Knowledge base > User guides > Vehicle

Ajoneuvot

SISÄLLYS


Asennus

Tämä on käyttöopas. Asennusoppaat löydät täältä.


Kuljettajat

Kuinka luoda uusi kuljettaja?

  • Kuljettajaluettelo sijaitsee Triplog-päävalikon alla https://abax.cloud/triplog/triplog/driver. Jos kuljettajat ovat jo järjestelmässä, voit etsiä nimeä hakupalkissa.
  • Listä näyttää yleisnäkymän kaikista kuljettajista. Mikäli et ole vielä lisännyt kuljettajia järjestelmään lista on tyhjä. Seuraa järjestelmän ohjeita luodessasi kuljettajaa.
  • Ensirekisteröinti tehdään Triplog-valikon Kuljettajat-välilehdellä oikean yläkulman Luo uusi kuljettaja -palkista. Suosittelemme täyttämään ainakin seuraavat tiedot:
NimiKuljettajan nimi
MatkapuhelinKuljettajan matkapuhelinnumero maatunnuksineen
MaaKuljettajan maa
OsastoOsasto jolla kuljettaja työskentelee

Katso “How do I use Departments?”
Yrityksen myöntämä polttoainekorttiKytke päälle, jos kuljettaja käyttää yrityksen myöntämää polttoainekorttia
KäyttäjänimiKuljettajan oma sisäänkirjautumistunnus (6-50 merkkiä ilman å, ä, ö.
SalasanaKirjaa haluamasi salasana. Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä,
isoja ja pieniä kirjaimia (ei å, ä, ö) sekä numeroita.

Valitse päävalikosta Triplog > Kuljettajat ja hae kuljettajaa nimeltä hakupalkissa tai klikkaa listasta kuljettajan riviä.

Mikäli kuljettajan matkapuhelinnumero on kirjattu ja tallennettu, Lähetä salasana –palkista voi lähettää hänelle kertakäyttöisen salasanan tekstiviestinä. Muussa tapauksessa voit käsin kirjata salasanan ja tallentaa tiedot.
  • Tietojen kirjaamisen jälkeen klikkaa Tallenna. Mikäli havaitset virheitä klikkaa Peruuta.
  • Uusi kuljettaja näkyy listalla Ilman ajoneuvoa olevat kuljettajat, niin kauan kunnes kuljettaja liitetään ajoneuvoon.
ABAX Triplog Dashboard

Aikaisemmat kuljettajat

Saat listan kaikista aiemmin rekisteröidyistä kuljettajista, joita ei ole valittu mihinkään autoon valitsemalla päävalikon Triplog > Aikaisemmat kuljettajat. Tämä luettelo sisältää todennäköisesti ne, jotka eivät enää ole työntekijöitä, mutta heidän tiedot on tallennettava, jotta verottajan vaatimat tiedot säilyvät. Mikäli haluat vaihtaa kuljettajan takaisin aktiiviseksi, klikkaa kyseisen kuljettajan nimeä ja vahvista klikkaamalla pop-up ikkunasta OK.


Kuljettajan salasanan vaihto

  • Valitse päävalikosta Triplog > Kuljettajat https://abax.cloud/triplog/triplog/driver Hae kuljettajaa nimeltä hakupalkissa tai klikkaa listasta kuljettajan riviä
  • Hae kuljettajaa nimeltä hakupalkissa tai klikkaa listasta kuljettajan riviä
  • Lähetä salasana –palkista voi lähettää kuljettajalle kertakäyttöisen salasanan tekstiviestinä.

Ajoneuvot

Uuden ajoneuvon luominen

Voit kustomoida näkymääsi valitsemalla/poistamalla kolumneja jotka haluat nähdä ja siirtää haluamaasi järjestykseen. Klikkaamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää rataspyörää saat jo luodut näkymät esiin.

Voit myös järjestää listan klikkaamalla mitä tahansa kolumneissa näkyvää otsikkoa.

  • Saat näkyviin luettelon luettelon kaikista ajoneuvoistasi,
  • Jos olet lisäämässä ajoneuvoa ensimmäistä kertaa seuraa järjestelmän antamia ohjeita.
  • Napsauta riviä jossa on ABAX S/N mutta ei ajoneuvon tietoja, ja lisää seuraavat tiedot Rek.nro, merkki, malli, ajoneuvon nimi, ajoneuvotyyppi, polttoainetyyppi ja valittu kuljettaja. Lisätietoja Ajoneuvojen hallinnointi

Huom: Sinun on varmistettava, että yksikön sarjanumero ja ajoneuvon tiedot täsmäävät.

  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna. Jos teet virheen, klikkaa ikkuna pois tai klikkaa Peruuta.

Ajoneuvojen hallinnointi

Voit muokata ajoneuvoluetteloa valitsemalla sarakkeet, jotka haluat nähdä, tai poistamalla valinnan ja muuttamalla haluamaasi järjestystä. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa hammaspyöräsymbolia avataksesi mukautustaulukon.

Voit myös lajitella luettelon napsauttamalla mitä tahansa sarakeotsikkoa.

