ABAX-Triplog-Gebruikershandleiding-bestuurder

Met het elektronische kilometerregistratiesysteem van ABAX hoeft u nooit meer kilometerstanden handmatig te noteren als u uw werkdag heeft voltooid. ABAX voldoet aan de eisen van de belastingdienst voor professionele werkdocumentatie. U bespaart ook tijd en minimaliseert het risico dat u ten onrechte wordt belast.

Om optimaal gebruik te maken van uw elektronische rittenboek, is het belangrijk dat u vertrouwd raakt met de functionaliteit van het systeem. Mocht er iets met de unit gebeuren, heeft ABAX een 24-uurservice (tel: 020-7820300)

Gebruik van de ABAX Triplog

Inloggen kan via www.abax.nl. Gebruik de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u van de Administrator van uw bedrijf heeft ontvangen. Als u geen gebruikersnaam of wachtwoord heeft ontvangen, neemt u contact op met uw administrator of met ABAX klantenservice (020-7820300)

Het ABAX systeem is opgedeeld in twee delen. Een eigen login voor zowel de administrator als de bestuurders. In deze handleiding zullen we uitleggen hoe het systeem voor u als bestuurder werkt. Tevens doorlopen we het hele systeem. Als u een zakelijke auto heeft die bestemd voor zakelijke ritten, kunt u de auto slechts af en toe gebruiken voor privégebruik. (maximaal 500 km prive, per jaar).

Hoofdmenu

In het hoofdmenu vindt u vier menu-items; «Rittenregistratie», «Kaart» «Instellingen» en «Notificaties». Onder elk van deze menu-items bevinden zich verschillende submenu's. 

Hoofdmenu ABAX

Inloggen ABAX Triplog

Als u inlogt in het systeem komt u gelijk in het systeem. Zie afbeelding hieronder. 

Inloggen ABAX Triplog

Nadat een rit is gereden, verschijnt deze binnen enkele minuten in het overzicht in de statusbalk.

De ritten van vandaag staan bovenaan. Om eerdere ritten te zien, klikt u op de gewenste dag. Als u de ritten van de afgelopen maanden wilt inzien, klikt u op de gele pijl links van het jaar en de maand.

Als u op dit symbool klikt, worden alle gesloten dagen geopend en worden alle open dagen gesloten:

Inloggen ABAX Triplog

Rit details

Klik op de desbetreffende rit en er verschrijnt een venster met de details van de rit. Hier is het mogelijk om zowel een opmerking als het doel van de rit in te voeren. Als u buiten de normale werkuren rijdt (bijvoorbeeld Inspectie 's avonds), dan moet u een opmerking plaatsen waarin staat waarom de bedrijfsauto buiten de normale werkuren werd gebruikt.

Rit details ABAX

Toon rit op kaart

Als u op het tabblad "Rit op kaart" klikt, wordt een kaart geopend van de desbetreffende rit. Als u dubbelklikt op de kaart, zoomt de kaart in. Als u een satellietfoto van de rit wilt zien, klikt u op het symbool van ''de gele man'' en sleept u het naar het gewenste punt op de kaart. De kaart zoomt dan in en geeft een afbeelding van het adres.

Ritten afdrukken

Als u de ritten wilt afdrukken, klikt u op het printlogo aan de rechterkant van de afbeelding (bovenaan).

Rit markeren als een zakelijke rit

Als bestuurder van een zakelijke auto zijn er twee dingen waar u op moet opletten bij het gebruik van de ABAX Triplog: zakelijke ritten en de doeleinden voor ritten buiten werkuren.

Rijden van huis naar een vaste werkplek is een zakelijkerit. Als u in een auto rijdt die niet geschikt is voor privégebruik, is dit belastbaar. Om ervoor te zorgen dat de bestuurder correct wordt belast, moeten de zakelijke ritten eerst als zodanig worden gemarkeerd in het systeem.

