et varsel om dette. Dette skjer mest sannsynlig hvis noen har tuklet med enheten. Enheten har et oppladbart batteri internt som tar over, men dette har en begrenset varighet.
Ingen ny tur på 14+ dager Hvis det har gått mer enn 14 døgn siden et kjøretøy har blitt brukt, vil du få tilsendt et varsel. Dette varselet vil bli borte med en gang enheten registrerer og rapporterer en ny tur.
Ingen ny tur på 7+ dager Hvis det har gått mer enn 7 døgn siden et kjøretøy har blitt brukt, vil du få tilsendt et varsel. Dette varselet vil bli borte med en gang enheten registrerer og rapporterer en ny tur.
Bil uten fører Dette varselet kommer hvis det er et kjøretøy som kjører uten en tildelt fører. Dette må rettes opp i hvis du skal følge skattereglene.

Hvordan behandler jeg varsler?

Viktig: Du må behandle dine nåværende varsler før du kan motta et varsel av samme type – for eksempel, hvis sjåfør A kjører for fort på dag 1 og varselet ikke blir behandlet, vil du ikke få et nytt varsel dersom sjåfør A kjører for fort på dag 2.

  • Når det er et rødt nummer ved siden av bjelleikonet betyr det at du har varsler som ikke er behandlet.
  • Trykk på bjelle-ikonet øverst i høyre hjørnet og trykk på ‘Varsler’ https://abax.cloud/triplog/notification/list
  • Under ‘Nye varsler’ vil du se alle dine varsler fra eldst til nyest, men du kan filtrere listen ved å trykke på kolonnetittelen.
  • For å behandle et varsel, trykk på det i listen.
  • Legg til relevant informasjon i ‘Kommentar’-feltet og trykk på ‘Merk som behandlet’.
  • Du kan også behandle varsler ved å trykke på ‘Marker alle varsler som behandlet’ øverst til høyre. Dette vil behandle alle varslene i listen. Hvis du velger å behandle et varsel og problemet ikke har blitt løst vil varselet komme opp på nytt.

Hvor finner jeg en liste over behandlede og ubehandelede varsler?

  • Under ‘Alle varsler’ kan du søke etter spesifikke varsler.
  • Listen er kanskje lang, så det kan være lurt å bruke søkefunksjonen for å finne frem til riktig varsel.
  • Du kan velge avdeling, sortere etter kolonner eller eksportere data som PDF, Excel, CSV eller XML.

Kjørebok

Kjørebøker til godkjenning

Kjørebøker til godkjenning ligger under Triplog-menyen, og er en funksjon for bedrifter med kjøregodtgjørelse og privatbiler. Kjørebøkene inneholder all nødvendig informasjon for skattegrunnlaget ditt.

Når en fører leverer en kjørebok vil administratorer få en varsel på e-post. Administrator må deretter bearbeide og godkjenne kjøreboken. For å godkjenne kjørebøker må administrator sjekke at yrkesreisene for forsikre seg om at de er riktige og i henhold til skattereglene. Deretter kan administrator godkjenne kjørebok eller avvise kjørebok med kommentarer. En godkjent kjørebok blir lagret under ‘Leverte kjørebøker’ i opptil 6 år. En avvist kjørebok blir sendt tilbake til føreren, slik at føreren kan sende inn kjørebok på nytt.


Leverte kjørebøker

Leverte kjørebøker er en funksjon for bedrifter med kjøregodtgjørelse og privatbiler. Leverte kjørebøker finner du i Triplog-menyen. Her får du en oversikt over alle tidligere leverte kjørebøker. Du kan trykke på en fører for å se en liste over vedkommende sine leverte kjørebøker.

Ved å trykke på en av de leverte kjørebøkene vil du få opp et bilde med mer informasjon over leverte kjørebøker, inkludert ‘Detaljer’, ‘Godtgjørelse og utgifter’ og ‘Turer’. Her kan du også printe ut kjøreboken eller fjerne den hvis den ikke er korrekt.


Annet

Hvordan bruker jeg spotsøk?

Med Spotsøk kan du se en reprise av kjøremønsteret til førerene dine innenfor et spesifert omeråde og tidspunkt. En administrator kan bruke denne informasjonen til å optimalisere ruter og verifisere turer i sanntid.

  • Gå til ‘Spotsøk’ i menyen ‘Triplog’ https://abax.cloud/triplog/triplog/spot
  • Flytt sirkelen på kartet til det området du vil se på. For å gjøre dette så presist som mulig, kan du zoome inn og ut i kartet. Du kan bruke den røde markøren for å dra sirkelen rundt, og den sorte markøren for å endre størrelsen på sirkelen. 
  • Når du har fått riktig posisjon, kan du bruke søkefeltet til å velge dato og tid for spotsøket. 
  • Når du er klar, trykk på 'Søk'.
  • Resultatene vil vise alle rutene til kjøretøy innenfor området i normal arbeidstid.
  • Du kan trykke på spill av-symbolet for å spille av dagen. Du kan også pause og se turer i reprise.
  • Hvis du trenger
  • Your results will show the route of all vehicles in the highlighted area during your set work hours.
  • Click on the play symbol to play through the day – you can pause and replay at any time.
  • Alle kjøretøy som kjører gjennom sirkelen vil komme opp i 'Valgte kjøretøy'. Du kan ta bort navnene som ikke er aktuelle ved å krysse de bort.
  • Hvis du går bort fra spotsøk vil søkekriteriene bli borte.

Hva er ‘Tags’?

Med ‘Tags’ kan du legge til navn på kjøretøy og utstyr med nøkkelord som er til hjelp når du sorterer, filtrerer og organiserer i rapportene eller i kartet. Dette gjør det enkelt å kategorisere og søke etter søkeord, som for eksempel "minigraver", "dieselbil", "4x4" og til og med prosjektnummer eller prosjektnavn.

  • Trykk på et kjøretøy og gå til ‘Tags’.
  • Legg til nøkkelord/navn og trykk på ‘Legg til’. Gjenta for hvert nøkkelord.

Tips: Vær kreativ når du legger inn tags, for eksempel basert på drivstofftype, type kjøretøy eller lignende.


Hvordan oppdaterer jeg passord for administrator?

  • Fyll inn gammelt og nytt passord
  • Ditt nye passord må være minst 8 karakterer langt, og inkludere minst et nummer og en stor bokstav.
  • Trykk på ‘Endre passord’ for å lagre.


Send SMS til fører

Under 'Send SMS til fører' i Triplog-menyen kan du sende en SMS til en fører eller en gruppe førere. Velg fører(e) som du vil sende en melding til fra listen, skriv meldingen din og trykk på 'Send melding' øverst i det høyre hjørnet.