Järjestä ajoneuvosi suodattamalla osaston, kuljettajan tai ajoneuvotyypin mukaan. Napsauta suodatinkuvaketta ajoneuvoluettelon otsikossa avataksesi suodatinvalikko. Lisätietoja “Miten käytän osastoja??”

  • Huom: Jos lisäät kuljettajan ensimmäistä kertaa, tämä luettelo sisältää vain sarjanumerot. Suosittelemme, että noudatat järjestelmän antamia ohjeita.

Napsauta mitä tahansa ajoneuvoa avataksesi oikeanpuoleisen valikon, josta näet ajoneuvon tiedot. Olet oletuksena "Tiedot" -välilehdessä. Täällä näet ja muutat ajoneuvon tiedot – kentät on kuvattu seuraavasti:

Rek.nroAjoneuvon rekisterinumero on syötettävä ilman välilyöntejä ja -viivaa, jotta myöhemmin kilometrilukeman päivitys tekstiviestillä onnistuu.
Ajoneuvon nimi ABAX-järjestelmässäAjoneuvon nimi, joka tulee näkymään kartalla
OsastoAjoneuvon osasto.
RekisteröintipäiväAuton ensirekisteröintipäivä
Ajoneuvon tyyppiAjoneuvon tyyppi
MerkkiAjoneuvon valmistaja
MalliAjoneuvon malli
VäriAjoneuvon väri
PainoAjoneuvon massa kiloina
VIN numeroAjoneuvon VIN numero
LisätiedotKaikki lisätiedot esim. yksikkö on asennettu konepellin alle
PolttoaineAjoneuvon käyttämä polttoaine
Moottorin tilavuusMoottorin tilavuus kuutioina
PolttoaineenkulutusPolttoaineenkulutus l/100 km
C02 -päästötAjoneuvon C02-päästöjen määrä g/km

Kilometrilukeman lisääminen

Jokaisen ajoneuvon tarkan ajokilometrimäärän pitäminen ajan-tasalla on hyödyllistä raportoinnin ja vaatimustenmukaisuuden kannalta. Suosittelemme lisäämään uuden ajokilometrilukeman, kun asennat yksikön ensimmäisen kerran ja sen jälkeen joka kuukausi.

  • Valitse päävalikosta Triplog > Ajoneuvot https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Napsauta ajoneuvoa luettelosta avataksesi oikeanpuoleisen valikon. Napsauta 'Kilometrilukema'-välilehteä.
  • Lisää uusi mittarilukema valitsemalla 'Päiväys', 'Aika', kirjoita 'Uusi mittarilukema' ja napsauta 'Lisää uusi lukema' -painiketta.

Huom: Jos käytät "Mileage Reminder" -lisäosaa, mittarilukema päivitetään automaattisesti aina, kun kuljettaja vastaa kuukausittaiseen tekstiviestiinsä.


Leasing, Vakuutus, Huolto ja katsastus (MOT)

Ajoneuvon lisätietoihin voidaan lisätä tietoja, joiden avulla voit seurata ja hallita leasing-, vakuutus-, huolto- ja määräaikaiskatsastustietoja - kaikkia samassa järjestelmässä. Lisättyäsi oleelliset tiedot keskitetysti yhteen järjestelmään auttaa sinua luomaan yhteenvetoraportteja ja vastaanottamaan automaattisia muistutuksia tekstiviestinä tai sähköpostitse varmistaaksesi, että et koskaan unohda tärkeitä päivämääriä!

  • Jokaisen kategorian kalustokatsaus on saatavilla raporttina. Lisätietoja “Kuinka käytän raportteja”
  • Jos haluat tarkastella tätä raporttia säännöllisesti, voit määrittää ajastetun raportin. Lisätietoja “Ajastetut raportit”
  • Leasing-tiedot auttavat sinua minimoimaan tai välttämään ylimääräiset kilometrimaksut.
  • Syötä asiaankuuluvat tiedot, mukaan lukien; leasingyhtiö, sopimuksen numero, sopimuksen alkamispäivä, kilometriraja, vuokra-aika ja kilometrimäärä vuokrasopimuksen alkaessa.
  • Vakuutustiedot auttavat varmistamaan, että kaikki ajoneuvosi ovat aina asianmukaisesti vakuutettuja.
  • Syötä asiaankuuluvat tiedot, mukaan lukien; vakuutusyhtiö, sopimusnumero, sopimuksen alkamispäivä, kilometriraja, vakuutuskausi, kilometrimäärä vakuutussopimuksen alkaessa ja lisätiedot.

  • Katsastuksen (MOT) tiedot auttavat varmistamaan, että kaikki ajoneuvosi ovat aina tarkastusstandardien mukaisia.
  • Valitse päivämäärä "Seuraava tarkastuspäivä" -kohdasta ja napsauta "Vahvista tarkastus" lisätäksesi seuraavan tarkastuksen.
  • Kun tarkastus on suoritettu, napsauta Vahvista tarkastus -painiketta ja valitse seuraava tarkastuspäivä.