Er zijn twee manieren om dit te doen. Als u weinig zakelijke ritten rijdt, kunt u dit voor elke keer handmatig doen. Dit wordt gedaan door het icoontje op zakelijke rit te zetten. Zie het voorbeeld hieronder.

Rit markeren als een zakelijke rit ABAX

De Administrator kan vervolgens een rapport aanmaken voor het aantal zakelijke ritten dat elke maand voor de bestuurder gerapporteerd moet worden.

Gebieden in kaart

Als u veel zakelijke ritten heeft en u rijdt van uw huisadres naar kantoor (een vaste werkplek), kunt u gebieden op de kaart aanmaken zodat alle ritten tussen het huisadres en de vaste werkplek een zakelijke rit worden. Klik op de zakelijke rit, zodat het venster met ritdetails verschijnt, zoals eerder in de handleiding wordt getoond. Ga vervolgens verder naar 'Rit op kaart'.

Klik op het begin van de reis (de groene vlag). In het informatievak dat nu verschijnt, is er een knop genaamd "maak gebied". Klik op de knop en voer de relevante informatie in in het venster dat nu is geopend. 

Doe hetzelfde opnieuw, maar klik nu op het eindount van de rit (de rode vlag). Alle toekomstige ritten die tussen deze twee gebieden worden gereden, worden nu automatisch werkreizen.

Gebieden in kaart ABAX

Document Ritopkaart1

Gebieden in kaart ABAX

Samenvoegen van ritten

In sommige gevallen kan het wenselijk zijn om twee ritten samen te voegen. Bijvoorbeeld, als u ergens stopt om te eten of onderweg gaat tanken. Deze korte stops worden dan ook geregistreed als een rit. Samenvoegen van ritten wordt gedaan door op een rit te klikken, de knop ingedrukt te houden en de rit over de rit te slepen die samengevoegd moet worden. Tot slot klikt u op ''Samenvoegen'' om dit te bevestigen. 

Samenvoegen van ritten ABAX
Samenvoegen van ritten ABAX

Kaart

Door "Kaart" in het hoofdmenu bovenaan de pagina te selecteren, ziet u de laatste positie van de auto op de kaart. De positie van de auto is gemarkeerd met een groen symbool. U kunt in- en uitzoomen op de kaart door tijdens het scrollen CTRL ingedrukt te houden.

Kaart ABAX

Instellingen

Onder Instellingen in het hoofdmenu vindt u een aantal submenu's.

Bestuurder

Hier kunt u relevante informatie over de bestuurder van de auto invoeren. Naam en privé-adres moeten worden ingevuld voor diegenen die een reiskostenvergoeding voor de zakelijke ritten willen ontvangen.

Bestuurder ABAX

Voertuigen

Hier vindt u alle relevante informatie over uw voertuig.

Voertuigen ABAX

Kilometerstand

Hier kunt u de kilometerstand voor uw auto invoeren. Dit moet een keer per maand worden ingevuld.

Kilometerstand ABAX

Onderhoud

Hier kunt u ervoor kiezen om op de hoogte te worden gestelt voor de volgende service voor uw auto. Voer de volgende velden in. 

Onderhoud ABAX

Wachtwoord wijzigen

Hier kunt u zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord wijzigen. Vul de velden in en sluit af met "opslaan"

Wachtwoord wijzigen ABAX

Geofences

Zoals eerder in de handleiding is vermeld, kunt u gebieden aanmaken. Dit kan ook worden gedaan op het tabblad "Geofences".

Hier kunt u ook zoeken naar adressen, bv huisadres. De kaart wordt dan ingezoomd op het desbetreffende adres. Klik vervolgens op 'Nieuw gebied maken' en teken vervolgens een vierkant rond het adres. Voer in het geopende venster informatie over het gebied in. Voer in het veld waar ''Naam'' staat bijvoorbeeld ''Thuis'' of ''werk'' in. Nadat u een gebied heeft aangemaakt, wordt de naam van de geofence automatisch toegevoegd als bestemming voor alle ritten die binnen het aangemaakte gebied zijn aangemaakt. Als u op zoek bent naar een "werkrit", worden alle ritten automatisch werkritten.