Ajoneuvon kuljettajan vaihtaminen

Jos ajoneuvo saa uuden kuljettajan, sinun tulee päivittää se järjestelmään varmistaaksesi tarkat raportit ja vaatimustenmukaisuuden.

  • Valitse päävalikosta Triplog > Ajoneuvot https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Napsauta ajoneuvoa luettelosta avataksesi oikeanpuoleisen valikon. Napsauta sen jälkeen 'Kuljettaja' -välilehteä.
  • Napsauta x-painiketta poistaaksesi nykyinen kuljettaja.

Luettelo käytettävissä olevista kuljettajista avautuu automaattisesti. Napsauta kuljettajaa, jonka haluat määrittää ajoneuvoon ja paina Tallenna.


Kuinka päivitän järjestelmän, jos olen siirtänyt yksikön ajoneuvosta toiseen?

Jos vaihdat yksikön ajoneuvosta toiseen, sinun on päivitettävä tiedot järjestelmään.

  • Valitse päävalikosta Triplog > Ajoneuvot https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Napsauta ajoneuvoa luettelosta avataksesi oikeanpuoleisen valikon. Napsauta sen jälkeen ‘ABAX yksikkö’ -välilehteä
  • Napsauta Lisää uusi ajoneuvo -painiketta luodaksesi uuden ajoneuvon ja siirtääksesi ABAX-yksikön kyseiseen uuteen ajoneuvoon.

Täytä vaaditut kentät kohdassa "Lisää uusi ajoneuvo" ja napsauta "Lisää ajoneuvo"

  • Seuraavassa vaiheessa voit määrittää ohjaimen. Viimeistele uusi ajoneuvo napsauttamalla 'Valmis'

Kartta

Kartta

Käyttöopas - Map


Driving Behaviour - ajotapapalvelu

Driving Behaviour -ajotapapalvelu

Käyttöopas - Driving Behaviour -ajotapapalvelu


Raportit

Miten käytän hallintapaneelia tehokkaasti?

Käyttötarpeitasi tukeva, muokattava hallintapaneeli on heti sisäänkirjautumisen jälkeen ilmestyvä aloitusnäyttö. Hallintapaneeli on helpoin tapa seurata ajokalustoasi. Valitse vain yrityksesi toiminnan tukemiseksi parhaimmat kuvakkeet, niin saat yhdellä sivulla yleiskatsauksen ajokalustoasi koskevista tärkeimmistä tiedoista. Yrityksen jokaisella pääkäyttäjällä on oma henkilökohtainen hallintapaneelinsa.

Widgetin nimiKäyttötarkoitus
Viimeisimmän 30 pv matkatSeuraa viimeisimpien 30 päivän matkatrendien ja kokonaiskilometrien kertymistä sekä pikalinkki valikon ”Matkat”-listaan.
Kuluvan vuoden matkatSeuraa matkatrendejä, vuoden alusta kertynyttä kilometrimäärää sekä pikalinkki valikon ”Matkat”-listaan.
Laitteiden tilaYleiskatsaus ABAX-laitteiden virransaanti - ja GPS-tiedoista.
Matkat ilman kuljettajaaVarmistamaan, että jokaisella matkalla on ajoneuvoon liitetty kuljettaja varmistamaan verosääntöjen mukainen ajopäiväkirja koko ajokalustolle.
VAjoneuvojen käyttöasteAuttaa varmistamaan, että ajokalustoasi hyödynnetään täysimääräisesti. Pikalinkki Ajoneuvojen käyttöaste -raporttiin.
Ajopäiväkirjat hyväksynnässäLuo pääkäyttäjälle tehtäväluettelon, jotta kaikki tarkastusta odottavat ajopäiväkirjat tulevat hyväksytyiksi. Pikalinkki “Ajopäiväkirjat hyväksynnässä” -listaan.
Matkat työajan ulkopuolellaParantaa luvattomien matkojen hallintaa näyttämällä ne heti aloitusnäkymässä, eikä pelkästään raporteissa. Pikalinkki valikon "Matkat"-listaan.
CO2-päästötSeuraa hiilidioksidipäästöjen kehitystä ja tukee ympäristöpolitiikkaanne ja menettelytapojanne. Pikalinkki ‘Ympäristö’ raporttiin.
Ajotavan seurantaKatso kaluston ajotapapisteet ja pikakuvake "Ajotapapalveluun".
Tyhjäkäynnin seurantaTarkastele tyhjäkäyntikuluja viikon, kuukauden ja vuoden ajalta sekä pikalinkki "Tyhjäkäynti" -raporttiin.
Matkat edellisenä vuonnaKatsaus edellisen vuoden matkatrendeihin ja pikalinkki valikon ”Matkat”-listaan.
Kuljettajien ajotapapisteetTulostaulukko suorituksista.
  • Napsauta Lisää-painiketta lisätäksesi widget hallintapaneeliin.
  • Napsauta minkä tahansa widgetin oikeassa yläkulmassa olevaa x-merkkiä poistaaksesi sen.

Miten käytän raportteja?

  • Valitse alavalikosta raportti, jota haluat käyttää.
  • Katso “Mitä raportteja on saatavilla?” nähdäksesi luettelon käytettävissä olevista raporteista ja niiden tuomasta lisäarvosta.
  • Eri raporteissa on erilaisia lisäkenttiä – suodata raporttien tulokset täyttämällä haluamasi kentät.
  • Napsauta Luo raportti, kun olet valmis.
  • Voit valita tietyn osaston, lajitella minkä tahansa sarakkeen napsauttamalla sarakkeen otsikkoa tai viedä tiedot PDF-, Excel-, CSV- tai XML-muodossa.
  • Osa raporteista on myös saatavilla ajastettuna raporttina. Lisätietoja “Miten käytän ajastettuja raportteja?”

Mitä raportteja on saatavilla?

Saatavilla olevat raportit:

TilaraporttiTämä raportti näyttää kootusti osastoittain jokaisen ajoneuvon avaintiedot ja niihin valitut kuljettajat, viimeisimmän mittarilukeman päivityksen, viimeisimmän rekisteröidyn matkan ajankohdan sekä kumulatiiviset ajokilometrit.
MatkaraporttiMatkaraportti kokoaa koko ajokaluston, osaston ja kuljettajan ajamat työajot valitulla ajanjaksolla.
LaskutusraporttiAauttaa yhtenäistämään laskutusprosessia. Valitse ajanjakso ja aseta laskutettava kilometrikorvausmäärä. Tämän jälkeen raportti laskee oikean laskutussumman kutakin tehtävää, matkaa tai asiakasta kohden ryhmiteltynä matkan tarkoituksen perusteella.
VaroitusraporttiABAXin Varoitusraportti listaa kaikkia ajoneuvoja ja kuljettajia koskevien varoitusten lukumäärän valitulla ajanjaksolla.
Lisätietoja “Mitä varoituksia voidaan asettaa?”
Kilometriraportti (ajoneuvo) Ajoneuvoittain listattua kilometriraporttia voi käyttää analysoidakseen ja kehittääkseen kuljettajien sekä kaluston käyttöä ja tehokkuutta.
Kilometriraportti (kuljettajat)Näyttää saman, kuin edellinen raportti, mutta ajot ovat listattuna kuljettajittain.
Aika alueella –raporttiAika alueella –raportti näyttää montako kertaa valitsemana ajanjaksona ajoneuvot tai kuljettajat ovat käyneet tietyllä alueella ja kauanko ne ovat siellä viipyneet.
Lisätietoja “Miten käytän aika-alueella-toimintoa?”
Polttoaineenkulutus -raporttiKuljettajan ja jokaisen matkan kokonaispysähdysaika.
Pääkäyttäjän käyttölokiYleiskatsaus pääkäyttäjän kaikista tilillä tehdyistä toiminnoista
KuljettajaraporttiYleiskatsaus jokaisesta ajoneuvoa käyttävästä kuljettajasta ja päivien määrästä, joina he ovat käyttäneet sitä yksityisesti.
Viimeisimmät lähetetyt ajopäiväkirjatTämä raportti listaa kuljettajien viimeisimmän ajopäiväkirjan lähetyksen ajankohdan. Voit suodattamalla hakea vain yhden tai useamman kuljettajan tai osaston ajopäiväkirjojen lähetysajankohtaa.
YmpäristöraporttiYleiskatsaus kunkin ajoneuvon CO2-päästöjen kokonaismäärästä ja vertailu vuodesta toiseen.
Katsastusraportti (MOT)Yleiskatsaus tuleviin ja edellisiin katsastuksiin.
VakuutusraporttiYleiskatsaus vakuutustiedoista.
Leasing -raporttiYleiskatsaus leasintiedoista.
HuoltoraporttiYleiskatsaus kaikista huoltotiedoista, mukaan lukien keskimääräinen ajettu matka kuukaudessa.
Matkojen pysähdykset -raporttiRaportti voidaan aktivoida yrityksille, joilla on yritysajoneuvoja, analysoimaan työajoja. Ajokalustovastaava näkee milloin ajoneuvo on pysäytettynä tietyissä paikoissa luoden mahdollisuuden parantaa reitin tehokkuutta vaikuttamalla matkan kestoon ja pysähdysaikoihin.
Ajotapapiste -raporttiYleiskatsaus kunkin kuljettajan ajotapapisteisiin tietyn ajanjakson aikana.
Lisätiedot "Mikä on ajotapapisteraportti?"
TyhjäkäntiraporttiYleiskatsaus jokaisen kuljettajan tyhjäkäyntitapahtumista tietyn ajanjakson aikana.
Lisätietoja "Mikä on tyhjäkäyntiraportti?"
AjotaparaporttiYleiskatsaus kunkin kuljettajan ajotapaan tietyn ajanjakson aikana.
Lisätietoja "Mikä on ajotaparaportti?"
Ajoneuvojen käyttöasteNäyttää yritysajoneuvoilla tehtyjen matkojen koknaismäärän, käyttöpäivien lukumäärän ja käyttöasteen. Raportti laskee automaattisesti vain työpäivät (yrityksen astettamien normaalien työaikojan mukaan). Jos et esimerkiksi määritä työaikaa viikonloppuun, nämä päivät sekä viralliset pyhäpäivät jätetään laskennan ulkopuolelle.
Lisätietoja "Kuinka määritän työajat?"