NB! Als u grote gebieden over meerdere adressen verspreidt, laat u het adresveld leeg.

Geofences ABAX

Doel

Hier kunt u een vooraf gedefinieerd doel invoeren. Deze vindt u onder het vervolgkeuzemenu in "Triplog - rit - project''.

Meldingen

Als er iets met de unit aan de hand is, begint het menu "Notificaties" te knipperen. Het is belangrijk dat het probleem zo snel mogelijk wordt opgelost. Het is mogelijk om per sms of per e-mail op de hoogte te worden gesteld van het probleem. Op het tabblad "Notificaties" en "Notificatie instellingen", kunt u uw e-mailadres of mobiele nummer invoeren zoals hieronder getoond:

Meldingen ABAX

Door op de notificatie te klikken, ontvangt u waarschuwingsgegevens. Hier kunt u een reactie plaatsen op wat er fout was en de melding markeren als verwerkt. De waarschuwing verschijnt vervolgens op het tabblad 'Afgehandelde notificaties'.

Positionering

GPS, GSM en radio (433 Mhz). GPS rapporteert ook tijd / datum, positie, snelheid en richting.

Sensoren

Beweging, sabotage, temperatuur en batterijgebruik.

Voer kilometerstanden in per sms

De kilometerstand van de auto moet minstens één keer per maand worden ingevoerd. Om dit te registreren, kunt u een sms sturen naar +47 417 16 022

In het SMS-bericht staat het volgende: KMSTAND <kenteken> <Waarde>.

Voorbeeld: KMSTAND AB12345 67410

Het voorbeeld toont een kilometerstand van 67410 km voor een auto met kenteken AB12345.

 

Er zijn twee manieren om dit correct uit te voeren:

1. Het mobiele nummer waarnaar u het bericht verzendt, moet bij u zijn geregistreerd met behulp van "Instellingen" - "Persoon" in het hoofdmenu.

2. Het kenteken van de auto moet worden ingevoerd onder "Instellingen" - "Auto" in het hoofdmenu.

 

Het is belangrijk dat het kenteken wordt ingevoerd zonder spaties tussen letters en cijfers.

Wanneer het bericht is verzonden, ontvangt u een sms-bericht waarin wordt bevestigd dat er nieuwe kilometerstanden zijn ingevoerd. Als er een fout is opgetreden wordt u hier ook over geinformeerd per sms. 

 

Wat als ik geen sms ontvang?

Als u geen bevestiging per sms ontvangt, kan dit komen door:

1. Uw mobiele telefoon is ingesteld om het nummer van waaruit het is verzonden niet weer te geven.

2. De registratie van de kilometersatnden is verkeerd ingevoerd.

Privacy Assistant

Afhankelijk van de bestelde service, geeft heeft het hoofdmenu van de bestuurder ofwel "Privacy" of "Privacy Assistant" weer. "Privacy" is een eenvoudige versie van het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld om deze te exporteren en uw recht om te worden vergeten. Let er echter op dat bijvoorbeeld de informatie die de belastingdienst nodig heeft voor het aanvragen van kilometers, zoals de naam van de bestuurder en de adresgegevens van de rit, moet worden bewaard gedurende de door de wet op de boekhouding vereiste tijd. Neem contact op met de beheerder van uw bedrijf voor verzoeken om privacy.

De Privacy pagina bevat links naar de ABAX Privacy Policy en de Data Processing Agreement (https://www.abax.com/nl/terms-and-conditions) en de website van de Data Protection Ombudsman (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/)

Als uw bedrijf de ABAX Privacy Assistant heeft, kunt u meer lezen over de "Doelen en wettelijke basis" door op de link te klikken. U kunt nu zien waarom uw bedrijf positioneringsapparatuur heeft ingeschakeld, welke informatie wordt verzameld en wie toegang heeft tot de gegevens.

Privacy Assistant ABAX