Ajastetut raportit

Ajastettujen raporttien avulla järjestelmänvalvoja voi vastaanottaa raportteja automaattisesti, mikä tekee kaluston hallinnaoimisesta entistä helpompaa. Raportit lähetetään sähköpostitse ja ajoitetaan päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Sinulla voi olla niin monta ajastettua raporttia kuin haluat.

  • Avaa Ajastetut raportit > Asetukset https://abax.cloud/triplog/settings/schedule
  • Näkyviin tulee luettelo kaikista nykyisistä ajastetuista raporteista ja niiden tiedoista.
  • Luo uusi ajastettu raportti napsauttamalla Lisää uusi.
  • Valitse raportin tyyppi, lähetystiheys ja sähköposti, johon haluat raportin ja miten haluat tiedot esitettävän.

Huom: Viikoittaiset ajoitetut raportit toimitetaan maanantaina ja kuukausittaiset ajastetut raportit kunkin kuukauden 1. päivänä.

  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta. Jos teet virheen, sulje ikkuna tai napsauta Peruuta-painiketta.
  • Jos haluat poistaa, keskeyttää tai muokata ajastettuja raportteja, napsauta sitä luettelosta ja tee haluamasi muutokset.

Asetukset

Miten käytän osastoja?

Osastoja käytetään auttamaan ajoneuvojen, kaluston ja kuljettajien järjestämisessä. Ne auttavat sinua lajittelemaan tietoja luetteloissa, raporteissa ja kartalla.

  • Valitse alavalikosta Osastot > Asetukset https://abax.cloud/triplog/settings/departments
  • Näkyviin tulee luettelo kaikista nykyisistä osastoista ja niiden tiedoista.
  • Luo uusi osasto napsauttamalla Lisää osasto.
  • Syötä osaston nimi ja muut tiedot.
  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta. Jos teet virheen, sulje ikkuna tai napsauta Peruuta-painiketta.
  • Kun osasto on luotu, voit lisätä kuljettajan, ajoneuvon tai kaluston.
  • Osaston mukainen suodatus on tämän jälkeen käytettävissä kuljettajaluettelossa, ajoneuvoluettelossa, raporteissa ja kartassa.

Miten asetan työajat?

Työtuntien avulla voit määrittää ajanjakson, jolloin yrityksen ajoneuvot ovat käytössä. Tämän avulla voit luoda raportteja, joissa korostetaan näiden asetettujen työaikojen ulkopuolella tehtyjä matkoja, jotka saattavat olla luvattomia. Näin varmistat, että ajoneuvojasi käytetään verottajan vaatimusten mukaisesti.

Yksityisautoissa kuljettajan on asetettava itse työaikansa. Kuljettaja ei näy kartalla ennen kuin hän on vahvistanut työaikansa. Tämä auttaa varmistamaan, että kuljettaja ei näy kartalla, kun hän suorittaa yksityistä matkaa,joka rikkoo yksityisyydensuojaa.

  • Valitse alavalikosta Työajat > Asetukset https://abax.cloud/triplog/settings/workhours
  • Napsauta mitä tahansa päivää lisätäksesi työajat. Voit lisätä työtunnit jokaiselle päivälle tai lisätä useita päiviä kerralla.
  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta. Jos teet virheen, sulje ikkuna tai napsauta Peruuta-painiketta.

Vinkki: Käytä Matkaraportti-kohdan Työajan ulkopuolella -suodatinta listataksesi kaikki matkat, jotka jäävät määrittämiesi työaikojen ulkopuolelle. Tämä raportti voidaan määrittää myös ajastetuksi raportiksi.


Miten käytän matkan tarkoitus listaa?

Matkan tarkoituslistaa käytetään, kun kalustollasi on kuljettajia, joilta vaaditaan ajopäiväkirjojen täyttämistä. Sen avulla voit luoda luettelon ematkan tarkoituksista, joista kuljettaja voi valita sopivan. Tämä puolestaan vähentää hallinnointiin kuluvaa aikaa ja auttaa pitämään raportit yhdenmukaisina.

  • Avaa alavalikosta Matkan tarkoitus > Asetukset > Työajat https://abax.cloud/triplog/settings/workhours
  • Näkyviin tulee luettelo kaikista nykyisistä tarkoituksista ja niiden tiedoista.
  • Napsauta "Lisää uusi" luodaksesi uusi tarkoitus.
  • Valitse osasto ja kirjoita uusi matkan tarkoitus
  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta. Jos teet virheen, sulje ikkuna tai napsauta Peruuta-painiketta.
  • Luetteloon lisätyt matkan tarkoitukset näkyvät nyt kuljettajalle, kun hän täyttää ajopäiväkirjaa kilometrikorvauksia varten.
  • Jos haluat poistaa tai muokata tarkoitusta, napsauta sitä luettelosta ja tee haluamasi muutokset.

Yritysasetukset

Yrityksen asetuksissa voit mukauttaa tiettyjä järjestelmänvalvojan asetuksia.

  • Avaa alavalikosta Yritysasetukset > Asetukset ttps://abax.cloud/triplog/settings/company
  • Muut asetukset vaikuttavat järjestelmän toimintaan. Ota ne käyttöön tai poista ne käytöstä mieltymystesi mukaan.
  • Muista asettaa tilivuosi varmistaaksesi, että raportit ovat verottajan vaatimusten mukaisia.

Matkat

Kuinka saan yksityiskohtaiset tiedot ajokalustoni matkoista?

Matkat tarjoavat laajan hakutoiminnon kaikille ajoneuvojesi tekemille työmatkoille. Yksityisyyden suojasta johtuen yksityismatkat eivät näy luettelossa ja yksityisautoilla tehdyt työmatkat eivät näy ennen kuin kuljettaja on kilometrikorvaushakemuksen.

Matkat löytyvät nopeasti tietyltä päivältä, ajalta ja ajoreitit näkyvät kartalta.

  • Avaa päävalikosta Triplog > Matkat https://abax.cloud/triplog/triplog/trip
  • On todennäköistä, että yrityksesi tekee paljon työmatkoja, joten voit tarkentaa hakuasi syöttämällä eri kriteereitä, kuten ajanjakson, ajoneuvon, kuljettajan, osaston, rekisterinumeron tai lisätä suodattimen, kuten matkan aika, onko matka tehty ulkomaille, työajat, jos matkalta puuttuu tarkoitus tai vain ensimmäinen ja viimeinen matka päivän aikana.
  • Napsauta "Hae", kun olet valmis.
  • Jokainen matka sisältää kaikki verottajan vaatimat tiedot: kuljettaja, aloitus- ja lopetuspäivämäärä, aloitus- ja lopetusosoite, matkan pituus, matkan kesto ja matkan tarkoitus (tarvittaessa).

Huom: Tarkoituskenttä voidaan täyttää automaattisesti, jos olet luonut alueita. Lisätietoja “Kuinka käytän alueita?”

  • Kuvake kertoo että kyseessä on työmatka.
  • Kuvake kertoo että matka on tehty työajan ulkopuolella.
  • Kuvake   kertoo että matka on tehty työajan ulkopuolella ja siltä puuttuu tarkoitus.
  • Kuvake kertoo että matka on lukittu eikä muutoksia ei voi enää tehdä.
  • Klikkaamalla matkaa saat näkyviin lisätietoja, mukaan lukien vaihtoehdon nähdä matkan kartalla. Täällä voit nähdä matkan reitin ja napsauttaa mitä tahansa GPS-merkkiä saadaksesi tietoja, kuten sijainnin ja nopeuden. Voit lähentää ja loitontaa tai vetää ja pudottaa keltaisen miehen tiettyyn paikkaan vaihtaaksesi Google Street View -näkymään.

Jos kuljettajasi hoitavat matkojaan yrityksen kilometrikorvauksen (eli triplogin) perusteella – he voivat yhdistää kaksi eri matkaa yhdeksi yksinkertaistaakseen pitkiä matkoja, esim. Jos pysähdytään tankkaamman polttoainetta.

Kaikissa matkaluetteloissa tavallinen matka on merkitty kuvakkeella kun taas yhdistetty matka näkyy kuvakkeella.
Laajenna yhdistetyn matkan kaikki osat napsauttamalla tarkasteltavaa matkaa kerran.


Alueet

Miten käytän alueita?

Jos vierailet usein tietyissä paikoissa – kuten asiakkailla, huoltoasemilla tai rakennustyömailla – voit luoda ja nimetä kartalle alueen kyseiselle sijainnille parantaaksesi raportointiasi. Tässä on esimerkkejä alueiden käytöstä:

Matkaluettelossa alueet näkyvät automaattisesti tarkoituskentässä, jos matka alkaa tai päättyy luodun alueen sisällä. Esim. "Säilytyspiha #1"

Aika-alueella -raportista näet yleiskatsauksen kullakin alueella käytetystä ajasta. Erinomainen tuki mm. laskutukseen.

Lisätietoja “Kuinka luon, muokkaan ja poistan alueita?”


Kuinka luon, muokkaan ja poistan alueita?

  • Avaa päävalikosta Triplog > Alueet https://abax.cloud/triplog/triplog/area
  • Luodaksesi alueen, siirry ensin oikeaan sijaintiin kartalla ja napsauta Luo alue -painiketta.
  • Valitse ympyrä, monikulmio tai suorakulmio kartan yläreunasta ja piirrä alueesi – yritä olla mahdollisimman tarkka.
  • Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta. Jos teet virheen, sulje ikkuna tai napsauta Peruuta-painiketta.

Huom: Useimmissa tapauksissa on parasta jättää osoite-kenttä tyhjäksi. Suosittelemme osoitteen lisäämistä vain silloin, kun osoitetta ei löydy.

  • Voit muokata tai poistaa alueen valitsemalla Alueet-luettelosta tai napsauttamalla aluetta suoraan kartalla.
  • Muokkaaksesi paina muokkaa aluetta -painiketta. Voit muokata vain alueen nimeä tai osoitetta, jos alue on rajattu väärin, poista alue ja luo uusi.
  • Jos haluat poistaa alueen, napsauta ponnahdusikkunassa näkyvää Poista-painiketta ja paina sen jälkeen Kyllä. Kun alue on poistettu, sitä ei voi enää palauttaa.

Huom: Uusi alue toimii vain tulevilla matkoilla, eikä se päivity taaksepäin. Samoin alueen poistaminen tai muokkaaminen ei muuta olemassa olevia matkoja tai raportteja.


Varoitukset

Varoitusasetukset

Ilmoitukset kertovat järjestelmänvalvojalle, jos jokin ei ole niin kuin sen pitäisi olla. Järjestelmä näyttää punaisella numerolla ilmoitusvalikon kuvakkeen päällä, kuinka monta käsittelemätöntä ilmoitusta sinulla on. Mutta koska monet ilmoitukset ovat aikakriittisiä, voit saada ilmoitukset myös tekstiviestillä ja/tai sähköpostitse.


Saatavilla olevat varoitukset

Suuri poikkeama ajetun ja luetun matkan välillä - 10+ prosenttiaKun järjestelmään syötetyn ja sen itse laskeman mittarilukeman välille syntyy yli 10% ero, varoittaa järjestelmä siitä. Se voi osoittaa, että laite on ollut irti niin, ettei matkoja ole rekisteröity.
Korkea nopeus - yli 136 km/tVoit asettaa varoituksen saapuvaksi, jos yrityksen omistama auto ajaa yli 136 km/t.
Yhteys poikkiMikäli laite ei lähetä GPS-paikannusta yli kolmeen vuorokauteen, se lähettää varoituksen paikannusyhteyden katkeamisesta.
Sähkönsyöttö katkennutJos ajoneuvoon asennetusta laitteesta katkeaa virta, se ilmoittaa tästä välittömästi. Laitteessa on sisäinen ladattava akku, joka toimii rajoitetun ajan
Ei uutta matkaa 14+ päiväänJos laite on yli 14 päivää ilman raportoitua ajoa, lähetetään varoitus. Se häviää heti, kun laite raportoi uuden ajon
Ei uutta matkaa 7+ päiväänJos laite on yli 7 päivää ilman raportoitua ajoa, lähetetään varoitus. Se häviää heti, kun laite raportoi uuden ajon.
Matka ilman kuljettajaaHälytys tulee, jos laite huomaa ajon, jossa kuljettaja ei ole rekisteröitynyt ajoneuvoon

Miten käsittelen varoitukset?

Tärkeää: Sinun on käsiteltävä nykyiset hälytykset, jotta voit vastaanottaa toisen samantyyppisen. Esim. jos kuljettaja A ylittää nopeusrajoituksen päivänä 1 eikä ilmoitusta käsitellä, ilmoituksia uusista nopeudenylityksistä ei lähetetä, vaikka kuljettaja A ylittäisi nopeusrajoituksen uudelleen päivänä 2.

  • Kun punainen numero ilmestyy ilmoitusvalikon kuvakkeen päälle, sinulla on käsittelyä vaativia varoituksia.
  • Avaa alavalikosta Varoitukset > Lista https://abax.cloud/triplog/notification/list
  • Uudet ilmoitukset -osiossa kaikki käsittelemättömät ilmoitukset luetellaan vanhimmasta uusimpaan, mutta voit lajitella luettelon napsauttamalla mitä tahansa sarakkeen otsikkoa.
  • Voit käsitellä hälytyksen napsauttamalla sitä luettelosta.
  • Lisää asiaankuuluvat huomautukset "Kommentti"-kenttään ja napsauta "Merkitse käsitellyksi" -painiketta. Jos teet virheen, sulje ikkunaa tai napsauta Peruuta-painiketta.
  • Voit myös käsitellä kaikki hälytykset käyttämällä "Merkitse kaikki varoitukset käsitellyiksi" -painiketta oikeassa yläkulmassa. Tämä käsittelee kaikki luettelossa olevat ilmoitukset. Jos kuitenkin päätät käsitellä hälytyksen, eikä alkuperäistä ongelmaa ole korjattu, ilmoitus tulee ajan myötä uudelleen näkyviin.

Miten löydän luettelon käsitellyistä ja käsittelemättömistä varoituksista?

  • Avaa alavalikosta Varoitukset > Lista https://abax.cloud/triplog/notification/list
  • Kaikki ilmoitukset -osiosta löydät hakutyökalun, jonka avulla voit etsiä kaikkia vastaanottamiasi käsiteltyjä ja käsittelemättömiä varoituksia.
  • Luettelo voi olla pitkä, joten käytä vaihtoehtoja tulosten rajaamiseen ja napsauta "Hae", kun olet valmis.
  • Voit valita tietyn osaston, lajitella minkä tahansa sarakkeen napsauttamalla sarakkeen otsikkoa tai viedä tiedot PDF-, Excel-, CSV- tai XML-muodossa yhteenvedoksi.

Kilometrikorvaukset

Ajopäiväkirjat hyväksyttäviksi

Ajopäiväkirjat hyväksyttäviksi -alivalikko löytyy Triplog-valikon alta, mutta sitä käytetään vain, jos kuljettajien on lähetettävä sähköiset ajopäiväkirjat. Jokainen hakemus sisältää kaikki tarvittavat tiedot ollakseen verottajan vaatimusten mukainen.

Kun kuljettaja jättää sähköisen kilometrikorvaushakemuksen, järjestelmänvalvojalle ilmoitetaan sähköpostitse, koska hänen tulee käsitellä ja hyväksyä se. Voit tehdä tämän napsauttamalla hakemusta, jonka haluat hyväksyä. Tarkista työmatkat vahvistaaksesi hakemuksen ja varmista, että se on verottajan vaatimusten mukainen. Voit sitten joko hyväksyä tai hylätä hakemuksen kommenteilla. Hyväksytty hakemus säilytetään triplogit kuusi vuotta. Hylätty hakemus lähetetään takaisin kuljettajalle täydennettäväksi.


Hyväksytyt ajopäiväkirjat

Lähetetyt ajopäiväkirjat -alivalikko löytyy Triplog-valikon alta, mutta sitä käytetään vain, jos kuljettajien on lähetettävä sähköiset kilometrikorvaushakemukset.

Lähetetyt ajopäiväkirjat sisältävät tietokannan kaikista historiallisista digitaalisista ajokilometreistä. Raportteja säilytetään enintään kuusi vuotta, jotta ne ovat HMRC-yhteensopivia. Raportit lajitellaan kuljettajan mukaan. Voit napsauttaa mitä tahansa yksittäistä raporttia nähdäksesi kaikki liittyvät tiedot.


Muuta

Spot-haun avulla voit toistaa kaikki ajoneuvon reitit korostetulla alueella valitsemasi ajanjakson aikana. Pääkäyttäjä voi käyttää tietoja reitin hallintaan tai tarkistaakseen, oliko ajoneuvo tietyssä paikassa tiettyyn aikaan.

  • Avaa päävalikosta Triplog > Spot-haku https://abax.cloud/triplog/triplog/spot
  • Sijoita korostettu ympyrä tarkistettavan alueen päälle. Voit säätää korostetun alueen kokoa.
  • Kun olet sijoittanut haluamasi alueen, valitse päivämäärä vasemmasta yläkulmasta. Voit myös rajata tuloksia käyttämällä hakukenttää.
  • Kun olet valmis, napsauta Hae-painiketta. Jos haet laajalta alueelta, tulosten latautuminen voi kestää muutaman minuutin.
  • Tulokset näyttävät kaikkien korostetulla alueella olevien ajoneuvojen reitit määrittämäsi työajan mukaan.
  • Napsauta toistosymbolia kelataksesi läpi päivän. Voit keskeyttää ja toistaa milloin tahansa.
  • Jos haluat tarkentaa tuloksiasi, yritä poistaa kaikki ajoneuvot käyttämällä x-merkkiä "valittu ajoneuvo" -ikkunassa tai säätämällä aikaliukusäädintä. Jos kuitenkin haluat muuttaa päivämäärää tai korostettua aluetta, sinun on aloitettava haku uudelleen.
  • Jos poistut Spot-hakusivulta, hakuehdot nollataan.

Mitä ovat tagit?

Tagit eli tunnisteiden avulla voit kuvata ajoneuvojasi avainsanoilla, jotka auttavat suodattamaan ja mukauttamaan raportteja tai ajoneuvoja kartalla. Tunnisteiden lisääminen on yksinkertainen ja nopea tapa lisätä järjestelmäsi tehokkuutta.

  • Avaa päävalikosta Triplog > Ajoneuvot https://abax.cloud/triplog/triplog/vehicle
  • Napsauta ajoneuvoa ja etsi Tagit-osio.
  • Kirjoita kuvaava tunniste kenttään ja napsauta Lisää-painiketta. Toista niin monta kertaa kuin haluat.

Vinkki: Voit lisätä tunnisteita polttoainetyypin perusteella; bensiini, diesel tai sähkö, ajoneuvotyyppi; auto, pakettiauto, kuorma-auto tai jopa ajoneuvon ominaisuudet.


Kuinka voin päivittää pääkäyttäjän salasanan?

  • Avaa alavalikosta Profiili > Vaihda salasana https://abax.cloud/triplog/profile/change-password
  • Kirjoita vanha salasanasi ja uusi salasanasi niille varattuihin kenttiin.
  • Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä ja sisältää vähintään yhden numeron, yhden ison kirjaimen ja yhden pienen kirjaimen.
  • Napsauta Vaihda salasana -painiketta tallentaaksesi muutokset.


Tekstiviestin lähettäminen kuljettajalle

Lähetä tekstiviesti kuljettajalle -alivalikko löytyy Triplog-päävalikon alta. Sen avulla voit lähettää tekstiviestin kuljettajalle tai kuljettajaryhmälle. Valitse luettelosta kuljettajat, joille haluat lähettää tekstiviestin, kirjoita viestisi ja paina oikeasta yläkulmasta Lähetä viesti.